Protocolo de banquetes y comidas

El protocolo de banquetes y comidS

Al tratar los tipos de protocolo e imagen corporativa hicimos mención como tipo de protocolo número 4 el protocolo de banquetes y comidas. El acto de comer e invitar a comer es una de las manifestaciones culturales más importantes de nuestra sociedad. En la actualidad es importante el protocolo en eventos sociales, que ha de serguir fiel reflejo del protocolo empresarial corporativo

Organizar un banquete, entendido como una comida a la que concurren muchas personas para celebrar algún acontecimiento, con algunas normas de comportamiento a seguir es una descripción general del protocolo de banquetes.

Protocolo de banquetes durante la comida

Durante la comida se ha de seguir unas reglas o protocolo de comportamiento, para compartir la velada agradablemente con el resto de los comensales, sin molestar o incomodar.

Diez normas en protocolo de banquetes

  • Deje que se sienten primero las señoras. Si tiene una señora a su lado, ayúdele a sentarse retirando la silla para facilitar su «entrada » a la mesa, y luego le acerca con cuidado.
  • Usted debe sentarse en el lugar que le habían indicado y en el momento que considere oportuno (después de que todas las señoras ya se han sentado).
  • Hay que sentarse con una postura recta, respecto del respaldo de la silla, sin una rigidez excesiva que no nos permita ni gesticular.
  • Si no desea que le sirvan más cantidad de un plato o bebida, no se pone la mano sobre el plato. Se indica de forma verbal que no desea más.
  • Hay que aptarse al ritmo de la comida y no comer de forma acelerada o ansiosa.
  • Se mastica sin abrir la boca y sin hacer ningún tipo de ruido. Lo mismo a la hora de beber. No sorber haciendo ruido.
  • No se pasa comida entre platos, o se pincha en el plato del otro.
  • Pida siempre las cosas por favor. Recuerde dar las gracias cuando le acercan la salsera o le hacen cualquier favor.
  • Las alabanzas a la comida, el vino o cualquier otro tema deben ser moderadas. Nada de exageraciones que comprometan a los anfitriones.
  • No puede abandonar la mesa salvo por razones de primera necesidad. Si lo hace, pida las excusas pertinentes.
  • La servilleta siempre en el regazo. Nunca en la mano o atada al cuello en plan babero.
  • Hablar con un tono moderado y evitar las voces. No se habla de extremo a extremo de la mesa, con otro invitado, levantando la voz. Debe esperar a la tertulia posterior. Hable sólo con los más cercanos a usted.

Conductas prohibidas durante la comida

  • Nada de móviles, o cualquier otro sistema electrónico de avisos y/o mensajes sobre la mesa. Tampoco debería tenerse encendido aunque fuera en el bolsillo.
  • Los codos no se ponen en la mesa; sólo se permite apoyar los antebrazos.
  • No se cruza el brazo por delante de un comensal para alcanzar la sal, una salsera o cualquier otro elemento. Se debe pedir que nos lo acerquen.
  • No se habla con la boca llena.
  • No se habla o gesticula con los cubiertos en la mano.
  • La comida pinchada o depositada en un cubierto se come, no se deja en él mientras hablamos, escuchamos o miramos.
  • En la mesa queda prohibido retocarse el maquillaje, rascarse la nariz y cualquier otro gesto poco ortodoxo.

En caso de duda, preguntar o bien observar el comportamiento de otros comensales.

Organización y Protocolo de banquetes

Para organizar un evento se necesitan unos requisitos habituales en la organización , y dependiendo del tipo de evento y lugares de celebración se necesitará o no contratar logística y catering, organizar y contratar los recursos humanos y por supuesto una correcta transmisión de normas al personal contratado.

El banquete consiste en un tipo de evento celebrado para actos privados y particulares principalmente, destinado a una celebración por algún motivo de índole particular. Un buen lugar para celebrar un banquete puede ser en un hotel o restaurante, donde el maître o jefe de sala es el que se encarga de acompañar a los invitados de honor a su sitio.

