Protocolo deportivo | Protocolo en actos deportivos

En la gestión de Eventos de marketing y comunicación y dentro de los tipos de protocolo e imagen corporativa, ya hemos tratado varios tipos de protocolo: protocolo internacional, protocolo de banquetes, protocolo empresarial.. ahora en este post tratamos sobre el protocolo deportivo. ¿Qué es protocolo en el deporte?, en el protocolo deportivo se conjuran una serie de normas establecidas con las que se trata de armonizar y lograr que convivan de manera acorde, de modo que complazcan a todo el mundo, como autoridades públicas, privadas, deportivas.. y lleguen a un consenso de comportamientos y actuaciones en beneficio del evento.

Objetivos del protocolo deportivo y tipos de protocolo en deportes

¿Qué se debe tener en cuenta para organizar un evento deportivo?, independientemente de cuáles son los eventos deportivos tienen unas consecuencias económicas, sociales, políticas, es decir, beneficiosas para el lugar donde se realizan. Aparte de tener unas consecuencias positivas, el evento también conlleva un protocolo deportivo con unos objetivos generales y otros objetivos más específicos.

Objetivos generales del protocolo deportivo

  1. Ayudar e informar de la mejor manera posible aquellos invitados y asistentes al evento que lo requieran.
  2. Solucionar situaciones problemáticas que puedan surgir durante el evento deportivo o competición.
  3. Objetivos generales del protocolo deportivo es conseguir que haya una organización impecable
  4. Aplicación de reglas, de normas que faciliten y ayuden a conseguir que los logros establecidos.

Objetivos específicos con el protocolo deportivo

  1. Los objetivos específicos con el protocolo deportivo es agradar e intentar que todos los participante a nivel colectivo e individual este tranquilos, motivados, contentos.
  2. Aplicar las normas y reglamentos pertinentes a las diferentes actuaciones, pero eso sí, con flexibilidad y diálogo.
  3. Difusión del deporte: Aumentar la repercusión social y el interés de la población por practicarla o por seguirla, es decir, fomentar la práctica del deporte puesto que es saludable para las personas.
  4. Ofrecer al espectador un espectáculo con una vistosidad de la práctica deportiva, así como el lugar donde se realiza y la entrega y esfuerzo físico de los deportistas

Los objetivos de la organización de un evento deportivo deben cumplirse respetando la normativas, que respeten la seguridad, la legalidad, los derechos de participantes y espectadores

Actos protocolarios: qué es un acto protocolario y el protocolo de los actos deportivos

Actos protocolarios son actos o sucesos importantes esencialmente por su trascendencia social. ¿Cuáles son los actos protocolarios?, los tipos de actos protocolarios son diversos, desde una inauguración de una calle a un acto deportivo. Entonces, ¿cuál es el protocolo de un evento deportivo?, el protocolo en los actos deportivos debe ser estudiado los niveles internacional, nacional, autonómico y local.

Protocolo deportivo internacional

El protocolo internacional en actos deportivos están organizados por las autoridades del Estado dentro del calendario de los mundiales y según R.D. 2099/2003 y por los actos cargos federativos internacionales.

Protocolo deportivo Nacional

  • Actos organizados por los altos cargos federativos nacionales
  • Actos organizados por el club local con el concurso de las autoridades locales

Cada uno de estos dos niveles de protocolo deportivo internacional y nacional puede celebrarse con dos escenarios diferentes:

  1. Fuera de la ámbito deportivo.
  2. Y en el ámbito deportivo: en la puerta del estadio, en el centro del campo o en la tribuna oficial.

En la organización y gestión de eventos deportivos, el protocolo en los acontecimientos deportivos de larga duración, como una olimpiada, un campeonato del mundo, o continental el protocolo deportivo contempla generalmente un acto de inauguración y de clausura en la sede principal del evento, al que asisten las máximas autoridades civiles y deportivas y otras pruebas de competición distribuidas por una serie de subsedes. En ambos casos, es decir, en la inauguración y clausura se constituye con una tribuna o palco de honor, en donde las personalidades asistentes se sitúan según orden de prelación determinado.

Al no existir una disposición que regule las preferencias entre autoridades del Estado, en sus diferentes ámbitos, en las deportivas, se aplica el criterio celular de jerarquizar el espacio del palco o tribuna en tres bloques:

  1. Presidencia.
  2. Espacio situado a la derecha de la presidencia, reservados para autoridades civiles deportivas
  3. Espacio situado a la izquierda de la presidencia reservado para autoridades civiles.

A nivel nacional un acto se clasifican según si el estadio o campo deportivo es municipal o propiedad de un club deportivo, si se trata de una competición nacional, regional o local, y si asisten autoridades, cargos federativos o solamente de los clubes participantes.

En los casos en que el evento o competición se viese presidido por una autoridad y se desarrolle en el estadio municipal, el orden de precedencia sería:

  1. Autoridad invitada, la de mayor rango.
  2. Alcalde o anfitrión.
  3. Presidentes de los clubes, alternando con autoridades.
  4. Cargo federativo
  5. Con el resto de autoridades, federativos y vocales de la junta de los clubes se ordenaría una segunda tribuna.

Protocolo de eventos deportivos internacionales

«El enlace» en el protocolo deportivo en eventos internacionales, ¿qué es el Enlace en el protocolo internacional?, el enlace en el protocolo deportivo es un especialista en protocolo, el nexo de unión entre los representantes diplomáticos internacionales.

Con el protocolo deportivo de los eventos a nivel internacional es necesario recurrir al apoyo de otros especialistas en protocolo; así aparece la figura del «enlace» con los representantes diplomáticos, en su caso, con los deportivos de los diferentes países. Las funciones del enlace se definen en cada acontecimiento deportivo y durante su transcurso; se realizan cerca de la autoridad o grupo con el que se enlaza. Entre su funciones comprenden: la recepción de autoridades, información general, asistencia y asesoramiento personal, soluciones de imprevistos, coordinación de desplazamientos programados, atención a las peticiones de transporte no previstas, etc.

El perfil del enlace de protocolo deportivo, además de ser un experto protocolario, conocimiento de relaciones diplomáticas, por supuesto idiomas, conocimientos prácticos de seguridad de personas y formación de caravanas, y entre sus cualidades personales: ha de ser un enlace sereno, flexible y con serenidad, flexible, y con capacidad de poder reaccionar y resolver situaciones imprevistas. El departamento de protocolo deportivo y atención a personalidades ha de equipar a cada enlace con una ficha general con las actividades que realiza a diario, puesto que el número de enlaces necesarios para esta actividad son numerosos.

Es muy importante, que el protocolo deportivo en los eventos internacionales se establezca con antelación el procedimiento para ordenar las banderas de los países participantes, de las federaciones correspondientes, de los equipos, etc. Los expertos en protocolo deportivo saben la importancia que tienen los símbolos, además, si desfilan los deportistas, habrá que precisar el orden de desfile de los diferentes países, recurriendo a una fórmula que no moleste a nadie; por ejemplo el C.O.I determina que, en las Olimpiadas, las delegaciones desfilen por orden alfabético en el idioma del país anfitrión, aunque abre siempre la marcha la delegación de Grecia y la cierra la del país anfitrión, como ahora veremos en la ceremonia de apertura.

Proceso de organización de actividades deportivas

La gestión estratégica en la organización de actividades deportivas conlleva un minucioso análisis del entorno y de nuestra propia entidad o empresa, ello nos va a permitir la toma de decisiones de gestión y una óptima organización de los recursos humanos, así como aplicar las prácticas habituales en la organización de eventos, va a dar lugar a un evento deportivo de calidad.

El protocolo eventos deportivos contempla una serie de fases coordinadas entre sí, las Fases en la organización de una actividad deportiva, todas se incluyen en el briefing deportivo, todos los elementos a considerar en la gestión de un evento deportivo. Cómo se elabora el briefing. En la primera fase del proyecto, se hace la solicitud de la organización del evento ante la delegación del gobierno o instituciones como mínimo con dos meses de antelación, además de buscar los apoyos organizativos de las instituciones como ayuntamientos, diputaciones, regionales autonómicas, y del gobierno central.

Porque los beneficios para estas entidades ajenas al deporte son como decimos sociales y económicas, mejoran la imagen de una ciudad que acoge e incremento económico que supone una cita deportiva internacional, nacional..

Los apoyos también los podemos encontrar en empresas, federaciones, clubes, ONG, en los medios de comunicación como prensa, radio, tv. 2. Presentar la candidatura, estrategias, estructural la organización, presentación del programa, difusión, ejecución y evaluación todas incluidas en el briefing. Siempre que vayamos a realizar cualquier acción debemos analizar la situación de nuestra propia Organización (Institución, Entidad, Empresa, etc.) y de nuestro entorno, para realizar un diagnóstico que nos posibilite actuar en consecuencia y tomar las decisiones de gestión y organización más adecuadas.

En síntesis y en cuanto al protocolo deportivo podemos decir que los actos protocolarios a seguir en todo evento deportivo son los que se exponen a continuación:

  1. Creación de invitaciones y su envío a los correspondientes invitados y federaciones.
  2. Emisión y control de acreditaciones de todo tipo: VIP, prensa, etc,.
  3. Ordenación de personalidades y autoridades, tanto en los palcos, como en otras ceremonia posibles, entregas de premios, medallas, recepción de participantes,etc.
  4. Planificación de las distintas ceremonias de apertura, entrega de premios y clausura.
  5. Planificación de actos promocionales como ruedas de prensa, presentación de sponsors, creación de dossier para la prensa y otros medios, etc.
  6. Asistencia y atención de personalidades y autoridades, tanto en recepciones, atenciones durante el evento y despedidas.
  7. Control y desarrollo logístico en cuanto a materiales necesarios: banderas, partitura de himnos, catering, podium/tarimas, premios, trofeos y medallas, regalos promocionales,etc.
  8. Cualquier otro detalle inherente a la organización del acto tanto a nivel informativo como a nivel material.

El comité olímpico internacional COI

¿Cuál es la función del Comité Olímpico Internacional?, es el que, junto con las federaciones internacionales, dispone de sus propias normas reglamentarias y protocolarias para los actos que organiza, supervisa y promueve el olimpismo además de coordinar todas las actividades, tiene todos los derechos asociados a los símbolos olímpicos: la bandera, el himno, el lema, el juramento y los juegos, la publicidad y demás actividades de acuerdo a la Carta Olímpica.

¿Cómo está formado el Comité Olímpico Internacional?, la estructura del COI está formada por una comisión ejecutiva formada por el presidente del COI, tres vicepresidentes y diez miembros, son elegidos mediante votación secreta y por mayoría, para un mandato de cuatro años. «El presidente del Comité Olímpico Internacional (COI), Thomas Bach, aseguró entender que desde Japón se tenga claro que los Juegos de Tokio se cancelen definitivamente si no se pueden celebrar el año que viene por la pandemia del coronavirus».

¿Cuántos países hay en el COI y cuántos países participan en los Juegos Olímpicos 2020?

¿Cúal es el significado de los anillos olímpicos?, los cinco colores de los cinco aros del simbolo de las olimpiadas destacan las principales cualidades de los cinco continentes y de sus habitantes. El símbolo de los Juegos Olímpicos los cinco anillos entrelazados son de color azul, amarillo, negro, verde, y rojo sobre un fondo blanco fue diseñado por Pierre de Coubertin en 1912.

Protocolo deportivo de Ceremonias Apertura y Cierre

Eventos olímpicos: ceremonia de apertura y protocolo de clausura deportiva. Existen dos ceremonias fundamentales en la celebración de los Juegos Olímpicos: ceremonia de apertura y clausura de los juegos olímpicos. Las ceremonias de apertura y de clausura deberán celebrarse conforme al protocolo deportivo fijado por el C.O.I. Deberán reflejar e ilustrar los principios humanistas del Olimpismo y contribuir a su propagación. El programa de estas ceremonias de apertura y cierre será propuesto por el C.O.J.O. y será sometido para su aprobación a la Comisión ejecutiva del C.O.I.

Protocolo en la Ceremonia Oficial de Apertura

  1. En el protocolo deportivo la ceremonia olímpica de apertura se celebra generalmente un día antes del comienzo de las competiciones de los Juegos de la Olimpiada y de los Juegos Olímpicos de Invierno.
  2. Con el protocolo deportivo juegos olímpicos son declarados abiertos por el jefe del Estado del país anfitrión. Protocolo deportivo para la colocación de las banderas y prelación de banderas en actos olímpicos según protocolo deportivo.
  3. En el protocolo olímpico el jefe del Estado será recibido a la entrada del estadio por el Presidente del C.O.I. y por el presidente del C.O.J.O. Los dos presidentes conducirán a continuación al jefe del Estado a su palco en la tribuna de honor.
  4. A continuación comienza el desfile de los participantes, cada delegación, en uniforme oficial, desfilará precedida por un cartel con su nombre y por su bandera, llevada por un miembro de la delegación. Las banderas y carteles de las delegaciones participantes, son suministradas por el C.O.J.O. y todas de idénticos tamaños. Los portadores de los carteles serán designados por el C.O.J.O.
  5. El protocolo deportivo en cuanto a los participantes en el desfile no podrán portar nada visibles, objetos, banderines, etc. que no formen parte del uniforme oficial.
  6. Las delegaciones desfilarán en orden alfabético de la lengua del país anfitrión, con excepción de la de Grecia, que abrirá el desfile, y la del país anfitrión, que lo cerrará. Sólo podrán tomar parte en el desfile los atletas participantes en los Juegos Olímpicos que tengan derecho a alojarse en la villa olímpica, encabezados por un máximo de seis miembros del personal oficial por delegación.
  7.  Las delegaciones saludarán al jefe del Estado y al Presidente del C.O.I. al pasar delante de su palco. Después de desfilar, cada delegación volverá a sus localidades reservadas, menos los abanderados, que permanecerán en el terreno de juego.
  8. El Presidente del C.O.I., y el presidente del C.O.J.O., se dirigirá hacia el estrado situado en el terreno de juego delante de la tribuna de honor. El presidente del C.O.J.O. pronunciará un breve discurso de unos tres minutos y añadirá las siguientes palabras: «Tengo el honor de rogar a …, Presidente del Comité Internacional Olímpico, que tome la palabra».
  9. Es entonces, según el protocolo deportivo, cuando el presidente del C.O.I. pronunciará entonces un discurso, en el que hará referencia a Pierre de Coubertin, y añadirá: «Tengo el honor de invitar…(jefe del Estado) a declarar abiertos los Juegos de la…Olimpiada de la era moderna (o los…Juegos de Invierno)».
  10.  El jefe del Estado declara inaugurados los Juegos Olímpico:»Declaro abiertos los Juegos Olímpicos de …(nombre de la ciudad) que celebran la…Olimpiada de la era moderna (o los…Juegos Olímpicos de Invierno)».
  11. El protocolo deportivoprotocolo deportivo protocolo deportivo protocolo deportivo protocolo deportivo protocolo deportivo Con los acordes del himno olímpico, se introducirá en el estadio la bandera olímpica desplegada horizontalmente y se izará en el mástil plantado en el terreno de juego.
  12. El protocolo deportivo en cuanto a la antorcha olímpica la traerán al estadio por relevos de corredores. El último corredor dará una vuelta completa a la pista antes de encender la llama olímpica, que arderá ininterrumpidamente hasta la clausura de los Juegos Olímpicos. Una vez encendida la llama olímpica, se procede a la suelta simbólica de palomas.
  13. Los abanderados de todas las delegaciones se situarán en semicírculo alrededor del estrado, al que subirá un competidor del país anfitrión. Sosteniendo en la mano izquierda un borde de la bandera olímpica y levantando la mano derecha, el competidor prestará el siguiente juramento solemne: «En nombre de todos los competidores, prometo que participaremos en estos Juegos Olímpicos respetando y cumpliendo sus reglamentos, comprometiéndonos a un deporte sin dopaje y sin drogas, con auténtico espíritu deportivo, para mayor gloria del deporte y honor de nuestros equipos».
  14. A continuación, un juez del país anfitrión subirá al estrado y, prestará el siguiente juramento: «En nombre de todos los jueces y miembros del personal oficial, prometo que desempeñaremos nuestras funciones durante los Juegos Olímpicos con la más estricta imparcialidad, respetando y cumpliendo sus reglamentos con auténtico espíritu deportivo».
  15. Por último sonará el himno nacional del país anfitrión y los abanderados volverán a sus localidades reservadas.
  16. Si el COI autoriza una ceremonia de apertura ajena en otro recinto olímpico, la Comisión ejecutiva del COI determinará su protocolo deportivo, a propuesta del COJO.