Elegir el lugar donde se va a celebrar el banquete y colocación de los invitados

Por ejemplo el protocolo en bodas no cubre el acompañar a todos los invitados, ya que suelen estar precedido de un cóctel o tienen una hora de comienzo estipulado y suelen llegar todos los comensales prácticamente la vez.

El lugar de colocación de los invitados, en este tipo de evento, y siguiendo con el ejemplo del protocolo de bodas, colocar a los invitados en los banquetes viene decidido de antemano por los propios organizadores del mismo, e indicando a los comensales mediante tarjetas o planos de mesa.

Su celebración suele tener lugar la tarde anterior al último día de sesiones, en un lugar que permite ofrecer algún tipo de espectáculo o baile. En el protocolo en banquetes es muy importante contar de antemano con el listado de personalidades que asistirán a la misma para preparar la distribución de las mesas según la normativa protocolaria.

La preparación de este servicio implica la elección del menú y vinos, el montaje de mesas y colocación de los comensales, tratamiento de la mesa de presidencia, ornamentación de sala y mesas, necesidades de megafonía, invitaciones, tipo de vestimenta, etc..Por lo tanto, desde el punto de vista de un profesional de este tipo de protocolo, si queremos organizar un banquete tendremos que aplicar correctamente las normas de protocolo en banquetes.

El protocolo en banquetes debe tener presente que el servicio de restauración no solo cumple con el papel de alimentar a los asistentes sino que puede ser en ocasiones una herramienta para cumplir otros fines de la relación, como por ejemplo, proporcionar el marco y la oportunidad para la relaciones interpersonales y de socializaciónl, para continuar el debate de las salas de manera informal y más distendida, reforzar los lazos de colaboración y trabajo de equipo, etc

Protocolo empresarial e Imagen corporativa.

protocolo empresarial

Las empresas invierten en grandes cantidades de dinero en mejorar o posicionar su imagen, publicidad, relaciones públicas y comunicación. El protocolo empresarial es un aspecto clave en la gestión y ayuda para transmitir una mejor imagen. A Comunicar efectivamente lo que se quiere comunicar y a desarrollar actos de forma excelente, a través de la imagen y protocolo.

¿Cómo se define el protocolo empresarial?. En el mundo empresarial es importante considerarlo como una herramienta muy útil para mejorar la imagen de nuestra empresa, de las personas que están integradas dentro de la misma y para cuidar todos los detalles que ayudarán a marcar un elemento diferenciador frente a la competencia.

Cada vez más, la empresa compiten en un mundo donde los precios y los productos, no son elementos diferenciadores frente a nuestros competidores. Entonces, ¿qué se debe hacer para captar la atención?, sin duda alguna, ofrecer un buen servicio y una atención excelente para satisfacer al cliente o bien a la persona con la que se está tratando y que los empleados transmitan la imagen que, por estrategia, la empresa ha decidido, ayudando así a posicionar a la empresa como diferente.

Objetivos del protocolo empresarial y comunicación corporativa

Tipos de protocolo, ¿qué es y para qué sirve el protocolo?, son normas de cortesía básicas que debes conocer. Debes saber para qué sirven:

  • Argumentar las ventajas de la existencia y cumplimiento de normas de protocolo social y ceremonial en la celebración de actos.
  • Identificar las normas y usos habituales que gozan determinados cargos dentro del protocolo institucional y ceremonial en el ámbito nacional e internacional.
  • Reconocer los aspectos clave de la imagen personal en los componentes verbales y corporales de la comunicación y en las presentaciones.

Relaciones entre protocolo empresarial e imagen corporativa

El protocolo empresarial una eficaz herramienta para transmitir una buena imagen de cualquier tipo de empresa, grande o pequeña, o de cualquier sector. Las empresas invierten grandes cantidades de dinero en mejorar o posicionar su imagen, publicidad, relaciones públicas y comunicación. El protocolo gestiona y ayuda a transmitir una mejor imagen, a comunicar lo que se quiere comunicar, a desarrollar actos de forma excelente.

En el mundo empresarial hay que lograr que se deje de lado la anterior visión que había del protocolo, para considerarlo, principalmente, como herramienta muy útil para mejorar la imagen de nuestra empresa, de las personas que están integradas y para cuidar todos los detalles que nos ayudarán a marcar un elemento diferenciador frente a cualquier competencia.

Cada vez más las empresas compiten en un mundo donde los precios y los productos, no son elementos diferenciadores frente a nuestros competidores. ¿Entonces qué debemos hacer? creo que la respuesta es ofrecer un buen servicio y una maravillosa atención, que las personas que forman la empresa, transmitan la imagen que por estrategia, la empresa ha decidido comunicar y todo ello se convierte en un elemento que ayudar a posicionar a la empresa como diferente.

A continuación nos centraremos en los siguientes epígrafes de protocolo de empresas:

  • Naturaleza del protocolo empresarial
  • Manual del protocolo de la empresa
  • Comunicación corporativa

Naturaleza del protocolo empresarial

Actualmente avanzamos hacia una sociedad de servicios cuyo eje principal son las relaciones humanas y la comunicación. Pero la automatización y la informatización de todos los sistemas dentro de las empresas, la deshumanización de la relaciones sociales que han supuesto el uso de teléfonos móviles, Internet, el fax, los correo electrónicos… en detrimento de un contacto personal y estrecho entre las personas a hecho que, cuando éste se produce, vayamos a ser evaluados de manera mucho más crítica. Nuestro interlocutor esperará lo mejor de nosotros debido a la excepcionalidad del momento. Por ello, el conocimiento de unas normas básicas de educación y de cortesía empresarial están siendo valorado más que nunca.

¿Cuál es la importancia de los protocolos?

Y ¿cuál es la importancia del protocolo empresarial, en particular?. La importancia del protocolo en el ámbito empresarial radica en que cuanto mejor conozcamos las técnicas de organización de actos dentro de la empresa, unos determinados códigos de conducta empresarial, tanto a nivel ético como profesional y las formas adecuadas a la hora de establecer relaciones con otros organismos, más eficaz será la gestión de la empresa. Esto, simplificará el acceso a los servicios de nuestra instituciones y en general disfrutaremos de un entorno laboral más agradable y productivo.

La palabra protocolo tienes origen en el latín «protocollum», que, a su vez, proviene del griego «protokollo», cuya raíz pronto- significa «prioridad». El protocolo es el encargado de ordenar, es decir, de dar prioridad a las personas y a las cosas. Atendiendo a unos criterios eminentemente jerárquicos en el caso de las personas, por razón de cargo del cargo público que se ostente, de la profesión, la edad, el sexo, el estado civil, etc.

Si recurrimos al Diccionario de la Real Academia, por no apartarnos de las fuentes de la mayoría de los manuales de protocolo a la hora de definir el vocablo, encontramos que lo asocia a los libros de los notarios y a las actas de un congreso, conferencia o acuerdo para añadir, además, que es «la regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.

Manual de protocolo empresarial

¿Qué es y para qué sirve el protocolo, qué es un manual de protocolo de la empresa?, son los procedimientos protocolarios que tiene una empresa, es una herramienta que puede ser muy buena en determinados momentos o muy peligrosa en otros. Tener claros los procesos es algo muy razonable en una empresa que quiera unificar criterios. Por supuesto rentabilizarlos además de transmitir una imagen de organización predeterminada.

El protocolo empresarial es una herramienta que se está implementando cada día más en las empresas, porque un buen uso de este se refleja en la cuenta de resultados.

El protocolo en la empresa tiene la misma base y los mismos objetivos que en la vida oficial o institucional. Aunque la diferencia entre protocolo institucional y el de la vida oficial se fundamentalmente en la gestión, puesto que en la empresa es distinta, y a veces mucho más complicado que en la Administración en las instituciones. Esto, se sustenta con las siguientes razones:

  • En la empresa, salvo en las grandes corporaciones, el protocolo no tiene una base normativa.
  • También carece de autoridad de referencia, pues no existe nadie que pueda imponer un criterio o resuelva los conflictos que surjan.
  • En la empresa, no hay referencias sobre lo correcto o incorrecto en relación a los actos, ceremonias o escenarios.