Protocolo en la Ceremonia de Clausura

Ceremonia oficial de Clausura se celebra el último día de las competiciones de los Juegos de la Olimpiada y de los Juegos Olímpicos de Invierno. Los deportes en los Juegos Olímpicos de invierno son competiciones tanto de hielo como de nieve, como por ejemplo el esquí de fondo, el patinaje de velocidad, el patinaje artístico..

  •  La ceremonia de clausura se celebra al final de las pruebas. Los participantes en los Juegos Olímpicos con derecho a alojarse en la villa olímpica ocuparán sus localidades reservadas en las tribunas. Los abanderados de las delegaciones participantes y los portadores de los carteles entrarán en fila en el terreno de juego, en el mismo orden y ocupando las mismas posiciones que durante la ceremonia de apertura de los Juegos Olímpicos. Detrás de ellos desfilarán los atletas sin distinción de nacionalidades.
  •  Los abanderados se situarán en semicírculo detrás del estrado.
  •  El Presidente del C.O.I. y el presidente del C.O.J.O. subirán al estrado. A los acordes del himno nacional griego, se izará la bandera helénica a la derecha del mástil central utilizado para las banderas de los vencedores. A continuación se izará la bandera del país anfitrión en el mástil central, al tiempo que resuenan los acordes de su himno nacional. Finalmente, se izará en el mástil de la izquierda la bandera del país anfitrión de los siguientes Juegos Olímpicos a los sones de su himno nacional.
  • El alcalde de la ciudad anfitriona se reunirá entonces con el Presidente del C.O.I. sobre el estrado y le entregará la bandera olímpica. El Presidente del C.O.I. la entregará a su vez al alcalde de la ciudad anfitriona de los siguientes Juegos Olímpicos. Esta bandera deberá quedar expuesta en el principal edificio municipal de esta última ciudad.

Normativa y reglamento y control de premiaciones en el protocolo deportivo

Es fundamental conocer la normativa que se aplica al ámbito deportivo en España, algunas leyes más relevantes sobre disposiciones comunes, sobre las competiciones Ley 10/1990, de 15 de octubre, del Deporte. El texto principal de la regulación del deporte en España en su artículo 46 refuerza la protección de la seguridad ciudadana. Una de las responsabilidades más importantes que tiene la organización de una
competición es precisamente asegurar de todo riesgo, deportivo y extradeportivo.

Protocolo de premiación deportiva, la entrega de premios como recompensa al esfuerzo realizado es uno de los actos más significativos del mundo del deporte, desde el punto de vista del protocolo deportivo, llega con el homenaje a los vencedores.

La entrega de premios en podio tiene una especial significación en las competiciones ciclistas, porque dada la duración de las mismas y su división por etapas, hay oportunidad de que se programe aquella entrega en varias ocasiones. Existen una serie de formalidades que deben cumplir los deportistas a iniciar cada una de las etapas, más relacionadas con las reglas del propio deporte y con el protocolo; pero cuando éste comienza realmente a la llegada de cada etapa, pues es entonces cuando se entrega el premio, consiste en el Mallot del color que corresponda.

Lo importante es conocer, para esta ceremonia deportiva, en la que se encuentra el alcalde de la localidad o su representante, además de los directivos de las entidades deportivas correspondientes, sin olvidar representantes de los patrocinadores. En este acto también cuando, a la vez que las cámaras de televisión registran la entrega de premios, quedan registrados del mismo modo los logotipos, y mascotas de los patrocinadores de la carrera, que las azafatas van recibiendo y entregando a los ganadores.

Los JJOO de Tokio se disputarán del 23 de julio al 8 de agosto de 2021

El COI, el Comite organizador de Tokio y el gobierno de la ciudad anuncian las fechas de los Juegos Olímpicos y Paralímpicos. Los JJOO de Tokio 2020 ya tienen fecha, se ha hecho pública la fecha en que se disputarán las XXXII olimpiadas, en 2021. Los Juegos Olímpicos se celebrarán del 23 de julio al 8 de agosto de 2021. Calendario Juegos Olímpicos horarios y fechas

Las nuevas fechas para los Juegos Paralímpicos, se celebrarán del 24 de agosto al 5 de septiembre de 2021. La decisión se ha tomado en una reunión telefónica. En la que han participado el presidente del COI Thomas Bach, el presidente de Tokio 2020 Mori Yoshirō, el gobernador de Tokio Koike Yuriko y el ministro olímpico y paralímpico Hashimoto Seiko.

«La decisión se ha tomado para proteger la salud de los atletas y todos los involucrados. Y para apoyar la contención del virus COVID-19. Buscando salvaguardar los intereses de los atletas y del deporte olímpico, así como el calendario deportivo internacional global. Permitiendo además finalizar el proceso de calificación»

«El Presidente del COI, Thomas Bach, confía en que “podamos superar este desafío sin precedentes. La humanidad actualmente se encuentra en un túnel oscuro. Estos Juegos Olímpicos de Tokio 2020 pueden ser una luz al final de este túnel “.

«Mientras que Andrew Parsons, presidente de IPC, afirma que: “es una noticia fantástica que podamos encontrar nuevas fechas tan rápidamente para los Juegos de Tokio 2020. Las nuevas fechas brindan certeza a los atletas y tranquilidad para las partes interesadas“.

El Comité organizador de Tokio 2020 presentó oficialmente a sus dos mascotas olímpicas, llamadas Miraitowa y Someity, en un multitudinario evento en la capital nipona, un acto que marca la cuenta atrás para la cita olímpica.

protocolo deportivo
Mascotas Olímpicas Tokio

La presentación, de la que participó la gobernadora de Tokio, Yuriko Koike, y el presidente del Comité organizador de Tokio 2020, Yoshiro Mori, se celebró en un popular centro comercial de la ciudad, al que también acudieron centenares de niños y curiosos.

Protocolo básico de actuación para la vuelta a los entrenamientos y el reinicio de las competiciones federadas y profesionales

PANDEMIA DE COVID, Resolución de 4 de mayo de 2020, de la Presidencia del Consejo Superior de Deportes, Resolución de 4 de mayo de 2020por la que se aprueba y publica el Protocolo básico de actuación para la vuelta a los entrenamientos y el reinicio de las competiciones federadas y profesionales.

El presidente ejecutivo del comité organizador de los Juegos Olímpicos de Tokio 2020, Toshiro Muto, admitió este miércoles que la creciente epidemia de coronavirus en China era un “motivo de preocupación extrema”. Más información en la web de Mundo Deportivo

Qué es Protocolo internacional a raíz de qué Surge y Lista de Instituciones internacionales

tipos de protocolos e imagen corporativa y protocolo internacional

Ya tratamos la necesidad e importancia de los objetivos del protocolo empresarial e imagen corporativa, además de conocer los diferentes tipos de protocolos, social, académico, o las normas en actos deportivos, protocolo de comidas y banquetes, etc. Ahora le toca al protocolo internacional, es necesario ser respetuosos con las costumbres y usos de otros países para que haya una buena relación social y comercial.

Por ejemplo, los empresarios de EEUU son rápidos, eficaces, y desconfían de regalos. En cambio en Japón los regalos son privados y no deben abrirse en público. Las costumbres en Rusia en cuanto a las negociaciones suelen ser largas y lentas. Algunos usos y costumbres de los empresario árabes es ser hospitalarios, comidas previas a la negociación. Más normas del protocolo social internacional.

El protocolo ha ido evolucionando a la vez que las formas de comportamiento de las personas han ido cambiando, por lo que el protocolo internacional, ha ido a su vez, desarrollándose para adaptarse a las nuevas costumbres de la comunidad internacional. ¿Cuántos tipos de protocolos existen?, y como ves es necesario conocer cuántos tipos existen, de acuerdo al colectivo al que va dirigido el convencionalismo.

¿Pero quién regula el protocolo internacional?, el propio protocolo internacional es quien regula la ordenación de otros estados, es el protocolo oficial. El protocolo oficial es el que utiliza el estado y las entidades públicas cuando organizan un acto o evento de formalidad. Y para establecer el mejor criterio, los profesionales del protocolo acuden a la legislación protocolaria vigente.

Qué es el protocolo internacional

El protocolo internacional son las normas y costumbres de convivencia, relación y tratamiento entre los integrantes de la sociedad internacional. Claro está, como decimos, que es necesario e imprescindible conocer las normas y costumbres para poder aplicarlas, y no «meter la pata», así como determinar las técnicas propias del protocolo en todo tipo de actos.

Se deben tener en cuenta que los puntos de mayor relevancia del protocolo internacional son: el protocolo diplomático, protocolo de Estado y por último el vexilológico. ¿Qué es el protocolo vexilólogo?, el protocolo vexilólogo es el uso y colocación de las banderas, es el protocolo de las banderas, trataremos la vexilología en otro tema.

Protocolo Internacional Diplomático qué es

 Es el conjunto de reglas que, aceptadas por toda la comunidad internacional, rigen las relaciones entre los diferentes estados y entre éstos y sus costumbres. El protocolo diplomático es el protocolo en las formas de comportamiento de las personas, y el protocolo internacional son las normas y costumbres de convivencia de relación y tratamiento entre los integrantes de la sociedad internacional.

A raíz de la Segunda Guerra Mundial, surge una nueva forma de relación entre estados, la diplomacia multilateral en el seno de las organizaciones preparadas para ello. ¿Qué es la diplomacia multilateral?, la diplomacia multilateral son las negociaciones multilaterales, es decir, más de dos países en las negociaciones. Con lo cual, el actual crecimiento y desarrollo de las organizaciones internacionales, da como resultado un incremento de las actividades internacionales, lo que consecuentemente ha tenido dos efectos:

  1. El incremento de las conferencias diplomáticas. Los orígenes de las relaciones diplomáticas son tan antiguos como la historia de las propias sociedades humanas
  2. El en la relaciones de las organizaciones internacionales con los Estado s y la relaciones de dichas organizaciones entre sí.

Esto ha hecho que el protocolo internacional tradicional evolucione hacia dichos ámbitos, protocolo en las conferencias diplomáticas y el protocolo de las organizaciones internacionales. Al crearse una organización internacional de tipo gubernamental, el primer acto protocolario internacional que se realiza es la preparación, la elaboración y aprobación de su documento constitutivo. Este documento es una especie de tratado en el que se indican las estipulaciones sobre el funcionamiento de la organización y que debe debe ser ratificado por todos los Estados integrantes, es protocolo internaciona.l

Entre las estipulaciones es importante que se determine a la jurisdicción de qué Estado se somete, ya que al ser instituciones internacionales, no tienen territorio propio.

Sedes de representación internacional

Se puede encontrar varias categorías de representación:

  1. La sede política y social u oficina permanente de la organización.
  2. Una misión oficial en un Estado miembro.
  3. Una visión oficial en un Estado no miembro.
  4. Una misión especial con facultades y poderes muy específicos.

Al establecer cualquier tipo de sede de un organismo internacional, se debe firmar un acuerdo con las autoridades del Estado donde se determinan las condiciones de relación entre ambos, según el protocolo internacional.

En el caso de establecer una sede permanente de un determinado país, el protocolo internacional dicta que se firmará un acuerdo bilateral, un acuerdo de sede, donde se recogerán las condiciones bajo las cuales dichas oficinas podrá ejercitar sus labores.

Así como los derechos y obligaciones de ambas partes y donde se incluya todo el trato especial que recibirán, por ejemplo inmunidades, privilegios y facilidades,.. garantías que se concederá a los funcionarios, como la concesión de esas prerrogativas, (es el hecho de recibir una persona mejor trato, tener más derechos o tener menos obligaciones que otros, por razón de su edad, cargo, ) a los representantes de otros estados y de otras organizaciones, que deben permanecer en el territorio de la sede y en las limitaciones que tendrán dichos representantes.

Además de lo anteriormente mencionado, existe tratados entre los estados integrantes y el territorio sobre la situación de los representados: sus derechos y obligaciones, inmunidades, privilegios, etc. Este tipo de documentos tendrán que ser suscritos por los Estados integrantes al ingresar en la organización.

6 Normas en las organizaciones internacionales

Por último, dentro del protocolo internacional, de las normas generales de las organizaciones internacionales, se encuentran las siguientes:

  • Tienen derecho a que se les reconozca personalidad y capacidad jurídica.
  • Las organizaciones internacionales tienen poder para establecer las normas protocolarias que estimen, con la única condición de que respeten las costumbres locales e internacionales.
  • Tienen derecho a utilizar logotipos, banderas, escudos, etc., que las identifique, las cuales deberán ser respetadas por la comunidad internacional.
  • Tiene poder para dictar las normas protocolarias a la hora de celebrar sus actos.
  • Tienen poder para establecer la presidencia interna.
  • Tiene poder para establecer el orden de las banderas no oficiales en las ceremonias y actos organizados por ella.

Lista de instituciones internacionales

Una institución internacional es un organismo que dispone de un estatuto de institución, que le permite ejercer actividades a nivel internacional.

Protocolo de banquetes y comidas

Protocolo de banquetes y comidas

Al tratar los tipos de protocolo e imagen corporativa hicimos mención como tipo de protocolo número 4 el protocolo de banquetes y comidas. El acto de comer e invitar a comer es una de las manifestaciones culturales más importantes de nuestra sociedad. En la actualidad es importante el protocolo en eventos sociales, que ha de seguir fiel reflejo del protocolo empresarial corporativo

Organizar un banquete, entendido como una comida a la que concurren muchas personas para celebrar algún acontecimiento, con algunas normas de comportamiento a seguir es una descripción general del protocolo de banquetes.

Protocolo de banquetes durante la comida

Durante la comida se ha de seguir unas reglas o protocolo de comportamiento, del protocolo de banquetes, para compartir la velada agradablemente con el resto de los comensales, sin molestar o incomodar.

Doce normas en protocolo de banquetes

  1. Deje que se sienten primero las señoras. Si tiene una señora a su lado, ayúdele a sentarse retirando la silla para facilitar su «entrada » a la mesa, y luego le acerca con cuidado.
  2. Usted debe sentarse en el lugar que le habían indicado y en el momento que considere oportuno (después de que todas las señoras ya se han sentado).
  3. Hay que sentarse con una postura recta, respecto del respaldo de la silla, sin una rigidez excesiva que no nos permita ni gesticular.
  4. Si no desea que le sirvan más cantidad de un plato o bebida, no se pone la mano sobre el plato. Se indica de forma verbal que no desea más.
  5. Hay que aptarse al ritmo de la comida y no comer de forma acelerada o ansiosa.
  6. Se mastica sin abrir la boca y sin hacer ningún tipo de ruido. Lo mismo a la hora de beber. No sorber haciendo ruido.
  7. No se pasa comida entre platos, o se pincha en el plato del otro.
  8. Pida siempre las cosas por favor. Recuerde dar las gracias cuando le acercan la salsera o le hacen cualquier favor.
  9. Las alabanzas a la comida, el vino o cualquier otro tema deben ser moderadas. Nada de exageraciones que comprometan a los anfitriones.
  10. Tenga en cuenta que el protocolo de banquetes No puede abandonar la mesa salvo por razones de primera necesidad. Si lo hace, pida las excusas pertinentes.
  11. La servilleta siempre en el regazo, según el protocolo de banquetes, nunca en la mano o atada al cuello en plan babero.
  12. Hablar con un tono moderado y evitar las voces. El protocolo de banquetes No permite hablar de extremo a extremo de la mesa, con otro invitado, levantando la voz. Debe esperar a la tertulia posterior. Hable sólo con los más cercanos a usted.

Protocolo de banquetes las Conductas prohibidas durante la comida

  1. Nada de móviles, o cualquier otro sistema electrónico de avisos y/o mensajes sobre la mesa. Tampoco debería tenerse encendido aunque fuera en el bolsillo.
  2. Los codos no se ponen en la mesa; sólo se permite apoyar los antebrazos.
  3. No se cruza el brazo por delante de un comensal para alcanzar la sal, una salsera o cualquier otro elemento. Se debe pedir que nos lo acerquen.
  4. No se habla con la boca llena.
  5. No se habla o gesticula con los cubiertos en la mano.
  6. La comida pinchada o depositada en un cubierto se come, no se deja en él mientras hablamos, escuchamos o miramos.
  7. En la mesa queda prohibido retocarse el maquillaje, rascarse la nariz y cualquier otro gesto poco ortodoxo.

En caso de duda, preguntar o bien observar el comportamiento de otros comensales.

Organización y Protocolo de banquetes

Para organizar un evento se necesitan unos requisitos habituales en la organización , y dependiendo del tipo de evento y lugares de celebración se necesitará o no contratar logística y catering, organizar y contratar los recursos humanos y por supuesto una correcta transmisión de normas al personal contratado.