Por esto, es necesario que se tengan en cuenta ciertas recomendaciones en el protocolo de una empresa

  • Es necesario que la empresa aprecie el protocolo, y que sea consciente del protocolo oficial es una referencia útil y aplicable.
  • Es importante que las personas formadas en el protocolo, hagan prácticas también en las empresas.
  • El mundo del protocolo debe abrirse a los profesionales y a las empresas.

Hoy en día, el protocolo en la empresa necesita la atención de los expertos en este campo, los cuales además defiende la fijación de unas normas que puedan aplicarse a los actos y actividades internos a la empresa, al igual que a los actos públicos.

7 Normas de cortesía en una empresa

  1. Ámbito de aplicación, especificando que relaciones internas o externas abarca.
  2. Enseñas y demás símbolos externos de la empresa..
  3. Presidencia y prelación de directivos en la relaciones internas, y de directivos y autoridades en la relaciones mixtas, bien con ejecutivos de otras empresas, o bien con otras autoridades.
  4. Ceremonial para el recibimiento de ejecutivos de empresas y autoridades..
  5. Creación de recompensas y modo de otorgarlas.
  6. Trato en las actividades de patrocinio y manera de establecerlo..
  7. Jefatura de protocolo y su dependencia orgánica y funcional

Comunicación corporativa y protocolo empresarial

La empresa es un sistema organizado de producción en los que se dan diferentes factores: el capital, los recursos naturales, los recursos humanos, la tecnología, etc. Su finalidad es obtener una serie de bienes mediante la prestación de servicios destinados al mercado.

Este tipo de organización tiene su máximo interés en las ventas. Por esto, es necesario cumplir las expectativas fijadas con dichas ventas y con el consumidor, comprobando además si el producto es adecuadamente demandado. La consecución de las expectativas de los posibles consumidores logrará su fidelidad a la empresa en cuestión.

Para conseguir una percepción de coherencia y una buena imagen cara al público y posibles consumidores, es necesario que la empresa cree su identidad corporativa, un protocolo de atención.

¿Qué es el protocolo de atención?. Toda comunicación que genere la empresa ha de estar orientada o a consolidar una identidad corporativa concreta, sin ella, la imagen que ofrecerá la empresa al exterior será sesgada y confusa.

La identidad corporativa es definida como el programa de comunicaciones y cambio que emprende una empresa en colaboración con consulting externo. Incluye el historial de la organización, sus creencias y su filosofía, el tipo de tecnología que utiliza, sus propietarios, la gente que trabaja en ella, la personalidad de sus dirigentes; sus valores éticos y culturales y sus estrategias.

Protocolo empresarial perspectivas de identidad corporativa

Al hablar de identidad corporativa se puede hablar de varias perspectivas de identidad corporativa o de estructura de identidad corporativa, que se encuentran en el mercado

  • Identidad basada en un nombre. Cuando una empresa adopta un nombre para toda la estructura. Por ejemplo Mitsubishi, que opera en una gama muy amplia de sectores industriales como automóviles, Mitsubishi aviación, banca, alimentación, etc
  • Identidad basada en el respaldo. La estructura de respaldo es cuando la organización consta de un grupo de empresas a las que respalda con el nombre principal. Ejemplo de estructura de identidad corporativa General Motors.
  • Identidad basada en marcas. ¿Qué es la identidad visual de una marca?, es cuando la organización opera por medio de unas marcas determinadas que suelen ser independientes. Esta identidad permite trabajar en distintos mercados y con estrategias diferentes.

A su vez, la identidad corporativa se visualiza a través de

  • Mensajes verbales el envío de información verbal o visual.
  • Simbolismo, lo que la organización quiere representar y lo que pretende.
  • Y el Comportamiento, que es el canal fundamental para la creación de una identidad corporativa.

La identidad corporativa nación Alemania a manos de Peter Behrens y del sociólogo austriaco Otto Neurath, en 1907. Behrens diseñó un programa completo para las producciones de una marca: proyectó edificios, diseñó productos y creó marcas. Junto con logotipos, carteles, anuncios folletos y catálogos, que han servido de base para la imagen empresarial de aquella marca. Es así como ha constituido también, a nivel general, el paradigma de la identidad corporativa.

La aplicación de cualquier programa de identidad cubre las áreas que se exponen a continuación.

  • Los productos o servicios, mediante instrucciones de manejo, diseño de producto..
  • Packaging. ¿Qué es un packaging?, se refiere al envase y el embalaje de productos, a las instrucciones de entrega o instalación, al diseño de envases, etiquetas, diseño de packs
  • Arquitectura, tanto exteriores como ambientes interiores, distribución de espacios..
  • Arquitectura , es decir, las instalaciones, mobiliario, máquinas..
  • Mass-Media. ¿Qué es Mass Media?, códigos de relación con los medios de comunicación, publicaciones, todos los medios tecnológicos que llegan al público objetivo.
  • Señalética. Qué es la señalética, es la simbología que ordena el espacio y recoge información acerca de los lugares, los recorridos etc.
  • Relaciones personales, la cultura de la empresa, la comunicación interna, etc..
  • La Publicidad, la institucional, corporativa, etc.
  • Merchandising. ¿Qué es y para qué sirve el merchandising?,es todo lo relacionado con la comunicación y con el punto de venta. Todas las acciones de merchandising tienen como objetivo final conseguir la máxima rentabilidad del punto de venta, satisfacer a los clientes y posicionar la empresa en el mercado. los objetivos de merchandising se consiguen por ejemplo con un correcto diseño de packaging.
  • Vehículos corporativos. Rotulación de vehículos es un gran escaparate de nuestra empresa. 

La imagen corporativa se muestra a través de soportes gráficos, verbales, culturales y ambientales

¿Qué es la identidad visual de una marca?. La imagen corporativa de una empresa es el resultado de haber emitido información y señales para mostrar la identidad. Las señales son recibidas por los clientes, proveedores, competidores, medios de comunicación y en general por la opinión pública. Se trata por tanto de la imagen que un determinado público percibe sobre una organización tras la acumulación de todos los mensajes.

¿Qué es la imagen visual?. Es la imagen corporativa, la que se muestra a través de soportes gráficos, verbales, culturales y ambientales. Es la que se obtiene al combinar conceptos tales como el nombre, el logotipo, son los elementos de la identidad corporativa. ¿Cuáles son los elementos de la identidad corporativa?. Los elementos compositivos de identidad corporativa de una empresa y en relación al protocolo empresarial son:

El nombre de la empresa

¿Qué representa la marca para una empresa?. El nombre de la imagen corporativa es el primer dato que todo el mundo conoce de la empresa puede decirse que es la carta de presentación. A partir del nombre, el público puede asociar a la organización con una imagen positiva o negativa.

Debe ser apropiado y relacionado con la actividad. En cuanto a cambiar el nombre, no es recomendable, a no ser que existan razones poderosas, tales como que el antiguo nombre produzca rechazo o recuperar la confianza del público mediante un cambio.

El logotipo de la empresa

¿Qué es el logotipo de la empresa?. El concepto logotipo tiene un significado limitado, puede decirse que es la expresión de la marca, la abstracción de todo lo que representa la empresa o el producto. Es la señal que hace que el público reconozca una empresa por lo que ha de ser original, distinto y único.

¿Por qué es importante el logotipo de una empresa?. Porque su objetivo principal es el de grabarse en la memoria visual, que es más efectiva que la memoria verbal. Y al igual que ocurre con el nombre de la empresa o producto no es adecuado cambiar de logotipo.

Simbología de empresa o simbolismo corporativo

¿Qué es un símbolo en una empresa? El símbolo es la imagen que representa un concepto, ya sea por semejanza con el concepto o porque la mente lo asocia con él. Se graba más pronto en la memoria y tiene mayor carga emotiva, siendo más sencillo de gastar en el logotipo. Mediante el simbolismo de la empresa  se refuerzan y apoyan las acciones y la comunicación.