El banquete consiste en un tipo de evento celebrado para actos privados y particulares principalmente, destinado a una celebración por algún motivo de índole particular. Un buen lugar para celebrar un banquete puede ser en un hotel o restaurante, donde el maître o jefe de sala es el que se encarga de acompañar a los invitados de honor a su sitio.

Elegir el lugar donde se va a celebrar el banquete y colocación de los invitados

Por ejemplo el protocolo en bodas no cubre el acompañar a todos los invitados, ya que suelen estar precedido de un cóctel o tienen una hora de comienzo estipulado y suelen llegar todos los comensales prácticamente la vez.

El lugar de colocación de los invitados, en este tipo de evento, y siguiendo con el ejemplo del protocolo de bodas, colocar a los invitados en los banquetes viene decidido de antemano por los propios organizadores del mismo, e indicando a los comensales mediante tarjetas o planos de mesa.

Su celebración suele tener lugar la tarde anterior al último día de sesiones, en un lugar que permite ofrecer algún tipo de espectáculo o baile. En el protocolo en banquetes es muy importante contar de antemano con el listado de personalidades que asistirán a la misma para preparar la distribución de las mesas según la normativa protocolaria.

La preparación de este servicio implica la elección del menú y vinos, el montaje de mesas y colocación de los comensales, tratamiento de la mesa de presidencia, ornamentación de sala y mesas, necesidades de megafonía, invitaciones, tipo de vestimenta, etc..Por lo tanto, desde el punto de vista de un profesional de este tipo de protocolo, si queremos organizar un banquete tendremos que aplicar correctamente las normas de protocolo en banquetes.

El protocolo en banquetes debe tener presente que el servicio de restauración no solo cumple con el papel de alimentar a los asistentes sino que puede ser en ocasiones una herramienta para cumplir otros fines de la relación, como por ejemplo, proporcionar el marco y la oportunidad para la relaciones interpersonales y de socializaciónl, para continuar el debate de las salas de manera informal y más distendida, reforzar los lazos de colaboración y trabajo de equipo, etc

protocolo empresarial e imagen corporativa 7 normas cortesía

Protocolo empresarial

Las empresas invierten en grandes cantidades de dinero en mejorar o posicionar su imagen, publicidad, relaciones públicas y comunicación. El protocolo empresarial es un aspecto clave en la gestión y ayuda para transmitir una mejor imagen. A Comunicar efectivamente lo que se quiere comunicar y a desarrollar actos de forma excelente, a través de la imagen y protocolo.

¿Cómo se define el protocolo empresarial?. En el mundo empresarial es importante considerarlo como una herramienta muy útil para mejorar la imagen de nuestra empresa, de las personas que están integradas dentro de la misma y para cuidar todos los detalles que ayudarán a marcar un elemento diferenciador frente a la competencia.

Cada vez más, la empresa compiten en un mundo donde los precios y los productos, no son elementos diferenciadores frente a nuestros competidores. Entonces, ¿qué se debe hacer para captar la atención?, sin duda alguna, ofrecer un buen servicio y una atención excelente para satisfacer al cliente o bien a la persona con la que se está tratando y que los empleados transmitan la imagen que, por estrategia, la empresa ha decidido, ayudando así a posicionar a la empresa como diferente.

Objetivos del protocolo empresarial y comunicación corporativa

Tipos de protocolo empresarial, ¿qué es y para qué sirve el protocolo?, son normas de cortesía básicas que debes conocer. Debes saber para qué sirven:

  • Argumentar las ventajas de la existencia y cumplimiento de normas de protocolo social y ceremonial en la celebración de actos.
  • Identificar las normas y usos habituales que gozan determinados cargos dentro del protocolo institucional y ceremonial en el ámbito nacional e internacional.
  • Reconocer los aspectos clave de la imagen personal en los componentes verbales y corporales de la comunicación y en las presentaciones.

Relaciones entre protocolo empresarial e imagen corporativa

El protocolo empresarial una eficaz herramienta para transmitir una buena imagen de cualquier tipo de empresa, grande o pequeña, o de cualquier sector. Las empresas invierten grandes cantidades de dinero en mejorar o posicionar su imagen, publicidad, relaciones públicas y comunicación. El protocolo gestiona y ayuda a transmitir una mejor imagen, a comunicar lo que se quiere comunicar, a desarrollar actos de forma excelente.

En el mundo empresarial hay que lograr que se deje de lado la anterior visión que había del protocolo, para considerarlo, principalmente, como herramienta muy útil para mejorar la imagen de nuestra empresa, de las personas que están integradas y para cuidar todos los detalles que nos ayudarán a marcar un elemento diferenciador frente a cualquier competencia.

Cada vez más las empresas compiten en un mundo donde los precios y los productos, no son elementos diferenciadores frente a nuestros competidores. ¿Entonces qué debemos hacer? creo que la respuesta es ofrecer un buen servicio y una maravillosa atención, que las personas que forman la empresa, transmitan la imagen que por estrategia, la empresa ha decidido comunicar y todo ello se convierte en un elemento que ayudar a posicionar a la empresa como diferente.

A continuación nos centraremos en los siguientes epígrafes de protocolo de empresas:

  • Naturaleza de los formatos de los medios de comunicación van a depender de los soportes de la comunicación
  • Manual del protocolo de la empresa
  • Comunicación corporativa

Naturaleza del protocolo empresarial

Actualmente avanzamos hacia una sociedad de servicios cuyo eje principal son las relaciones humanas y la comunicación. Pero la automatización y la informatización de todos los sistemas dentro de las empresas, la deshumanización de la relaciones sociales que han supuesto el uso de teléfonos móviles, Internet, el fax, los correo electrónicos… en detrimento de un contacto personal y estrecho entre las personas a hecho que, cuando éste se produce, vayamos a ser evaluados de manera mucho más crítica. Nuestro interlocutor esperará lo mejor de nosotros debido a la excepcionalidad del momento. Por ello, el conocimiento de unas normas básicas de educación y de cortesía empresarial están siendo valorado más que nunca, el protocolo empresarial

¿Cuál es la importancia de los protocolos empresarial?

Y ¿cuál es la importancia del protocolo empresarial, en particular?. La importancia del protocolo en el ámbito empresarial radica en que cuanto mejor conozcamos las técnicas de organización de actos dentro de la empresa, unos determinados códigos de conducta empresarial, tanto a nivel ético como profesional y las formas adecuadas a la hora de establecer relaciones con otros organismos, más eficaz será la gestión de la empresa. Esto, simplificará el acceso a los servicios de nuestra instituciones y en general disfrutaremos de un entorno laboral más agradable y productivo gracias al protocolo empresarial

La palabra protocolo tienes origen en el latín «protocollum», que, a su vez, proviene del griego «protokollo», cuya raíz pronto- significa «prioridad». El protocolo es el encargado de ordenar, es decir, de dar prioridad a las personas y a las cosas. Atendiendo a unos criterios eminentemente jerárquicos en el caso de las personas, por razón del cargo público que se ostente, de la profesión, la edad, el sexo, el estado civil, etc.

Si recurrimos al Diccionario de la Real Academia, por no apartarnos de las fuentes de la mayoría de los manuales de protocolo a la hora de definir el vocablo, encontramos que lo asocia a los libros de los notarios y a las actas de un congreso, conferencia o acuerdo para añadir, además, que es «la regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.

Manual de protocolo empresarial

¿Qué es y para qué sirve el protocolo, qué es un manual de protocolo de la empresa?, son los procedimientos protocolarios que tiene una empresa, es una herramienta que puede ser muy buena en determinados momentos o muy peligrosa en otros. Tener claros los procesos es algo muy razonable en una empresa que quiera unificar criterios. Por supuesto rentabilizarlos además de transmitir una imagen de organización predeterminada con protocolo empresarial.

El protocolo empresarial es una herramienta que se está implementando cada día más en las empresas, porque un buen uso de este se refleja en la cuenta de resultados.

El protocolo en la empresa tiene la misma base y los mismos objetivos que en la vida oficial o institucional. Aunque la diferencia entre protocolo institucional y el de la vida oficial se fundamentalmente en la gestión, puesto que en la empresa es distinta, y a veces mucho más complicado que en la Administración en las instituciones. Esto, se sustenta con las siguientes razones:

  • En la empresa, salvo en las grandes corporaciones, el protocolo empresarial no tiene una base normativa.
  • También carece de autoridad de referencia, pues no existe nadie que pueda imponer un criterio o resuelva los conflictos que surjan.
  • En la empresa, no hay referencias sobre lo correcto o incorrecto en relación a los actos, ceremonias o escenarios.

Recomendaciones en el protocolo de una empresa

  • Es necesario que la empresa aprecie el protocolo, y que sea consciente del protocolo oficial es una referencia útil y aplicable.
  • Es importante que las personas formadas en el protocolo, hagan prácticas también en las empresas.
  • El mundo del protocolo debe abrirse a los profesionales y a las empresas.

Hoy en día, el protocolo en la empresa, el protocolo empresarial, necesita la atención de los expertos en este campo, los cuales además defiende la fijación de unas normas que puedan aplicarse a los actos y actividades internos a la empresa, al igual que a los actos públicos.

7 Normas de cortesía en una empresa protocolo empresarial e imagen corporativa

  1. Ámbito de aplicación, especificando que relaciones internas o externas abarca.
  2. Enseñas y demás símbolos externos de la empresa..
  3. Presidencia y prelación de directivos en la relaciones internas, y de directivos y autoridades en la relaciones mixtas, bien con ejecutivos de otras empresas, o bien con otras autoridades.
  4. Ceremonial para el recibimiento de ejecutivos de empresas y autoridades..
  5. Creación de recompensas y modo de otorgarlas.
  6. Trato en las actividades de patrocinio y manera de establecerlo..
  7. Jefatura de protocolo y su dependencia orgánica y funcional

Comunicación corporativa y protocolo empresarial

La empresa es un sistema organizado de producción en los que se dan diferentes factores: el capital, los recursos naturales, los recursos humanos, la tecnología, etc. Su finalidad es obtener una serie de bienes mediante la prestación de servicios destinados al mercado.

Este tipo de organización tiene su máximo interés en las ventas. Por esto, es necesario cumplir las expectativas fijadas con dichas ventas y con el consumidor, comprobando además si el producto es adecuadamente demandado. La consecución de las expectativas de los posibles consumidores logrará su fidelidad a la empresa en cuestión.

Para conseguir una percepción de coherencia y una buena imagen cara al público y posibles consumidores, es necesario que la empresa cree su identidad corporativa, un protocolo de atención, un protocolo empresarial.

¿Qué es el protocolo de atención?. Toda comunicación que genere la empresa ha de estar orientada o a consolidar una identidad corporativa concreta, sin ella, la imagen que ofrecerá la empresa al exterior será sesgada y confusa.

La identidad corporativa es definida como el programa de comunicaciones y cambio que emprende una empresa en colaboración con consulting externo. Incluye el historial de la organización, sus creencias y su filosofía, el tipo de tecnología que utiliza, sus propietarios, la gente que trabaja en ella, la personalidad de sus dirigentes; sus valores éticos y culturales y sus estrategias.

Protocolo empresarial perspectivas de identidad corporativa

Al hablar de identidad corporativa se puede hablar de varias perspectivas de identidad corporativa o de estructura de identidad corporativa, que se encuentran en el mercado

Protocolo empresarial:

  • Identidad basada en un nombre. Cuando una empresa adopta un nombre para toda la estructura. Por ejemplo Mitsubishi, que opera en una gama muy amplia de sectores industriales como automóviles, Mitsubishi aviación, banca, alimentación, etc
  • Identidad basada en el respaldo. La estructura de respaldo es cuando la organización consta de un grupo de empresas a las que respalda con el nombre principal. Ejemplo de estructura de identidad corporativa General Motors.
  • Identidad basada en marcas. ¿Qué es la identidad visual de una marca?, es cuando la organización opera por medio de unas marcas determinadas que suelen ser independientes. Esta identidad permite trabajar en distintos mercados y con estrategias diferentes.

Identidad corporativa a través de Mensajes, Simbolismo y comportamiento

  • Mensajes verbales el envío de información verbal o visual.
  • Simbolismo, lo que la organización quiere representar y lo que pretende.
  • Y el Comportamiento, que es el canal fundamental para la creación de una identidad corporativa.

La identidad corporativa nación Alemania a manos de Peter Behrens y del sociólogo austriaco Otto Neurath, en 1907. Behrens diseñó un programa completo para las producciones de una marca: proyectó edificios, diseñó productos y creó marcas. Junto con logotipos, carteles, anuncios folletos y catálogos, que han servido de base para la imagen empresarial de aquella marca. Es así como ha constituido también, a nivel general, el paradigma de la identidad corporativa.

La aplicación de cualquier programa de identidad cubre las áreas que se exponen a continuación.

Protocolo empresarial e imagen corporativa:

  • Los productos o servicios, mediante instrucciones de manejo, diseño de producto..
  • Packaging. ¿Qué es un packaging?, se refiere al envase y el embalaje de productos, a las instrucciones de entrega o instalación, al diseño de envases, etiquetas, diseño de packs
  • Arquitectura, tanto exteriores como ambientes interiores, distribución de espacios..
  • Arquitectura , es decir, las instalaciones, mobiliario, máquinas..
  • Mass-Media. ¿Qué es Mass Media?, códigos de relación con los medios de comunicación, publicaciones, todos los medios tecnológicos que llegan al público objetivo.
  • Señalética. Qué es la señalética, es la simbología que ordena el espacio y recoge información acerca de los lugares, los recorridos etc.
  • Relaciones personales, la cultura de la empresa, la comunicación interna, etc..
  • La Publicidad, la institucional, corporativa, etc.
  • Merchandising. ¿Qué es y para qué sirve el merchandising?, es todo lo relacionado con la comunicación y con el punto de venta. Todas las acciones de merchandising tienen como objetivo final conseguir la máxima rentabilidad del punto de venta, satisfacer a los clientes y posicionar la empresa en el mercado. los objetivos de merchandising se consiguen por ejemplo con un correcto diseño de packaging.
  • Vehículos corporativos. Rotulación de vehículos es un gran escaparate de nuestra empresa, del protocolo empresarial e imagen corporativa

La imagen corporativa se muestra a través de soportes gráficos, verbales, culturales y ambientales

¿Qué es la identidad visual de una marca?. La imagen corporativa de una empresa es el resultado de haber emitido información y señales para mostrar la identidad. Las señales son recibidas por los clientes, proveedores, competidores, medios de comunicación y en general por la opinión pública. Se trata por tanto de la imagen que un determinado público percibe sobre una organización tras la acumulación de todos los mensajes.

¿Qué es la imagen visual?. Es la imagen corporativa, la que se muestra a través de soportes gráficos, verbales, culturales y ambientales. Es la que se obtiene al combinar conceptos tales como el nombre, el logotipo, son los elementos de la identidad corporativa. ¿Cuáles son los elementos de la identidad corporativa?. Los elementos compositivos de identidad corporativa de una empresa y en relación al protocolo empresarial son:

El nombre de la empresa

¿Qué representa la marca para una empresa?. El nombre de la imagen corporativa es el primer dato que todo el mundo conoce de la empresa puede decirse que es la carta de presentación. A partir del nombre, el público puede asociar a la organización con una imagen positiva o negativa.

Debe ser apropiado y relacionado con la actividad. En cuanto a cambiar el nombre, no es recomendable, a no ser que existan razones poderosas, tales como que el antiguo nombre produzca rechazo o recuperar la confianza del público mediante un cambio.

El logotipo de la empresa protocolo empresarial

¿Qué es el logotipo de la empresa?. El concepto logotipo tiene un significado limitado, puede decirse que es la expresión de la marca, la abstracción de todo lo que representa la empresa o el producto. Es la señal que hace que el público reconozca una empresa por lo que ha de ser original, distinto y único.

¿Por qué es importante el logotipo de una empresa?. Porque su objetivo principal es el de grabarse en la memoria visual, que es más efectiva que la memoria verbal. Y al igual que ocurre con el nombre de la empresa o producto no es adecuado cambiar de logotipo.

Simbología de empresa o simbolismo corporativo

¿Qué es un símbolo en una empresa? El símbolo es la imagen que representa un concepto, ya sea por semejanza con el concepto o porque la mente lo asocia con él. Se graba más pronto en la memoria y tiene mayor carga emotiva, siendo más sencillo de gastar en el logotipo. Mediante el simbolismo de la empresa se refuerzan y apoyan las acciones y la comunicación.

Los colores transmiten sensaciones y mensajes, por lo que han de tenerse en cuenta a la hora de diseñar logotipos y símbolos.

Por ejemplo, los colores azules, violetas y verdes transmiten calma y serenidad. Sin embargo, colores tales como el rojo o el naranja pueden evocar pasión o agresividad. Las gamas amarillas y blancas se asocian con la luminosidad y los tonos más oscuros, como negro y marrón, producen sensación de pesadez o cansancio.

Protocolo empresarial arquitectura corporativa

Se refiere a la que constituyen los edificios de la compañía, el lugar físico donde se desarrolla el trabajo y donde es posible relacionarse con los clientes, proveedores y público. Y que cada día tiene más importancia para las empresas el diseño de sus edificios corporativos. Puede transmitir una imagen de prestigio o de mediocridad, por lo que bien utilizada puede ser una inversión en comunicación permanente. Si el trabajo es cómodo, agradable y práctico, se transmitirá una imagen de seriedad, poder, seguridad y fluidez en la comunicación

Estrategia diferenciada protocolo empresarial imagen corporativa

¿Qué es la estrategia diferenciada?, es cuando la corporación asume una visión a largo plazo de la naturaleza cambiante de un determinado sector. Ha de basarse en la compresión del posicionamiento de la empresa.

La necesidad de identificación de las marcas han creado la necesidad de normalizar la correcta imagen de las empresas, teniendo dos objetivos básicos

  1. Crear una imagen propia, clara y atractiva, de fácil memorización y con gran poder distintivo.
  2. Mantener dicha imagen de una forma homogénea y coherente en todo momento, dando las normas oportunas para realizarlo.

Tipos de protocolo e imagen corporativa.

tipos de protocolos e imagen corporativa y protocolo internacional

Los objetivos de los diferentes tipos de protocolo empresarial es argumentar las ventajas de la existencia y cumplimiento de normas de protocolo en la organización de eventos empresariales. Además de identificar las normas y usos habituales de la que gozan determinados cargos de protocolo tipo institucional y ceremonial en el ámbito nacional e internacional. Y por último el de reconocer los aspectos clave de protocolo e imagen personal en los componentes verbales y corporales de la comunicación y en las presentaciones.

Relaciones entre protocolo e imagen corporativa

Estudiaremos las diferentes clases de protocolo empresarial pero antes veremos la necesaria relación de normas de protocolo e imagen corporativa. Cada vez más las empresas compiten en un mundo donde los precios y los productos no son elementos diferenciadores frente a nuestros competidores, por lo tanto imagen y protocolo empresarial también compite.

¿Es lo mismo imagen empresarial e identidad corporativa?

No, la imagen empresarial se refiere a la imagen perteneciente o relativa a una empresa, la imagen empresarial es la imagen que el público percibe de la empresa u organización, es la imagen es pública, es decir, la imagen que se percibe públicamente, una imagen colectiva que puede ser positiva o negativa de ahí que nos podamos encontrar con diferentes tipos de imagen corporativa. Frente a la identidad corporativa que siempre es positiva desde el punto de vista de la organización. Pero aquí se refiere a la organización, es lo que es la empresa, y no se percibe, se genera. Tampoco es colectiva como la imagen corporativa, sino que es individual.

¿A qué llamamos protocolo?, el protocolo son normas. Definición de protocolo: es una normativa legislada o establecida a partir del uso y la costumbre que sirve para determinar la precedencia y los honores que deben tener las personas y los símbolos dentro del desarrollo de un acto importante.

Eventos corporativos y protocolos de empresas van unidos a la transmisión de normas e instrucciones en las prácticas habituales de organización, es decir, en asambleas, conferencias, congresos y ferias, además de exposición y recepciones, y por supuesto la organización del personal y el briefing de Marketing. Puesto que es necesario un protocolo para eventos sociales, con posterioridad estudiaremos.

Naturaleza del protocolo empresarial

Entre los diferentes tipos de protocolo que estudiaremos se encuentra el protocolo empresarial. ¿Qué es protocolo empresarial?, ¿para qué sirve el protocolo empresarial?. Es el conocimiento de unas normas básicas de educación, de cortesía y de buenos modales que están siendo valorado más que nunca.

En el sector público, el protocolo corporativo se basa en una extensa y estricta normativa que sirve para la realización de actos en los que se participe. Y el sector privado se basa en los usos sociales y costumbres e intereses de la  organización. La iternacionalización ha puesto de manifiesto los diferentes tipos de protocolo con sus propias normas para la negociación

Tipos de protocolo Internacional y ejemplos de normas del protocolo social

Ejemplos de protocolo empresarial y buenos modales, normas de protocolo internacional, ejemplos de tipos de protocolo sociales en diferentes países

  • Tipos de protocolo en EEUU
    1. Rapidez en la negociación.
    2. No suelen aceptar presiones externas.
    3. Y los acuerdos son redactados de antemano.
  • Japón
    1. Importancia de la confianza y el respeto. Y las negociaciones son pausadas.
    2. Relevancia del saludo y entrega de la tarjeta, con ambas manos si es importante.
    3. Los regalos son privados y no deben abrirse en público.
  • Tipos de protocolo en Países árabes
    1. Respetar sus creencias.
    2. La mano izquierda no debe usarse para comer, fumar o beber.
    3. Las mujeres no son bien vistas en procesos decisorios pero se les deja tomar la iniciativa en la negociación como señal de respeto.
    4. Son muy hospitalarios, y comidas pausadas previas a la negociación.
  • Rusia tipos de protocolo
    1. Expertos negociadores familiarizados con las normas y costumbres occidentales.
    2. Se preocupan de conocer los detalles de la negociación.
    3. Presionan hacia ellos en la negociación.
    4. Negociaciones largas y lentas.
  • Alemania
    1. Negociaciones rápidas y bien preparadas.
    2. Valoran la negociación como proceso con concesiones mutuas pero sin dejar nada a la improvisación.
    3. Estrictos y educados.
    4. Puntualidad máxima.
  • China
    1. El protocolo de negocios es importante, requieren invitación.
    2. No existe el concepto de empresa privada como lo entendemos.
    3. Determinan plazos y condiciones en la negociación, se caracterizan por la lentitud de negociación.
    4. Puntualidad máxima.
    5. Intérprete local.
    6. Importancia de ferias y expositores para entrar.

Manual de protocolo en la empresa

El manual de protocolo empresarial es un documento de uso interno, es decir, los tipos de protocolo de eventos propios. El manual sirve como guía para fijar el estilo propio en lo que a organización de actividades y eventos se refiere. Este manual es flexible los cambios.

El manual de protocolo debe estar recogido dentro del plan estratégico de comunicación corporativa. Por supuesto se debe adaptar las normas empresariales generales de protocolo a la imagen que la empresa desea que el público reciba. Puesto que cada evento es prácticamente único el manual de protocolo tan solo es una guía general de comportamiento.

Tendencia al tipo de protocolo mixto en la empresa. El protocolo Mixto es cuando se invita algún personaje publico junto alguna autoridad de la empresa. En esta guía vamos a poner datos de anteriores eventos, desde qué es lo que regalábamos en el anterior evento hasta donde pusimos las banderas.

El libro de etiqueta y protocolo empresarial imagen corporativa.

El protocolo de empresa en su estructura debe recoger, entre otras cosa:

  1. El ámbito de aplicación, especificando que relaciones internas o externas abarca. Revisar las base de datos, todo puede cambiar, autoridades y demás participante.
  2. Enseñas y demás símbolos externos de la empresa. Protocolo banderas que por supuesto también estudiaremos.
  3. Presidencia y prelación de directivos en la relaciones internas, y de directivos y autoridades en las relaciones mixtas, bien con ejecutivos de otras empresas, o bien con otras autoridades.
  4. Ceremonial para el recibimiento de ejecutivos de empresas y autoridades. Normalmente lo marca el presidente de la corporación.
  5. Creación de recompensas y modo de otorgarlas. Cuándo, qué, quién lo va entregar, quién va acompañado también se detalla.
  6. Trato en las actividades de patrocinio y manera de establecerlo.
  7. Jefatura de protocolo y su dependencia orgánica y funcional.

La Comunicación corporativa

Los protocolos de comunicación, “ programa de comunicaciones y cambio que emprende una empresa en colaboración con consulting externo», «un asesor de imagen». Como ejemplo de protocolo de comunicación empresarial, incluido el historial de la organización, sus creencias y su filosofía, el tipo de tecnología que utilizan, sus propietarios, la gente que trabaja en ella, la personalidad de sus dirigentes, sus valores éticos y culturales y sus estrategias.

Tipos de Identidad corporativa

Los tipos de Identidad empresarial según las perspectivas del mercado se basan en:

  1. La identidad se basa en un nombre. Es cuando una empresa adopta un nombre para toda la estructura. Por ejemplo Mitsubishi, que opera en una gama muy amplia de sectores industriales (automóviles, aviación, banca, alimentación, etc.).
  2. Identidad basada en el respaldo. Cuando la organización consta de un grupo de empresas a las que respalda con el nombre principal.
  3. Cuando la identidad es basada en el producto/marcas. La organización opera por medio de unas marcas determinadas que suelen ser independientes. Esta identidad permite trabajar en distintos mercados y con estrategias diferentes. Por ejemplo Sony vende calidad y Volvo seguridad.
  4. Y por último la identidad basada en el entorno: Cuando se centra en las características de la sede de la empresa. Como por ejemplo El Corte inglés, tiendas Nespresso.

Protocolo de imagen de la organización

La imagen corporativa se muestra a través de soportes gráficos, verbales, culturales y ambientales, protocolo de comunicación en una empresa, y se obtiene al combinar conceptos, dando lugar a la marca.

  1. En primer lugar el nombre. Es la carta de presentación. El nombre va a dar una imagen positiva o negativa,  si es pronunciable como por ejemplo BBVA
  2. En segundo lugar el logotipo. Es la expresión de la marca, la abstracción de todo lo que representa la empresa o el producto. Ha de ser original, distinto y único. Por ejemplo Cocacola.
  3. A continuación el símbolo, es la imagen que representa el concepto. Siempre visual, nunca verbal. La manzana de Apple, la «M» de McDonalds, el sol medio oculto en seguros Ocaso.
  4. Y los colores, que transmiten sensaciones y mensajes.
  5. También la arquitectura corporativa. Por ejemplo los edificios de El Corte inglés.
  6. Y por último la estrategia diferenciada, el plan estratégico de  la comunicación corporativa.

En conclusión decir que todas las características de las marcas, todas juntas forma la imagen corporativa, un protocolo de imagen corporativa.

Tipos de protocolo oficiales

El protocolo oficial son actos con autoridades que ejercen de representantes del Estado. Nos encontramos con dos tipos de protocolo oficial:  el protocolo eclesiástico o protocolo religioso y el protocolo militar que se basa en la tradición.

Los elementos básicos de estos tipos de protocolo.

  1. El orden o precedencia.
  2. Lugar orden de personas/símbolos.
  3. y por último el tratamiento/escrito.

Conceptos incluidos dentro de los distintos tipos de protocolo

  1. Tipo de protocolo ceremonial. Reglas/formalidades
  2. Tipos de protocolo y etiqueta. Es la expresión formal, es lo que llamamos protocolo ceremonial y etiqueta. Es decir, la vestimenta adecuadas según los tipos de protocolo, con posterioridad estudiaremos.
  3. y por último el protocolo de Cortesía, es decir, de respeto, de adaptación.

8 tipos de protocolo

Existen diferentes clases de protocolos que se pueden aplicar en diferentes campos e incluso podemos aplicar estos 8 tipos de protocolos en una empresa.

  1. Etiqueta y protocolo social
  2. Académico, protocolo universitario.
  3. internacional. Protocolo empresarial internacional
  4. banquetes y comida
  5. Normas de expresión y comportamiento a través de Internet
  6. Actos deportivos como por ejemplo Las Olimpiadas.
  7. Seguridad, protocolo de seguridad.
  8. Protocolo de atención al cliente, al visitante aunque las intenciones son sanitarias, son los tipos de protocolos en salud.

1. Protocolo social y tipos de protocolos sociales

¿Qué es el protocolo social? Son las normas de cortesía usos y costumbres que diariamente se emplean en la relaciones personales. Es de sentido común del lugar, de educación y respeto a los demás.

  1. Tipos de normas sociales con carácter moral, son las normas basadas en la solidaridad con los demás. Por ejemplo la cesión del lugar a personas mayores o embarazadas.
  2. De carácter social. Son las basadas en reglas y normas de etiqueta que varían según el país y el tiempo.
  3. Y de carácter jurídico. Aquellas normas basadas en una ley, por ejemplo las precedencia de las autoridades.  

2. Protocolo académico

El protocolo académico es aquel tipo de protocolo que se enmarca en contextos relacionados con el mundo de la enseñanza universitaria, aunque en algunos países como los anglosajones se adoptan normas similares en enseñanzas de rango inferior. Si quieres conocer la nota de corte de Protocolo y organización de eventos universidad pública Rey Juan Carlos.

¿ sabías que?, en España existe desde 1996 una asociación para el estudio y la investigación del protocolo universitario, dedicada al estudiar la tradición ceremonial en el ámbito y unificar criterios de la aplicación de las diferentes normativas. Si quieres consultar la web del protocolo universitario.

Ramas de conocimiento y colores correspondientes.

  • Naranja. Ciencias sociales y jurídicas.
  • Azul Celeste. Humanidades.
  • Azul Turquí. Ciencias.
  • Marrón. Ingeniería y Arquitectura.
  • Gris claro. Ciencias de la Salud.

3. Protocolo Internacional

El tipos de protocolo internacional es conocido también como protocolo diplomático, por aplicarse genéricamente a la relaciones de un estado o sus representantes con sus homólogos extranjeros con el fin de adoptar algún tipo de acuerdo o trabajar sus relaciones.

“ Protocolo internacional es la «ciencia o conocimiento de los intereses y relaciones de unas naciones con otras “ o “Servicio de los estados en su relaciones internacionales “.

4. Protocolo de banquetes y comidas

El acto de comer y de invitar a comer una de las manifestaciones y culturales más importantes de una sociedad, ya que se emplea como signo de deferencia, buena voluntad e incluso con fines concretos, hacer peticiones o propiciar negociaciones. En la actualidad el protocolo de banquetes y comidas es importante estos tipos de protocolo sobre todo por su empleo en eventos sociales y comidas de negocios.

5. Protocolo de Normas de Internet

¿Cuales son los protocolos de red? Aquí encontrarás las normas de netiqueta, es decir, modales en la red

En esta clase de protocolo es importante tener en cuenta los modales: saluda, despídete, y pide el favor. La entonación es una parte importante de la expresión oral por ello, al escribir, es importante usar los distintos recursos disponibles para dar la entonación que quieras a tu mensaje y así evitar malos entendidos. Las comillas, signos de puntuación, exclamación, e interrogación, dibujos y emoticones son muy útiles para esto.

  • Procura escribir adecuadamente: revisa tu ortografía, evita las abreviación es de las palabras y el uso de mayúsculas cuando sea innecesaria o escribir en mayúsculas se considera como gritar y además, dificulta la lectura.
  • Antes situaciones molestas, no reacciones de manera inmediata. Toma calma, cuenta hasta 10 y así evitarás responder de manera agresiva.
  • Las distintas plataformas tienen una opción de denuncia, úsala solo cuando la ocasión lo requiera
  • Respeta la privacidad de los demás. Evita publicar y compartir información o fotos y vídeos de tus amigos sin su consentimiento.
  • Estas normas tanto de protocolo de Internet, como de protocolo ethernet, nada tiene que ver con los protocolos de seguridad informática, ni protocolos web.

6. Protocolo en actos deportivos

Tipos de protocolos en deportes, el protocolo deportivo en general no suele tener normas escritas, salvo en alguna disciplina concreta o ceremonias de gran envergadura como los Juegos Olímpicos. Es decir  que se basa en las costumbres y usos empleados en cada una de sus ramas.

Para evitar errores suele ser adecuado consultar a la Federación correspondiente para conocer de primera mano si hay alguna norma protocolaria establecida o alguna información que nos sea de utilidad para la organización del evento.

7. Tipos de protocolo de atención

¿Qué es el protocolo de atención? el protocolo de atención al usuario es un protocolo de servicio al cliente, es un documento que describe en resumen el conjunto de procedimientos técnicos-médicos necesarios para la atención de una situación específica de salud.

Los tipos de protocolo de servicio al cliente pueden formar parte de las GPC. Guías de prácticas clínicas, esto es un escrito que contiene declaraciones desarrolladas sistemáticamente para ayudar al personal de salud y al paciente en las decisiones sobre el cuidado apropiado de un cuadro clínico específico.