Los colores transmiten sensaciones y mensajes, por lo que han de tenerse en cuenta a la hora de diseñar logotipos y símbolos.

Por ejemplo, los colores azules, violetas y verdes transmiten calma y serenidad. Sin embargo, colores tales como el rojo o el naranja pueden evocar pasión o agresividad. Las gamas amarillas y blancas se asocian con la luminosidad y los tonos más oscuros, como negro y marrón, producen sensación de pesadez o cansancio.


La arquitectura corporativa

Se refiere a la que constituyen los edificios de la compañía, el lugar físico donde se desarrolla el trabajo y donde es posible relacionarse con los clientes, proveedores y público. Y que cada día tiene más importancia para las empresas el diseño de sus edificios corporativos. Puede transmitir una imagen de prestigio o de mediocridad, por lo que bien utilizada puede ser una inversión en comunicación permanente. Si el trabajo es cómodo, agradable y práctico, se transmitirá una imagen de seriedad, poder, seguridad y fluidez en la comunicación

Estrategia diferenciada

¿Qué es la estrategia diferenciada?, es cuando la corporación asume una visión a largo plazo de la naturaleza cambiante de un determinado sector. Ha de basarse en la compresión del posicionamiento de la empresa.

La necesidad de identificación de las marcas han creado la necesidad de normalizar la correcta imagen de las empresas, teniendo dos objetivos básicos

  1. Crear una imagen propia, clara y atractiva, de fácil memorización y con gran poder distintivo.
  2. Mantener dicha imagen de una forma homogénea y coherente en todo momento, dando las normas oportunas para realizarlo.

Tipos de protocolo e imagen corporativa.

Los objetivos de los diferentes tipos de protocolo empresarial es argumentar las ventajas de la existencia y cumplimiento de normas de protocolo en la organización de eventos empresariales. Además de identificar las normas y usos habituales de la que gozan determinados cargos de protocolo tipo institucional y ceremonial en el ámbito nacional e internacional. Y por último el de reconocer los aspectos clave de protocolo e imagen personal en los componentes verbales y corporales de la comunicación y en las presentaciones.

Relaciones entre protocolo e imagen corporativa

Estudiaremos las diferentes clases de protocolo empresarial pero antes veremos la necesaria relación de normas de protocolo e imagen corporativa. Cada vez más las empresas compiten en un mundo donde los precios y los productos no son elementos diferenciadores frente a nuestros competidores, por lo tanto imagen y protocolo empresarial también compite.

¿ Es lo mismo imagen empresarial e identidad corporativa?

La imagen empresarial se refiere a la imagen perteneciente o relativa a una empresa. La imagen empresarial es la imagen que el público percibe de la empresa u organización, es la imagen es pública, es decir, la imagen que se percibe públicamente, una imagen colectiva que puede ser positiva o negativa de ahí que nos podamos encontrar con diferentes tipos de imagen corporativa.

Frente a la identidad corporativa que siempre es positiva desde el punto de vista de la organización. Pero aquí se refiere a la organización, es lo que es la empresa, y no se percibe, se genera. Tampoco es colectiva como la imagen corporativa, sino que es individual.

¿A qué llamamos protocolo?, el protocolo son normas. Definición de protocolo: es una normativa legislada o establecida a partir del uso y la costumbre que sirve para determinar la precedencia y los honores que deben tener las personas y los símbolos dentro del desarrollo de un acto importante.

Eventos corporativos y protocolos de empresas van unidos a la transmisión de normas e instrucciones en las prácticas habituales de organización, es decir, en asambleas, conferencias, congresos y ferias, además de exposición y recepciones, y por supuesto la organización del personal y el briefing de Marketing. Puesto que es necesario un protocolo para eventos sociales, con posterioridad estudiaremos.

Naturaleza del protocolo empresarial

Entre los diferentes tipos de protocolo que estudiaremos se encuentra el protocolo empresarial. ¿Qué es protocolo empresarial?, ¿para qué sirve el protocolo empresarial?. Es el conocimiento de unas normas básicas de educación, de cortesía y de buenos modales que están siendo valorado más que nunca.