8. tipos de protocolo se seguridad

El protocolo de seguridad es uno de los de aplicación más complejas, no ya sólo porque asegura un buen desarrollo de un evento, sino porque se encarga de proteger la integridad de los participantes en el.

Aunque se trata de un tema en el que lo recomendable es acudir a expertos en la materia de protocolo y organización de eventos, todo organizador de eventos debe tener unos conocimientos mínimos a tener en cuenta para poder valorar los riesgos que puede conllevar un determinado evento y cómo elaborar un plan de prevención y actuación.

Prácticas Habituales en la Organización de Eventos y 8 Apps útiles

Practicas habituales en la organización de eventos

Cuando se nos presenta la ocasión de organizar un evento debemos tener en cuenta muchos ingredientes que introducidos en la coctelera deben darnos el resultado correcto, alcanzar el objetivo marcado, para ello vamos a ejecutar las prácticas habituales en la organización de todo evento. Todo el proceso es un compromiso que debemos llevar a cabo.

Prácticas habituales en la organización, ¿ejecutas las 3 fases en la organización de eventos?. 

Las prácticas habituales en las fases de la organización del evento son tres y deben llevarse a cabo

  • Prácticas habituales en la organización: el Pre-evento, es la primera fase del evento, es decir, el pre-evento, debemos llevar a cabo la planificación y la organización del mismo. Quizás ésta fase sea una de las prácticas habituales en la organización de eventos más importantes, el apartado de mayor trabajo al realizar un evento. Lo normal es llevarla acabo como mínimo 10 meses antes. En la práctica, se suele decir que cuando finaliza un evento, comienza el del año siguiente, debido a todas las gestiones que hay que realizar.

Durante la etapa de preevento las prácticas habituales es marcar los objetivos a alcanzar, crear el nombre del evento. Donde se va a celebrar, realizar el contacto con las empresas colaboradoras, nombrar a los comités organizadores, elegir ubicación y Sede.consultar con los proveedores, selección y contratación de personal.. Y como últimas prácticas habituales en esta primera etapa del pre evento sería la elaboración de normas e instrucciones. Además de los trabajos de información y relaciones públicas, promoción, patrocinio, temas a desarrollar, logística, material, alojamiento invitados..

  • La Ejecución. Durante la fase de ejecución del evento, es llevarlo todo a la práctica. Es el gran momento de la puesta en escena del mismo. Comenzaremos con otra de las prácticas habituales en la organización de eventos que es la de recibir a los participantes, normalmente en el hall de entrada, para posteriormente ubicar los en la sala donde se vaya a llevar a cabo el acto. Si hay más de una actividad se puede ir avisando por megáfono.

El acto se irá desarrollando con toda normalidad, con sus descansos habituales, almuerzos si los hay. Y para finalizar con el almuerzo o cena de clausura el último día junto el acto final y entrega de diplomas que son prácticas habituales del evento.

  • Post-evento. Pero aquí no finaliza el acto para nosotros, ya que otra de las practicas habituales en la organización de eventos es precisamente llevar a cabo la fase de evaluación del evento, como es la respuesta de la prensa y resto de medios, y propuestas de mejoras para el siguiente evento.

12 Prácticas habituales en la organización de Eventos

  1. La primera de las prácticas habituales en la organización es presupuestar el evento. Estableciendo cada una de las cantidades destinadas a cada apartado, es decir alquileres, proveedores, medios y publicidad, alojamiento restauración, etc. Lo mejor es por áreas.
  2. Establecer la fecha del evento y los horarios para cada actividad.
  3. Elegir el lugar del evento. Teniendo en cuenta el número de personas asistentes y considerando que el tipo de edificio sea adecuado al evento.
  4. Investiga las leyes y ordenanzas locales para asegurarte de cumplirlas. Consigue todos los permisos y autorizaciones necesarios.
  5. Contratación de trabajadores para el evento coordinados por áreas. También en la actualidad se pueden solicitar voluntarios ofreciéndoles como pago otro tipo de concesiones que no sean económicas.
  6. otra de las prácticas habituales en la organización de todo evento es coordinar el servicio de comidas en función del número de participantes y los descansos establecidos.
  7. Dar cobertura de prensa al evento y realizar una rueda de prensa informativa.
  8. Organizar actividades extras para el evento y contratar algún servicio de entretenimiento.
  9. Cronograma Básico como norma en la organización del evento ya que cada una de las actividades y acciones deben estar planificadas con antelación.
  10. Establecer puntos de información para los asistentes.
  11. Otra de las prácticas habituales en la organización es aplicar las normas de protocolo para anfitriones y autoridades.
  12. Y la última de las prácticas habituales en la organización de eventos es preparar la decoración del lugar.

Ejemplo de organización con prácticas habituales en la organización

Recordemos que la finalidad es atraer al mayor número de personas, es por eso que lo difundiremos a través de la redes sociales, ya sean, Facebook,  instagran..

  1. Una de las primeras practicas habituales en la organización de eventos es el Diseño del cartel del evento, crearemos nuestro cartel del evento con los datos más llamativos
  2. Otra de las prácticas habituales en la organización de eventos es realizar o elaborar una página web. En la página web es donde vamos a incluir toda la información con varias pestaña:
    • Pestaña General. Por ejemplo con el programa del mismo y los datos de contacto del organizador.
    • Programación de actos. Debemos poner información del evento con un formato diferente al cartel, junto con los horarios de actividades y personas confirmadas. En el caso de que el programa no esté cerrado, haremos dos cosas, o no lo ponemos y advertimos que puede estar sujeto a cambio de última hora.
    • Información. Es una de las pestañas más amplias.
    • Plano del recinto donde se va a llevar a cabo el evento
    • Información general del mismo, motivos a celebrar y justificaciones.
    • Lugar de celebración e información turística del mismo, teléfonos de interés.
    • Preguntas frecuentes.
    • Normativa que se va aplicar.
    • Ubicación. Utilizaremos la aplicación Google maps. para explicar exactamente dónde se encuentra la sede del evento, un planificador de ruta para indicar la distancia más corta y segura hasta llegar al lugar.
    •  Cómo llegar: Explicaremos las maneras que hay de llegar al evento con los diferentes medios de transporte. El tiempo estimado en cada uno de ellos y opciones que ofrecemos como organizadores.
    • Medios de comunicación. En esta pestaña vamos a incluir todo lo que queremos mostrar a los medios de comunicación. Como noticias relacionadas con el evento en diferentes medios, notas de prensa, convocatorias, solicitud de acreditaciones para periodistas, teléfonos de contacto.
    • Actividades Complementarias. Si vamos a llevar cualquier tipo de actividades relacionadas con el evento debemos ponerlas en este apartado.
    • Patrocinadores. Es básico mostrar los patrocinadores encontrados, y especificar que hace cada uno de ellos.
    • Contacto. Facilitar todos los datos de las personas encargadas de las diferentes áreas.
  3. Utilización de nuevas tecnologías es una de las prácticas habituales en la organización y preparación de los eventos que está facilitando mucho el trabajo a los profesionales.
  4. y otra de las prácticas habituales en la organización de eventos es tener muy en cuenta las normas de protocolo. El protocolo y sus normas que por supuesto son necesarias y de gran utilidad a la hora de llevar a cabo el evento. Si no conocemos bien las normas podemos contratar a personal dedicado a la recepción de autoridades.

Podemos promocionar una ciudad o un pueblo, donde realicemos el evento. Lo más adecuado es utilizar Palacios de Congresos de cada localidad y no solo por su fácil localización y accesos. También por su cobertura de materiales y medios, experiencia del personal, riesgo mínimo de fallos y complementos varios para eventos.

8 App que Útiles que se utilizan como prácticas habituales en la organización

Otra práctica habitual en la organización de eventos es utilizar software o aplicaciones cuando comienza la organización de un evento, si no tenemos experiencia puede que no sepamos por dónde empezar. Por ello, existen en el mercado una multitud de aplicaciones informáticas que podemos utilizar. Comencemos a ver las App que se utilizan como prácticas habituales en la organización de eventos:

El primer software para organizar eventos que nos encontramos para la completa actividad de la organización de eventos y que nos va a facilitar la gestión del día a día del evento. Además de poder emitir los pagos al tener un apartado de tesorería, llevar la contabilidad, creación de base de datos, envíos masivos ( sms o mail ), etc..

  1. Ofieventos ¿qué es ofieventos? Ofieventos es uno de los programas más completos y frecuentemente utilizados para la realización de eventos. Ventajas de trabajar con Ofieventos:
    • Envío de toda la documentación a nuestros participantes e invitados-confirmación por sms de modificaciones o reservas.
    • Control de proveedores.
    • Realización pagos por transferencias bancarias.
    • Gestión de principio a fin del evento.
  2. Regonline qué es y cómo funciona . Regonline es otra de las aplicaciones que encontramos relacionado con el sector de los eventos.  Nace en 1996 y se ha convertido en líder del sector en los últimos años. Cuenta con un sistema de registro y gestión para los organizadores de eventos, ya sean de pequeña o gran envergadura. Funcionamiento:
    • Crea formularios de registro para los participantes del evento, pudiendo añadir detalles de cada persona.
    • Permite personalizar el evento, agregar logotipos, seguimiento de inscripciones y promociona el programa del mismo.
    • Permite crear informes que nos facilitan información de los participantes, imprimirlos y gestionarlos según la manera que más nos convenga.
    • Promoción del evento mediante mensajes tanto a nuestros participantes, como a empresas de marketing o medios de comunicación.
    • Preparación del evento en si en cada uno de los aspectos que sean necesarios .
    • Durante el evento funciona como una herramienta excelente para compartir informes, confirmar asistencia, imprimir en el acto, etc.
    • En el post-evento función analizando los rendimientos y ganancias del evento, crear y enviar encuestas.
  3. Gesprotocolo, qué es Gesprotocolo. Gesprotocolo es la aplicación para la gestión de eventos especializado en protocolo ceremonial y comunicación. Con esta aplicación la realización de nuestro evento será más fácil en lo que se refiere el trabajo diario. Ideal para la planificación. Presenta las siguientes ventajas: lleva un control de todos los participantes-Cuenta con diferentes registros unificables -todos los procesos que realiza los llego a su máximo potencial. En cuanto a la gestión, los tiempos se reducen a la mitad.
  4. Podio es otra App que se utiliza habitualmente en la organización de eventos. Podio con formularios de registro de eventos, gestión de asistentes, seguimiento de eventos, datos de participantes, realizar la planificación del mismo. Es una forma segura de trabajar con este software e inteligente para ahorrarnos tiempo.
  5. Brigantia, otra herramienta habitual en la organización. Brigantia software está especializado en congresos pero nos servirá para cualquier otro Evento.Tiene una opción de multicongreso que gestiona los eventos directamente teniendo un control total sobre el mismo ( web, inscripción, programa ). Además tiene la opción elegir idiomas, si asisten participantes o invitados con lenguas diferentes traducirá todo el trabajo. Admite traducción en inglés, alemán, catalán, gallego, euskera. Es una aplicación online, por lo que teniendo conexión Internet podremos realizar todas las acciones y mantenimiento cada cierto tiempo.
  6. ERP, otra App común y habitual en la Organización de Eventos. Software de gestión erp empresas de catering, eventos y centros de convenciones.  Software destinado a empresas que se dedican a la gestión de eventos. Tiene múltiples acciones, entre ellas gestionar el servicio de catering para las diferentes colectividades. Solución ERP Software de gestión para empresas de catering, eventos y centros de convenciones
  7. Eventools también para Móvil. Eventools es una aplicación tanto de web como para móvil. Es una app para el registro de participantes, para dar toda información instantánea sobre el evento.
  8. Easy Entry, la App de entradas. Programa más utilizado para la venta de entradas es Easy entry. La app habitual donde se requiera una entrada para su asistencia.

11 ideas importantes para las prácticas habituales en la organización de eventos 

Para la correcta elección del lugar de celebración debemos tener en cuenta la envergadura del mismo y lo que conlleva. El número total de asistentes al evento, nuestros invitados, las actividades paralelas a realizar y espacio adicional para exposiciones. Además el lugar a elegir debe tener unas condiciones óptimas para llevar a cabo el evento. Por ejemplo la buena climatización y atractivo turístico, servicio de apoyo al evento, buena localización, servicios técnicos y de restauración.

  1. Debemos escoger más de una opción. Visitar las instalaciones y reunirnos con el director de ventas para concretar con él. Aspectos técnicos, salones para los actos, servicio de restauración, zona wifi, espacios al aire libre, azafatas, precio por horarios.
  2. Cerrar la negociación teniendo como base principal nuestro presupuesto. Ten en cuenta que en caso contrario no cumpliríamos con el
  3. objetivo marcado en la planificación.
  4. Especificaciones más requeridas como organizadores de eventos. La superficie total, la estructura del edificio, distribución de los salones, altura máxima del edificio, la luz natural y la electricidad, puntos de voz y Wifi, van a ser prácticas habituales en la organización de eventos.
  5. Espacios para Eventos. Espacios como el Hall,  patios, área de ferias, área de exposiciones, aréa de exposiciones, auditorios, salones, restauración y almacenamiento. Dependiendo del tipo de evento vamos a necesitar sedes con diferentes espacios.
  6. Lugares de Celebración. Los palacios de Congresos y Hoteles son lugares de celebración excelentes para nuestros eventos por su buena ubicación y conexión con la ciudad. Los lugares de celebración cedidos o alquilados
  7. Los Proveedores. Son parte de nuestro evento pues de ellos van a depender parte del éxito del mismo gracias al suministro de servicioso productos.Tener información sobre la empresa, pedir referencias sobre trabajos anteriores, hacer seguimiento de los productos, mirar la relación calidad precio. Porque estos aspectos son determinantes para la elección de nuestros proveedores.
  8. La contratación en el evento conlleva una obligación por la prestación de unos servicios que van a tener como resultado la contraprestación de los mismos. Otra de las practicas habituales en la organización de eventos es hacer el documento que sella dicha contratación, es decir el contrato, el contrato debe recoger los puntos más importantes de cada una de las partes.
  9. Logística y catering como prácticas habituales en la organización de eventos, esta práctica habitual va a estar relacionada con el aprovisionamiento, que serían las materias primas; la distribución de los productos y la producción de los materiales a entregar.
  10. Y como decimos, otra de las practicas habituales en la organización de eventos son los servicios de catering contratados. Que como practicas habituales en la organización de eventos los Contratos de logística y el catering deben tener: un número de registro sanitario, un seguro de responsabilidad  civil y contrato y alta en la SS de cada una de las personas que trabajan en él
  11. Otra de las practicas habituales en la organización de eventos es la selección y formación de los RRHH. Los recursos humanos son las personas que vamos a necesitar para llevar a cabo nuestro evento, cumpliendo diferentes perfiles, a través de los diferentes tipos de contratos temporales que existen actualmente en España. A ellos debemos transmitirle las normas y darles las correspondiente instrucciones de forma clara, breve y comprensible, utilizando todas las herramientas verbales y no verbales a nuestro alcance.

Transmisión de Normas al Personal Contratado para el Evento

Transmisión de Normas al personal Contratado

Producida la contratación del personal con la modalidad más conveniente, pasamos a la transmisión de normas a seguir. ¿Como se han las normas al personal?. Es de máxima importancia dirigirnos con seguridad, así la información llega con claridad a nuestro personal, adquieren las normas corporativas y las hacen suyas. Porque de ellos va a depender en gran parte, el buen funcionamiento del evento, para ello debes seleccionar el mejor espacio equipado para el evento y haber elaborado el briefing

Transmisión de normas al Personal Contratado 4 pasos a seguir

Para comunicarnos con el personal contratado al dar las instrucciones al personal, de su cometido, seguiremos los siguientes pasos en la comunicación de nuestras normas de empresa.

  1. Dirigirnos al personal, y, ¿cómo dirigirnos al personal al transmitir instrucciones?. En primer lugar, presentaremos a cada una de las personas participan en el evento por sectores de trabajo. Debemos dirigirnos a ellos con frases concisas, sin expresiones complicadas, para el buen entendimiento de cada uno de los públicos. Las palabras largas y repeticiones aburrirán al público. Daremos los puntos específicos del evento, explicando cada uno de ellos para minimizar al máximo los mal entendidos.
  2. El tono de voz en la transmisión de normas al personal. El tono que utilicemos para la transmisión de las normas e instrucciones al personal influye mucho en la captación de las mismas. Instrucciones al personal con una voz modulada y con tono, despacio en el argumento y rápido para destacar un punto ayuda a la comprensión. Cada vez que vayamos a contar algo diferente debemos cambiar el tono: serio, objetivo, crítico, amable, etc. Debemos evitar ser monótonos en el tono utilizado al dar las instrucciones al personal contratado.
  3. Transmisión de normas al personal con el lenguaje corporal. Cuando contemos los puntos más importantes debemos utilizar nuestro cuerpo para incidir en el tema, utilizar gestos con las manos, la cabeza y el tronco ayudan, pero en su justa medida, no en exceso, ya que de lo contrario perdamos credibilidad.
  4. Explicación y transmisión de normas al personal en su totalidad. Debemos dar la información lo más completa posible, señalando todos los puntos y explicar detalladamente los que pueden crear conflicto.

Técnicas de motivación en las instrucciones al personal

Vamos a encontrar muchos tipos de personas, con diferentes personalidades y en este grupo tan variopinto seguro que aparece alguna persona con cierta desconfianza en sus capacidades, creándose barreras que van a interferir en la relación de su trabajo. Este tipo de trabajadores les costará más asimilar las normas para el evento por sus inseguridades y por ello debemos tenerlo en cuenta a la hora de la transmisión de normas al personal, es decir, a la hora de dar las instrucciones al personal:

  1. Previamente facilitarles la mayor cantidad posible de información.
  2. A continuación marcarles objetivos.
  3. Y por último señalarles que frente a «esto» se debe hacer frente en todo momento.

En la transmisión de normas al personal, la información debe mostrarse motivadora para el trabajador. La transmisión de normas al personal contratado se hará con tono positivo y optimista, además de indicarles que los objetivos y las tareas a realizar son fáciles.

  • Es importante en la transmisión de normas al personal los Aspectos positivos para la motivación:
    • Ventaja de estar haciendo algo productivo
    • Incentivar a su realización.
  • Al igual que los aspectos negativos para la motivación:
    • Temor o tensión para motivar.
    • Se van a utilizar solo en momentos de tensión para obtener respuestas rápidas.

Para la motivación debemos utilizar el elogio de la forma más concreta posible y solo cuando sea oportuno y la crítica solo debe utilizarse cuando esté justificada. Estos dos elementos cuando se utilizan como técnicas de motivación suelen ser muy eficaces.

2 Tipos de respuestas del personal la transmisión de normas

Al transmitir las respuestas de las instrucciones al personal nos podemos encontrar con una respuesta silenciosa, una información obtenidas del lenguaje no verbal

  1. Información de respuesta silenciosa. Se da por e lenguaje corporal y es una de las fuentes más importante ya que cada gesto, posición del cuerpo constituye una forma de respuesta frente a nuestro discurso. Una postura relajada frente a nosotros, el personal mirando hacia nosotros, colocación ideal dentro de la sala, son algunas de las señales de que la información está llegando de manera positiva.
  2. Información de respuesta por intercambio. Se da con la utilización de lenguaje verbal, mediante la realización de preguntas ya sean abiertas o específicas.

Técnicas para escuchar la información de respuesta a la transmisión de Normas al personal

7 técnicas de escucha a la respuesta de las instrucciones al personal contratado

  1. Tener a mano todos los hechos para poder responder
  2. Escuchar de forma activa
  3. Tiempo para intervenir a nuestro publico
  4. Asentir
  5. Lenguaje corporal positivo
  6. Mantener el contacto visual con la audiencia
  7. Supervisar la relaciones

Es importante en el retorno de información de las instrucciones al personal, que en la plantilla, además de las preguntas, debemos anotar toda la información de retorno que hayamos recopilado de nuestro personal, no dejando nada sin pasar, con el objetivo de dar respuesta a todo en la siguiente reunión.

La información de retorno recibida para el uso de las siguientes reuniones informativas del personal, se debe hacer una lista de reglas básicas sobre lo que se espera y lo que nuestro personal va a recibir de cada una de las sesiones de información, relativas a la transmisión de normas básicas de organización.

En dicha lista pueden aparecer temas más conflictivos que deben ser tratados y solucionados sin evasión alguna. La mayoría de estos temas conflictivos se verán de forma implícita en un principio para más tarde ser explícitos.

Ventajas e Inconvenientes de reuniones periódicas para la transmisión de Normas al personal

La transmisión de normas al personal cuando son periódicas tienen 4 ventajas:

  1. Con la transmisión de normas al personal en las reuniones periódicas se crea una familiaridad entre los asistentes. Cada reunión refuerza la unión y el conocimiento de cada uno de ellos, sirviendo esto para el trabajo diario.
  2. Mayor eficacia, eficacia y espíritu de equipo. Como suele decirse la unión hace la fuerza, por eso son tan importantes la reunión para la transmisión de normas e información, en definitiva para dar las instrucciones al personal.
  3. Mejora la Comprensión de la instrucciones al personal. Está comprobado que la formación en grupos para la transmisión de normas al personal mejora la organización en las tareas a realizar.
  4. Animación. La transmisión de normas al personal y consejos ofrecidos en la reuniones mejora el ánimo de los asistentes, lo que se traduce en una mejor puesta en escena del trabajo a realizar.

Inconvenientes de dar las instrucciones al personal en reuniones periódicas

Al mismo tiempo se presentan también, una serie de inconvenientes en la transmisión de normas al personal cuando las reuniones son periódicas:

  1. Exceso de familiaridad entre los asistentes. Puede llevarles al aburrimiento y deterioro general de las normas en el trabajo diario.
  2. Repetición de la información puede producir una reducción en el impacto, las instrucciones al personal contratado «cansa»,
  3. Cansancio por la reuniones periódicas y por la repetición de instrucciones al personal.

Reuniones para la transmisión de normas al personal contratado

Realizar reuniones informativas relativas a las normas e instrucciones de cada uno de los puestos a realizar son de máxima importancia porque de ellas va a depender la buena realización de las funciones. La transmisión de normas al personal se dan en las reuniones realizadas cada mañana, al comienzo de la jornada laboral con la intención de formar en la primera reunión y así recordar y valorar en las siguientes.

No debemos bajar la guardia ante los rumores o imprevisto y estás informado de cada uno de las situaciones de nuestros empleados, nos van a ayudar a conocerlos mejor y poder preocuparnos por ellos cada día. La motivación es básica en toda relación laboral, pero en labores relacionadas con públicos no se puede tener empleados desmotivados.

Y por último, para conseguir el éxito en el evento debemos hacerlos partícipe del evento. Solo así se sentirán dentro de él y actuarán con coherencia.

Personal necesario para contratar

Ya hechas las contrataciones de logística y catering y antes de comenzar a capacitar al personal debemos como organizadores del evento definir cuáles son los puestos de trabajo y el número de personas necesario para cubrir cada uno de ellos. Hay casos donde el personal temporal va a necesitarse antes de comenzar el evento.

Los puestos más frecuentes son:

  1. Recepción y orientación de asistentes.
  2. Inscripción y acreditación: Muchas veces se entregan antes del comienzo para evitar atascos el primer día.
  3. Coordinación de las actividades.

A tener en cuenta en la transmisión de Normas al personal

A la hora de la formación de personal para el evento es importante que la transmisión de normas sea en dos vertientes: una Individualmente y otra dentro de un equipo de trabajo.

  1. Debemos realizar una o varias reuniones al día previas al comienzo del evento para dejar claro las tareas a realizar y el puesto que ocupará cada uno de ellos. Estas reuniones son de utilidad porque cuanta más información tengan del evento mejor responderán a las consultas de los participantes. Irán más rápido y podrán responder ante cualquier imprevisto.
  2. Para la transmisión de normas se creará un manual de instrucciones para que previamente lo tenga cada uno de los trabajadores del evento con la finalidad de poner puntos en común en las reuniones y resolver dudas.
  3. Mostrarles todos los espacios que se van utilizar en el evento, incluidos los baños, ya que es una de las preguntas más frecuentes en un evento.
  4. En las reuniones para la transmisión de normas debemos utilizar los role-play, muy útiles para que el personal sepa desenvolverse en cualquier situación, además de practicar cuestiones previas al evento, como los horarios de las actividades y ponencias, contestar preguntas relacionadas con el programa o cronograma, conocer la ubicación de la Sede, etc
  5. En la transmisión de normas al personal debemos dejarles claro el tratamiento de los asistentes, ya que no están obligados a conocer el protocolo, pero nosotros si lo estamos.
  6. En la transmisión de normas hay que fomentar el trabajo en equipo, para coordinar momentos claves como el inicio, donde aparece mucha gente y nosotros como organizadores no podemos estar en todos los sitios a la vez.
  7. y por último dejarles claro desde el principio, desde el primer momento de la transmisión de normas la importancia de la cadena de mando en cada una de las áreas de organización.

Para que nuestro Personal responda a la transmisión de normas, a nuestras instrucciones, debemos motivarlos en todo momento. La transmisión de normas llenas de motivación.

Organización de los Recursos Humanos y 4 Tipos de Contrato

contratos y organización de los recursos humanos

En la gestión de eventos sociales la organización de los Recursos Humanos, RRHH, consiste en estructurar cada uno de los roles que desempeñan las personas en nuestro evento. Ten en cuenta que No es tarea fácil organizar la realización de tareas y asignar a cada persona asignada.contratos y organización de los recursos humanos

Cuáles son los recursos humanos de una empresa 

¿Qué son los recursos humanos?, concepto y significado de Recursos Humanos (RRHH). Se conoce con el nombre de RRHH al conjunto de personas, a una organización para desarrollar las actividades a realizar. Por lo tanto los elegidos deben aportar sus conocimientos teóricos y prácticos sobre el tema a través de un currículo bien elaborado.

Junto con los recursos materiales y económicos los recursos humanos forman todo lo que la organización del evento necesita.

Además en la organización del evento para calcular cuánta gente necesitaremos para llevarlo acabo no hay una fórmula ideal, porque cada uno de las personas que van a participar son únicas.

En la organización de los recursos humanos se tienen en cuenta diferentes variables como el número de asistentes, despliegue de medios, envergadura del evento, etc..

Organización de los recursos humanos

En la organización de los recursos humanos y para organizar todo el personal humano necesario en la celebración de un evento son necesarios varias figuras representativas como son: organizador y el coordinador,  ahora los veremos las funciones de cada uno.

El organizador del evento 

Como figura principal aparece el organizador del evento, que puede ser un emprendedor, un contacto con el orador principal, una asociación, un profesional con una idea, etc.

El organizador tiene que tener capacidad de motivar al equipo y delegar las tareas a realizar. De esto va a depender si vamos a necesitar más o menos gente para el evento.

Durante el pre-evento hay figuras que vamos a necesitarlas, bien contratándolas directamente o como proveedores. Además hay que distribuir muy bien las tareas a realizar entre los diferentes coordinadores: administrativas, logística, servicios, etc.

 El Coordinador en la organización de los recursos humanos

Llegados a la planificación del evento el coordinador del evento o líder va a tener que encargarse de:

  • Las tareas que debemos realizar en esta etapa y la planificación de cada una de ellas.
  • Primeramente realizar el  programa del evento,
  • A continuación ajustar el primer presupuesto.
  • Empezar a seleccionar Sedes para el evento.
  • Empezar con la disposiciones de los participantes.

Las tareas de organización de los recursos humanos pueden realizarse por una o varias personas, dependerá de la experiencia de cada una de ellas y el grado de organización que lleve.

Conforme nos acerquemos al evento las tareas se van a intensificar y habrá que delegar en otros Coordinadores, sobre todo si el número de asistentes es muy elevado.

Organización de los recursos humanos en dos etapas: etapa pre-evento y evento

En la organización de los recursos humanos antes del evento, es decir en el pre-evento se necesita organiza a:

  1. Los patrocinadores, hay que analizar a los que más nos convienen para el evento y descartar los que no interese según tipo de evento.
  2. Envíos de material y realizar seguimiento que todo ha llegado correctamente.
  3. Inscripciones: seleccionar fechas, forma de pago y realizar un seguimiento a todo.
  4. Realizar el programa, cronograma del acto, envío de invitaciones.
  5. Tesorería: fijar presupuesto, estar pendiente de gastos e ingresos.
  6. Por último proveedores, prensa, promoción y difusión. Para una correcta organización de los recursos humanos la selección del personal será en función del evento y el número de aviso de asistentes.

Durante el evento necesitaremos tener más personal contratado para llevar a cabo nuestras acciones de organización de los recursos humanos:

  1. Necesitamos personal para realizar la elección del lugar
  2. Para la entrega de acreditaciones
  3. Encargados de seguridad
  4. Especialistas en sonido e iluminación
  5. Personal del catering
  6. Los orientadores del acto
  7. y los asistentes de sala.

Es importante ser conscientes que no podemos realizar todo el evento solo por muy buenos organizadores de recursos humanos que seamos. En el tema de la organización de los recursos humanos, la elección del personal que va a trabajar con nosotros es esencial, una selección adecuada para el evento a desarrollar necesitaremos más o menos personal.

Funciones del Coordinador General en la organización de los recursos humanos

Es el máximo responsable en el evento que va hacer posible que se cumplan los objetivos y se lleven a cabo las metas marcadas con la organización de los recursos humanos. Además administra todo lo relacionado con el acto y realiza la ejecución del mismo.

  1. Función general en la organización de los recursos humanos
  2. Dirigir y supervisar a todos los coordinadores de cada área, así como al grupo que trabaja con él, que debe cumplir con su obligaciones establecidas.
  3. Debe estar informado de todo lo que refiera al evento y conocer los detalles.
  4. Aspectos a tener en cuenta: primero a tener en cuenta es la Audiencia que acude al evento, alojamiento de nuestros invitados, Características del lugar del evento, día de celebración del evento y horario de actividades, programa completo del evento.
  5. Resultados sobre anteriores eventos.
  6. Infraestructura para llevar a cabo el evento.
  7. Contratación de los servicios necesarios.
  8. Metas a llevar a cabo en la organización de los recursos humanos.

Funciones de los coordinadores en la organización de los recursos humanos

  1. Especialmente relevante es buscar y nombrar a los miembros del comité organizador
  2. Ponerle nombre al evento desarrollar bajo un lema
  3. Definir los objetivos y la meta a alcanzar
  4. Establecer políticas a llevar a cabo en el evento
  5. Llevar a cabo la planificación, organización y control del evento
  6. Llevar a cabo la contratación de empresas y expertos en la gestión de eventos
  7. Buscar proveedores y clientes para posteriormente cerrar el contrato con ellos
  8. Comprobar precios de servicios y productos
  9. Realizar las posibles visitas a las sedes escogidas-elegir métodos devaluación
  10. Crear un presupuesto para el evento y encontrar patrocinadores
  11. Crear estrategias de comunicación
  12. Colaborar junto con la agencia de la campaña publicitaria y elegir medios de comunicación
  13. Crear los sistemas de registros e información
  14. Vigilar los sistemas de seguridad y alimentación
  15. Definir el orden de prelación de las autoridades asistentes al acto
  16. Crear programas de trabajo para el evento
  17. Para finalizar con la selección de menús y servicios para el evento

Organización de los Recursos humanos por Área

El plan de organización y recursos humanos de una empresa en 6 área, así es cómo se elabora un plan de recursos humanos

  1. Área técnica. Dentro de este departamento vamos a crear el tema del evento desarrollar, crear el reglamento para las ponencias, invitar a los ponentes al acto además de tenerlos atendidos en todo momento, informar a los asistentes sobre los aspectos técnicos del evento, entre otras. En resumen serán los encargados de toda la organización técnica del evento.
  2. El área administrativa. Se van a encargar de todos los aspectos administrativos del acto como la obtención de permisos, seguros, contratación, hospedaje, catering, elaborar convocatoria, entre otras.
  3. Área de Comercialización y Difusión. Aquí vamos a encontrar la promoción, publicidad, medios de comunicación, ruedas de prensa, entrevistas con los medios, entre otras.
  4. Dentro del área de operacionesla logística, distribución y catering, materiales, servicio médico, entre otras.
  5. El área de información y relaciones públicas es la que se va a encargar de recoger la memoria del evento, invitaciones, ubicación asistente, etc.
  6. Y área de finanzas, es la que se encargará del presupuesto, gastos, ingresos, etc.

Organización de los recursos humanos por Comisiones

¿Cuáles son los tipos de recursos humanos que existen?, el número de personas a contratar en un evento y la tipología de cada uno de ellos va a depender de la envergadura del evento, y del tipo de evento. Pero hay factores comunes para ellos partiendo de las condiciones de trabajo creadas en la fase de pre-evento.

El coordinador general va a distribuir el trabajo en omisiones encargadas de cada uno de los aspectos:

La comisión de logística se encarga

¿Cuáles son las funciones de un departamento de logística?, logística qué es y para qué sirve, la comisión de logística en la organización de los recursos humanos se encarga:

  1. Transporte. Dentro de este apartado vamos a necesitar:  conductores pero tanto de coches como de autobuses para el traslado de los invitados.
  2. Alojamiento: hoteles para los invitados.
  3. Alimentación: catering, camareros, restaurante, personal, servicio de limpieza.
  4. Secretaría. Servicios generales.

Comisión de relaciones públicas y protocolo

¿Qué hace un relaciones públicas en la organización de los recursos humanos?, se encargará de la atención a autoridades, del protocolo del evento y de la difusión del evento. Para la comisión de relaciones públicas necesitaremos:

  1. Azafatas
  2. Encargados de RRHH
  3. jefe/a de protocolo,
  4. Encargado de comunicación se encargará de propiciar y mantener relaciones con los medios de comunicación 

Comisión de entretenimiento

En la organización de los recursos humanos la comisión de entretenimiento mediante fiestas, tours, excursiones, todo en relación al ocio y entretenimiento se hará cargo la comisión de entretenimiento.

Tarea de la comisión académica

La comisión académica en la organización de los recursos humanos de la gestión de eventos tienen como función revisar el temario de las ponencias, elaborar las normas para las elaboración de trabajos y metodología de trabajo. Debemos determinar claramente y estar seguros de las funciones de cada uno de las personas contratadas para el evento. Responsabilidades, ubicación dentro del evento y el horario que van a cumplir. La organización de los recursos humanos se tiene que tener presente que la comisión académica debe estar capacitada para cualquier imprevisto o situación de emergencia, en especial en aquellos eventos que van atender a los invitados.

Organización de los recursos humanos por perfiles profesionales necesarios 

Aunque como hemos dicho dependerá la contratación del tipo de evento vamos a encontrar perfiles semejantes y necesarios en la organización de los recursos humanos en la gestión de eventos.

  • Personal de seguridad: se encargan de vigilar las entradas y salidas de las distintas salas que puede tener el evento. Además si existe alguna autoridad que necesite protección se encargan de reforzar la que traiga dicha persona. Debemos crear un plan de seguridad y emergencia por si ocurre cualquier cosa saber cómo actuar, que dependerá en todo momento del evento y personal asistente.
  • Auxiliares de sala: Se encargará de acompañar a cada persona a su asiento sepan dónde ubicarse, controlaran la tranquilidad en sala y si necesitan algo nuestros invitados.
  • Camareros imprescindibles si vamos a ofrecer alimentos en nuestro evento. Se encargan de servir comidas y bebidas a los asistentes del evento.
  • Conductores encargados de transportar a nuestros invitados desde el lugar y llevarlos una vez finalizado el evento
  • Bomberos: deberemos contar con un servicio de bomberos o si se produce.
  • Fotógrafos: deben captar los momentos más importantes del evento para posterior envío a la prensa o guardarlas en el archivo post-evento
  • Carpinteros: es bueno contar con el apoyo de algunos por si ocurre algún percance que puedan solucionar.
  • Servicio médico: obligatorio contar con médico, enfermera y servicio de ambulancia para cubrir las posibles emergencias.
  • Electricistas: Imprescindibles en el acto por la cantidad de recursos técnicos con los que vamos a contar que necesitan de la electricidad.
  • Intérpretes: Si invitamos algún personaje relevante de ámbito internacional, necesitará traducción simultánea.
  • Servicio de limpieza: Un buen servicio de limpieza nos garantiza la higiene en cada uno de los espacios.
  • Promotoras: A la hora de promocionar el evento debemos contratar algunas personas encargadas de dicha tarea.
  • Guía de turismo: Si realizamos visitas guiadas como actividad complementaria al evento.
  • Recepcionistas: Importantísimo un buen punto de información con personal de recepción.
  • Técnicos de audio e informáticos: Se debe contar con especialistas de dicha índole para el mantenimiento del material de audio y ordenadores, o la red wifi.
  • Supervisores de cada una de las áreas.
  • Personal para entretenimiento, para los descansos que se realicen en el evento.

Es de vital importancia a la hora de la contratación, fijarse en las experiencias del personaje porque de ella se valdrán para salir adelante sin nuestra ayuda.

Tipo de Contratación para el personal del evento

A partir del año 2014 en España se redujeron los contratos a cuatro modalidades:

  1. Indefinidos
  2. Temporales
  3. Formación y aprendizaje
  4. Prácticas.

El Personal que va a trabaja en nuestro evento debe estar dado de alta en la SS. recordemos que una característica de los eventos es la temporalidad, es decir tiene una duración en el tiempo, por esta razón el contrato a este tipo de personas sería la modalidad temporal.

Ofertas de empleo Recursos Humanos

Contrato de modalidad temporal en la organización de los recursos humanos

¿Qué es un contrato temporal? el contrato temporal es todo aquel que se caracteriza porque tiene un comienzo y fin en el tiempo, nos encontramos con 3 tipos de contratos temporal:

  1. Los contratos eventuales por necesidades de la producción.
  2. Contratos eventuales por obra y servicio determinado.
  3. Y el Contrato de interinidad.

Qué es un contrato eventual en la organización de los recursos humanos

Qué significa contrato temporal, significa que hay circunstancias especiales en la empresa, contrato eventual por circunstancias de producción para atender las circunstancias del mercado, acumulación de tareas o exceso de pedidos, aun tratándose de la actividad normal de la empresa. En él deben mencionarse la causa que lo justifica, el carácter de la contratación, tiempo de vigencia y trabajo desarrollar. Debe realizarse por escrito para los casos en que la duración vaya ser mayor de cuatro semanas y en los casos que se trabaje a tiempo parcial.

¿Cuánto tiempo se puede estar con un contrato eventual? Un contrato eventual puede tener un duración máxima de 6 meses dentro de un periodo de 12 meses, aunque puede modificarse según los convenios colectivos sectoriales, según

  • La duración máxima del contrato
  • El periodo dentro del cual puede celebrarse
  • Ambas cosas.

En cualquier caso, un contrato eventual no pueden superar los 18 meses, es decir que no se puede ser contratado eventual más de 18 meses.

Los contratos eventuales pueden prorrogarse siempre que las dos partes estén de acuerdo, y por una única vez, sin que exceda de la duración máxima. Se extinguirá por la expiración del tiempo convenido. Si se trabaja por tiempo inferior se entenderá prorrogados hasta alcanzar la duración máxima. Una vez finalizado el contrato, el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización correspondiente a la parte proporcional de la cantidad que resulta a abonar nueve días de salario por año. A partir del 1 de enero de 2015 la cuantía se calcula por 12 días de salario.

Contrato de Obra y Servicio Determinado

El contrato de Obra y Servicio Determinado es el que tiene como finalidad realizar una obra o un servicio con autonomía y sustantividad dentro de la actividad de la empresa. La ejecución de la obra o el servicio es limitada en el tiempo, sin concretar la duración, la cual no puede exceder de los 3 años.

Dependiendo del convenio se podrá aplicar o no este tipo de contrato. Puede aplicarse tanto a tiempo parcial como completo, y el contrato tendrá vigencia mientras dure la obra o el servicio. Si se fijara una fecha de finalización del contrato será meramente orientativa, sin superar los tres años máximos establecidos. Transcurrido este plazo el trabajador pasa a ser fijo en la empresa.

Todo lo anterior debe formalizarse por escrito, especificando: Carácter de contratación, identificar la obra o el servicio determinado, duración del contrato y trabajo a realizar.

La extinción del mismo se produce cuando finalice la obra o el servicio. Si la duración es superior a un año el empresario está obligado a informar de la finalización al empleado con 15 días de antelación. Si no cumple con este tipo de aviso el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización por el plazo incumplido. O bien finaliza la obra y el trabajador sigue prestando sus servicios, el contrato se prorroga por tiempo indefinido.

Al finalizar el contrato de Obra y Servicio determinado el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización de 9 días por año de trabajo, 12 a partir del 1 de enero de 2015. Éste tipo de contrato es quizá el más habitual entre el personal contratado para un evento por sus peculiaridades.

¿El contrato de Interinidad qué es?

El contrato de Interinidad es el que cubre el puesto de trabajo de un trabajador, con derecho a reserva del mismo, de forma temporal durante el proceso que dure la reserva, o por selección de personal.

Se formalizará por escrito especificando con precisión el carácter de la interinidad, identificar al trabajador sustituido y con derecho a reserva del puesto, causa de la sustitución, puesto de trabajo, duración y trabajo a desarrollar.

Duración del contrato de Interinidad

  • contrato de interinidad por sustitución: mientras dure la misma.
  • Promoción o selección: 3 meses.

Contrato de interinidad, contrato de modalidad jornada completa excepto:

  • Si el trabajador que sustituimos está a jornada parcial. – puesto de trabajo que se va a realizar a tiempo parcial.
  • Contrato para completar la jornada reducida de un trabajador.

En la organización de los recursos humanos las tres modalidades serviría para contratar al personal de nuestro evento, dependiendo de las características del puesto a cubrir

Contratación de Logística y Catering para Eventos Sociales

Contratación de logística y catering

Contratación de logística y catering social, aspectos importantes en la contratación de eventos sociales son la logística y transporte, pero sabes qué es la logística y el transporte para eventos empresariales, sabes qué significa logística de eventos. Antes de contratar servicios para eventos sociales como son los servicios de logística y transportes, debes saber que la logística en eventos es definida como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución.

¿Qué es la logística en una empresa? y ¿qué es la logística de eventos?, la logística es clave en la cadena de producción y suministro de cualquier empresa. La logística en la organización de eventos: la definición de logística para eventos recoge todo lo relacionado con el almacenamiento de los productos que vamos a recibir por parte de los proveedores. En la logística de catering se tiene en cuenta el volumen, que no es lo mismo la logística de banquetes y un contrato de servicio de banquetes a la contratación logística de un pequeño bar. Un buen almacén para recibirlos o sala adicional es necesario en cualquier lugar de celebración.

Cómo organizar un evento empresarial teniendo en cuenta los diferentes tipos de logística, las responsabilidades del director de operaciones, los factores interrelacionados y la contratación de logística y catering y demás contratos, en definitiva el contrato para eventos sociales. Sin olvidar normas de protocolo e imagen corporativa. 

Contratación de Logística y Catering los tipos de logística

Qué es logística de eventos y tipos de logística y transporte en eventos: Nos encontramos con tres tipos de logística y transporte en la planificación de eventos, es decir, una logística de envíos desde el inicio de la gestión de aprovisionamiento, distribución, y  producción.

El formato de logística para eventos: de aprovisionamiento, de distribución y de producción.

Logística de aprovisionamiento 

¿Qué es la logística de aprovisionamiento?, es el conjunto de actividades cuya finalidad es llevar a cabo la entrega de productos seleccionados anteriormente por la empresa. La cadena logística en eventos implica la gestión del transporte, logística de almacenamiento y distribución, red de proveedores, fecha de entrega, sistemas de información. 

La logística de aprovisionamiento es una actividad clave en la cadena de suministro, relacionada con las materias primas, con productos semi-acabados, la logística de aprovisionamiento se encarga de optimizar el pedido, como decíamos, contar con la cantidad necesaria para cubrir el pedido es imprescindible tenerlo siempre presente.

Transporte logística y distribución

Logística y transporte de mercancías. Son actividades que tienen como finalidad llevar a cabo las entregas solicitadas por el organizador de eventos, en este caso el transporte catering, en las mejores condiciones posibles. Por ello debemos ser selectivos a la hora de contratar empresas de logística y transporte. Tanto si son transporte y logística internacional terrestre como si son logística transporte marítimo o logística de transporte aéreo, siempres debemos contar con las mejores empresas de logística de eventos.

Almacenaje logística y distribución. Por supuesto debemos garantizar la buena distribución del producto, sin coste adicional alguno para el organizador del evento.

Logística de producción

¿Qué es la logística de abastecimiento?. La producción va asegurar la disposición de las entregas deseadas por el organizador del evento y las cantidades deseadas. Implica y garantizan las mejores condiciones de relación calidad-precio. En la logística de producción tenemos que tener especial atención al análisis de riesgo, es decir, que se deben estudiar y analizar las posibilidades y las consecuencias que causaría cada factor de riesgo en la cadena de suministro de nuestro proyecto.
El contrato de servicios de logística en eventos recoge cada una de las partes, igual que otro tipo de contacto. Pero cada una de ellas tendrá unas obligaciones y derechos diferentes.

Los demás detalles del contrato debe favorecer las dos partes, tanto proveedores de servicio como receptores de los mismos.

Responsabilidades y deberes del operador logístico de la contratación de logística y catering

¿Qué es un operario logístico?, ¿cuáles son las funciones de un operador logístico?. En una empresa de logística de eventos, los requisitos del operador logístico es llevar a cabo las seis funciones siguientes:

  1. El tipo de transporte ha utilizar como canal de producto
  2. Controlar y verificar la carga y mercancía.
  3. El embalaje de la mercancía.
  4. Los medios de transporte.
  5. La gestión de seguros
  6. Y por último preparar la documentación necesaria para la importación y exportación.

El cliente también cuenta con una serie de obligaciones en la contratación de logística y catering.

  1. Debe especificar los servicios de forma clara y sencilla, así se evitaran las confusiones.
  2. Abonará la cantidad pactada en el contrato
  3. La entrega es importante que esté a disposición del operador a tiempo.

5 Factores interrelacionados en la logística de eventos empresariales

Cómo hacer la logística de un evento: en la organización y logística de eventos analizamos el proceso de logística a partir de la realización del pedido, un servicio de catering para eventos empresariales, en dicha planificación logística aparecen varios factores que están interrelacionados. 

La Demanda en la logística para un evento

Relaciona y unifica aspectos físicos dentro de una empresa u organización.

Engloba:

  1. Primeramente a los productos que se van a vender en el mercado,
  2. posteriormente la elaboración de los pedidos,
  3. para finalizar con las fechas de entrega de la carga y las valoraciones personales.

La planificación de las producciones

¿Cómo hacer una planificación de la producción?. Forma parte del desempeño y la operatividad de un negocio y se realiza con mayor o menos frecuencia dependiendo del nivel de innovación que se maneje. Se realizar con la finalidad de obtener mejores resultados en la cantidad de productos que se quieren producir en un periodo de tiempo concreto, para diagnosticar las necesidades.

Engloba:

  1. Mano de obra a necesitar
  2. Materias primas a utilizar,
  3. Maquinaria y personal logistico para eventos.

El inicio de esta etapa lo va a fijar el mercado y las necesidades, es decir, la estimación de las cantidades que vamos a necesitar para cubrir la demanda en un tiempo concreto.

Distribución logística de un evento social

Distribución es la acción y efecto de distribuir, de entregar una mercancía. Es un grupo de personas que se van a encargar de repartir o distribuir el producto fabricado.

Engloba:

  1. Analizar el medio de transporte utilizado en función del tipo de producto.
  2. Las características del transporte para hacer la entrega de forma rápida y en óptimas condiciones.

En este apartado hay que valorar la importancia de los factores de logística y catering, porque si realizamos en buenas condiciones la entrega, nuestro cliente estará satisfecho y nos llevará a un mayor número de clientes.

Aprovisionamiento logística y transporte

¿Qué es el aprovisionamiento de una empresa?. Recoge el inventario de lo que la empresa va a realizar periódicamente. Engloba: Ventas de los productos o servicios al mejor postor.

Cuando realizamos los pedidos nos interesa suministrar los productos a empresas organizaciones con repercusión y éxito.

Inventarios en la logística y transporte

Nos sirve para llevar un registro de la mercancía que tenemos en la empresa o almacenes. Se realiza mediante un listado de productos disponibles para el consumo y los que no, enumerando cantidades de cada uno. En él se registra también los productos que se han vendido.

En la actualidad se realiza mediante unos registros informáticos con programas, tipo excel, aunque existen lugares que continúan realizando de forma manual..

Cómo hacer un contrato de servicios de eventos: contratación de Logística y Catering

Contratos de logística y transporte. Para sellar la contratación de los servicios de logística y catering con las empresas seleccionadas hay que hacer un contrato al igual que con el resto de servicios contratados. 

Ejemplo de modelo de contrato para la contratación de logística y catering

Un modelo de contrato para organizar eventos, un modelo de contrato de celebración, un contrato para eventos y banquetes, lo que vendría a ser un modelo de contrato de producción de eventos podría constar de:

  • El nombre de los contratos puede ser: Contrato de logística y contrato catering o bien servicios de logística y catering. Tiene como objetivo regular las relaciones entre las empresas que ofrecen estos servicios y sus posibles clientes.
  • Incluyen desde servicios de carácter general, como el transporte (alquiler de coches, bus, etc.), la logística de catering incluye la distribución de mercancías, almacenamiento y entrega posterior de los mismos.
  • El modelo de contrato de servicios logísticos también recoge otro tipo de servicios adicionales, como el marcado de precios, el etiquetaje, cobros y facturación, etc.
  • Cláusulas del contrato de servicios logísticos de eventos: El contrato de logística debe recoger unas cláusulas referidas principalmente a las reclamaciones que se pueden generar de esos servicios, los propios servicios, las tarifas de los proveedores y el derecho de propiedad de productos.

¿Qué es el contrato del catering?

El contrato de servicio de catering es un documento donde se establecen las expectativas de servicio entre un proveedor de alimentos o proveedores catering y un cliente determinado. Es un texto legal y obligatorio en cualquier contrato de catering sencillo . Debe estar bien redactado fijando en él las obligaciones, los plazos de entrega y pago del servicio. Es de vital importancia respetar las fechas de entrega y el plazo para el pago.

Hoy en día resulta normal que dentro la actividad económica de la empresa, se presenten situaciones en las que los clientes tengan deudas que no puedan ser canceladas, en por eso que algunas empresas contratan a otra para que se encargue del cobro de esas cuentas por cobrar a clientes, este proceso se conoce como contrato de factoring.

Qué es el número de registro sanitario de la contratación de logística y catering

Las empresas de catering tienen que contar con un número sanitario como registro empresas alimentarias. Éste número es el permiso que les otorga el Estado dando seguridad que la empresa cumple la normativa. Si no cuenta con éste número será responsabilidad del organizador del evento los posibles daños o perjuicios que con lleva dicha alimentación, no los proveedores de catering. Tiene que ser específico para la actividad de catering, ya que si expone un número perteneciente a otra actividad, estaríamos cometiendo fraude.

Códigos registro sanitario

La fórmula que tenemos como organizadores es muy fácil, sólo hay que comprobar los siguientes códigos:

  • El código 26.051501CC. Perteneciente a la fabricación o elaboración o transformación de comidas preparadas. (Registro sanitario catering). Código permitido para realizar el servicio de catering.10.182261CC. Almacenamiento de productos cárnicos. En cambio este código No está permitido, relacionado con el sector pero no válido.
  • La empresa de catering debe además tener contrato en vigor y alta en la Seguridad Social de las persona asignadas al servicio y un seguro de responsabilidad civil.Como organizadores no podemos permitirnos ningún error legal de cada una de las empresas que vayan a colaborar con el mismo, por ello, debemos solicitar a la empresa de catering los documentos de cotización TC2 de la seguridad social de las personas que vayan a participar en nuestro evento. Debemos tener en cuenta que se ocurre algo en el lugar de celebración y el trabajador no cuenta con su alta en la SS el responsable es el organizador del mismo ya que no existe vinculación legal con la empresa del evento.
  • Seguro de responsabilidad civil: Disponer de un seguro de R.C. para actividades de elaboración y suministro de comidas preparadas y servicios de catering, donde se estipulan unas cantidades que cubran los servicios que prestan. Si la empresa de catering no lo tiene pone en evidencia su profesionalidad y además nos traslada a nosotros, como organizadores, todos los riesgos del servicio.

¿Qué es el catering de un evento?

Qué significa catering para eventos: catering definición, llamamos catering a un servicio colectivo de alimentación que aprovisiona comida y bebida en eventos de todo tipo, ya sea institucionales o privados, a cambio de un pago determinado en el contrato.Suele darse en varios niveles como hemos visto en la definición, ya sea en ámbitos privados. Catering para fiestas, catering cumpleaños, catering bodas, catering bautizo, cumpleaños, aniversarios, etc.) o bien, en actos institucionales, catering empresarial, catering eventos corporativos,o catering para colegios. Se puede decir que en cualquier tipo de celebración se puede contratar logística de catering.

En otros casos es el mismo lugar de celebración el que ofrece este servicio al alquilar sus instalaciones, pero en la mayoría de los eventos son empresas privadas especializadas en el sector las que elaboran y trasladan a los cocineros para elaborar los menús. Qué incluye el servicio de catering, qué ofrece un servicio de catering, el servicio de catering para eventos empresariales puede incluir todo lo que en la contratación de logística y catering se haya especificado que generalmente suele incluir:

  • Comida para eventos  
  • Bebida
  • Mantelerías
  • Cubiertos
  • Cocineros
  • Camareros
  • Personal de limpieza.

Claves para el mejor servicio en la Contratación de Logística y Catering

  1. Debemos solicitar los permisos correspondientes al proveedor de nuestra empresa de catering ya que el mundo de la alimentación es bastante exigente y no se puede olvidar algo esencial.
  2. Nuestro proveedor tiene que haber contratado un seguro relacionado con la actividad que desarrolla.
  3. Debemos visitar la empresa para observar el proceso de elaboración de los alimentos para eventos y ver las instalaciones.
  4. Probar los platos antes de elegir el menú seleccionado.
  5. Evitar listas de espera. Normalmente, según la época del año, las empresas se encuentran con un gran volumen de trabajo, por esta razón conviene solicitar el servicio de manera anticipada.
  6. Hay que tener claro el tipo de evento a la hora de contratar el catering, ya que es importante el lugar, los asistentes, etc.
  7. Elegir un día entre semana resulta más económico y fácil para tener éxito en el servicio.
  8. En la invitación del evento debemos incluir el menú para que al receptor le resulte más atrayente.
  9. Saber todo lo que incluye el servicio por si debemos llevar algo nosotros.

La celebración del evento es algo único por eso debemos cuidar todos los detalles. La alimentación es algo vital que influye de manera positiva en el evento, por eso debemos seleccionar con esmero la empresa. Para hacer el contrato de comida para eventos, la empresa que se seleccione será la mejor, la que cumpla nuestras expectativas de normas de calidad y por supuesto que tenga todas en regla. Empresa de catering en la provincia de Alicante puedes hacer tu contrato de catering, es fácil encontrar publicidad de catering y eventos.

Contratos de otros medios de apoyo junto a la Contratación de logística y catering

Además de la contratación de logística y catering y una vez elegido y contratado el lugar de celebración y la organización logística de una empresa, debemos contratar por ejemplo artistas para fiestas, es decir, otros servicios de apoyo.

Éstos no los vamos a utilizar durante todo el recorrido del evento, sino que van a ser servicios puntuales. Pueden ser:

Casino para eventos

Para fiestas especiales, bodas, banquetes, eventos corporativos, escenografías para spots publicitarios, cine y servicios a organizadores y productores de eventos.  En la actualidad cuenta con un gran activo de profesionales especializados en el gremio como jefes de mesa, crupieres, azafatas y personal de catering, que le garantizarán el éxito de su evento. Serán los encargados de iniciar fácilmente a los asistentes en las reglas del juego (ruleta, poker, black jack, …) para que puedan unirse rápidamente a la mesa y divertirse.

Famosos en la contratación de logística y catering. Podemos contar con la presencia de algún personaje famoso, ya sea presentador, deportista, cocinero, etc, . Dependiendo del tipo de evento podemos contar con la presencia de uno de ellos con la finalidad de obtener una mayor difusión del acto. Para contratar artistas para eventos podemos hacer dos cosas, contactar con el personaje en cuestión directamente, a través del representante, o bien, a través de agencias especializadas.

Contratación de agencia de publicidad

Para llevar a cabo las diferentes acciones de promoción del evento y publicidad lo mejor es contratar una agencia de publicidad digital para que nos desarrolle una campaña completa de publicidad. En esta debemos incluir publicidad de Google, cuñas de radio, folletos, vallas publicitarias, entrevistas con los organizadores, spots en cines, publicidad televisiva locales de la zona, para la etapa de pre-evento. Además de llevar a cabo la promoción en la zonas de relevancia.

Buscar Patrocinadores Traductor profesional y Servicio Médico

Patrocinadores en la contratación de logística y catering. Los patrocinadores en los eventos generan bastante alivio para un presupuesto que con el paso de las fases del evento se va ajustando. Por que nuestros asistentes si no conocen la lengua no van a enterarse de nada, en especial la traducción inglés español. Es básico contar con un equipo médico adecuado para el evento por si surge alguna emergencia que podamos actuar con la mayor rapidez posible. por ejemplo servicio ambulancia

Qué es y Cómo se hace un Briefing de Marketing | Objetivos SMART

qué es y cómo se hace un briefing de marketing

Este Post trata de qué es y cómo se hace un briefing de marketing, porque el briefing de marketing es un elemento clave y no tan frecuentemente usado como creemos, y que para la cultura del marketing es vital para el planteamiento, lanzamiento y desarrollo de cualquier acción de marketing que se ponga en marcha y que quiera tener éxito. En muchas ocasiones, de una o de varias reuniones, salen ideas o proyectos, que tras media hora de debate se ponen en marcha, improvisando y resolviendo las incidencias sobre la marcha.

¿Qué es el marketing ?

Para saber qué es y cómo se hace un briefing tendremos que saber que el marketing es una herramienta de gestión empresarial, una metodología, que a través de un proceso ayuda a conseguir un objetivo marcado. Entonces, ¿por qué no hacer el briefing de marketing ? Está claro que necesitamos innovar, ser creativos, romper moldes, ser diferentes .. pero no podemos olvidar el “modo“ de hacerlo, porque eso también es marketing. No se puede realizar una obra arquitectónica sin proyecto. ¿verdad? 

Qué es y Cómo se hace un Briefing de Marketing

¿Qué es un Briefing de Marketing?. Un Briefing es un documento claro y conciso y no extenso; viene a ser un resumen escrito sobre el desarrollo, la planificación, medición…de un proyecto, acción, producto, o servicio, en este caso estamos tratando de lo qué es y cómo se hace un briefing de marketing. También podemos hacer un briefing de clientes, un briefing de medios, es decir que hay diferentes tipos de brief, pero eso sí, todos deben adecuarse a las normas y protocolos de empresa

Para comprender qué es y cómo se hace un briefing de marketing: el documento escrito debe responder a las preguntas siguientes:

  1. ¿Qué quiero hacer?, un briefing de marketing, ya sabemos lo qué es y cómo se hace un briefin estamos en ello..
  2. ¿Para qué?, para qué se hace el briefing, pues por ejemplo para lanzar un producto nuevo
  3. ¿Cómo lo voy a hacer?, de qué forma se lanzará el nuevo producto
  4. ¿Cuándo lo voy a lanzar?, último trimestre del 2019
  5. ¿Cuánto me va costar?, presupuesto para la campaña de marketing del nuevo producto, por ejemplo, 3 mil €. O por ejemplo la contratación de provisión y transporte de catering de un evento. 
  6. ¿Qué retorno voy a tener?

Así que ya sabemos qué es un briefing y cómo hacer un briefing de marketing, porque a partir de esta base, los briefings empiezan a tener apellido, a ser más especializados, de este modo existe briefings creativos que tienen que ver con el desarrollo de piezas creativa o artes finales; briefing de medios sirven para definir una planificación de medios, briefing de producto, o bien el briefing de marketing de un evento social, en el cual puedes hacer mención de las tres prácticas de uso en organizar eventos.

Lectura recomendada: Si vas a celebrar un evento

Es una herramienta de planificación necesaria, en el día a día, para cualquier profesional de marketing. Quien realiza el briefing de marketing debe tener sus objetivos bien definidos, porque briefing significa «instrucciones»

Elementos Integrantes de un briefing de marketing

Sabemos qué es y cómo se hace un briefing de marketing, qué preguntas debe responder, pues bien ahora vamos a ver las partes que debe tener un briefing, que al menos debe contener los siguientes puntos o apartados

  •  Contexto/antecedentes. Sirve para contar la situación en la que se surge la idea, si es consecuencia de una situación específica, si es la evolución de otro proyecto, si se debe a circunstancias externas como un cambio de las legislación o si por el contrario es una medida correctiva a una desviación  por ejemplo de las ventas.

En definitiva, concrear datos que ayuden a contextualizar el motivo para lanzar o emprender la acción de marketing en cuestión.

  • El Target en el brief de marketing. Debemos definir el Público objetivo, lo que quiere, lo que requiere un análisis exhaustivo de perfiles para segmentar una muestra que sea receptiva y potenciar así la futura acción.

Debemos recabar información no solo sociodemográfica, sino datos de contacto, hábitos de consumo, satisfacción o valoración. Si disponemos de un CRM genial, sino de los datos que tengamos disponibles; y en última instancia podemos organizar un pequeño cuestionario de recogida de datos para una muestra representativa y si fuera necesario se retrasará el inicio de la acción.

  • Objetivos del briefing de marketing. ¿Qué decir de este punto que no se haya dicho ya?, debemos marcar dos ó tres objetivos como máximo por acción, no más. Éstos deben ser medibles, cuantificables realistas, creíbles. El famoso SMART.
  • Previsiones. Un Briefing debe llevar previsiones detalladas para los objetivos numéricos relacionados con las ventas, ingresos, unidades vendidas de productos, reducción de costes, incremento de clientes…

Hay que marcar una previsión, planificada en el tiempo, para poder ir midiendo y comparando, corrigiendo desviaciones y analizando los incrementos.

  • Acciones. Una vez definidos el contexto, el target, los objetivos y las previsiones, es hora de realizar una descripción detallada de las acciones de marketing que vamos a lanzar. Aquí se describe la parte operativa, los detalles, la parte creativa, el lugar donde se desarrollará…
  • Presupuesto. A veces parece la parte más sencilla pero es necesario buscar al menos tres presupuestos formales a proveedores para cada parte de acción que genere un coste, seleccionando el más competitivo en precio, servicio y calidad.

Los presupuestos deben detallarse por partidas al máximo nivel, para tener todos los detalles del gasto total de la acción.

  • Timing planificación del tiempo para cada acción

Es necesario integrar la acción con el resto de acciones de marketing que la empresa tiene planificadas, por tanto el tiempo en el que se lanza la acción es muy importante. Además sería conveniente tener en cuenta nuestro ciclo de ventas, el comportamiento de nuestros clientes, las acciones de nuestros competidores que podrían eclipsar las nuestras.

Se recomienda hacer una planificación temporal en una hoja de cálculo o algún programa de planificación de proyectos, ya que ayuda mucho que se haga también visualmente, detallado por tareas, coste y responsables.

  • Medición y seguimiento. Parte fundamental de un Briefing y de cualquier acción de marketing, es establecer los indicadores o factores que nos ayudarán a realizar el seguimiento de los objetivos marcados.
  • Información adicional. Cualquier otra información o anexo que sea interesante para entender, contextualizar o detallar las acciones previstas a desarrollar.

Como conclusiones a qué es y como se hace un briefing decir que el Briefing debe ser un elemento cotidiano para todos los profesionales del marketing, no se trata de un simple documento, se trata de implantar una metodología profesional. Un Briefing de marketing es importante porque nos ayudará a ser más eficientes y eficaces; y  no evitará el fracaso pero nos ayudará en la toma de decisiones, en analizar los porqué y en tomar medidas en el futuro.

Objetivos Smart del briefing de Marketing

¿Qué son los objetivos smart marketing?. La palabra SMART es de la lengua inglesa y quiere decir “LISTO o ASTUTO” que nos ayuda a recordar las cinco características que debe tener un objetivo bien planteado. Seguir la regla SMART nos ayuda a establecer nuestros objetivos correctamente y nos permitirá controlar su cumplimiento.

Existen un sin fin de metodologías, pero la de tipo SMART ha cobrado mayor credibilidad y popularidad por sus resultados en los últimos años, según la cual los objetivos deben ser:

Objetivos específicos del briefing. Han de ser lo más concretos posibles para lograr el objetivo: vender 15.550 U del producto “ x» en comercios minoristas de Málaga. Y medibles: es decir, para poder comparar, con la previsión, para poder medir el alcance, analizar posibles desviaciones…

Objetivos Alcanzables. Debe ser un objetivo que con esfuerzo se pueda conseguir, si tu empresa facturada al año 250 mil euros, tal vez no sea alcanzable marcar una reventa de 600 mil euros para el próximo año.

Briefing de marketing con objetivos realistas. Dentro de las posibilidades de la propia empresa. Por ejemplo si en un parque acuático la media de visitantes anuales es de 185 mil visitantes, la capacidad máxima son 500 mil visitantes; tal vez intentar captar 560 mil visitante puede ser ciencia ficción.

Objetivos SMART acotados en el tiempo: Con un plazo de tiempo límite para ser cumplido. No olvidemos que lo primero que realizamos es aquello para lo que tenemos un menor plazo, dejando para después lo menos urgente. En los objetivos recomendamos que siempre haya al menos uno relacionado con retorno económico, porque no olvidemos que el marketing debe general «euros».

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