En el sector público, el protocolo corporativo se basa en una extensa y estricta normativa que sirve para la realización de actos en los que se participe.

Y el sector privado se basa en los usos sociales y costumbres e intereses de la  organización.

La internacionalización ha puesto de manifiesto los diferentes tipos de protocolo con sus propias normas para la negociación

Normas del protocolo social ejemplos

Ejemplos de protocolo empresarial y buenos modales, normas de protocolo internacional

EEUU

  1. Rapidez en la negociación.
  2. No suelen aceptar presiones externas.
  3. Y los acuerdos son redactados de antemano.

Japón

  1. Importancia de la confianza y el respeto. Y las negociaciones son pausadas.
  2. Relevancia del saludo y entrega de la tarjeta, con ambas manos si es importante.
  3. Los regalos son privados y no deben abrirse en público.

Países árabes.

  1. Respetar sus creencias.
  2. La mano izquierda no debe usarse para comer, fumar o beber.
  3. Las mujeres no son bien vistas en procesos decisorios pero se les deja tomar la iniciativa en la negociación como señal de respeto.
  4. Son muy hospitalarios, y comidas pausadas previas a la negociación.

Rusia.

  1. Expertos negociadores familiarizados con las normas y costumbres occidentales.
  2. Se preocupan de conocer los detalles de la negociación.
  3. Presionan hacia ellos en la negociación.
  4. Negociaciones largas y lentas.

Alemania

  1. Negociaciones rápidas y bien preparadas.
  2. Valoran la negociación como proceso con concesiones mutuas pero sin dejar nada a la improvisación.
  3. Estrictos y educados.
  4. Puntualidad máxima.

China

  1. El protocolo de negocios es importante, requieren invitación.
  2. No existe el concepto de empresa privada como lo entendemos.
  3. Determinan plazos y condiciones en la negociación, se caracterizan por la lentitud de negociación.
  4. Puntualidad máxima.
  5. Intérprete local.
  6. Importancia de ferias y expositores para entrar.

Manual de protocolo en la empresa.   

El manual de protocolo empresarial es un documento de uso interno, es decir, los tipos de protocolo de eventos propios. El manual sirve como guía para fijar el estilo propio en lo que a organización de actividades y eventos se refiere. Este manual es flexible los cambios.

El manual de protocolo debe estar recogido dentro del plan estratégico de comunicación corporativa. Por supuesto se debe adaptar las normas empresariales generales de protocolo a la imagen que la empresa desea que el público reciba. Puesto que cada evento es prácticamente único el manual de protocolo tan solo es una guía general de comportamiento.

Tendencia al tipo de protocolo mixto en la empresa. El protocolo Mixto es cuando se invita algún personaje publico junto alguna autoridad de la empresa.

En esta guía vamos a poner datos de anteriores eventos, desde qué es lo que regalábamos en el anterior evento hasta donde pusimos las banderas.

El libro de etiqueta y protocolo empresarial imagen corporativa.

El protocolo de empresa en su estructura debe recoger, entre otras cosa:

  1. El ámbito de aplicación, especificando que relaciones internas o externas abarca. Revisar las base de datos, todo puede cambiar, autoridades y demás participante.
  2. Enseñas y demás símbolos externos de la empresa. Protocolo banderas que por supuesto también estudiaremos.
  3. Presidencia y prelación de directivos en la relaciones internas, y de directivos y autoridades en las relaciones mixtas, bien con ejecutivos de otras empresas, o bien con otras autoridades.
  4. Ceremonial para el recibimiento de ejecutivos de empresas y autoridades. Normalmente lo marca el presidente de la corporación.
  5. Creación de recompensas y modo de otorgarlas. Cuándo, qué, quién lo va entregar, quién va acompañado también se detalla.
  6. Trato en las actividades de patrocinio y manera de establecerlo.
  7. Jefatura de protocolo y su dependencia orgánica y funcional.

Comunicación corporativa.

Los protocolos de comunicación, “ programa de comunicaciones y cambio que emprende una empresa en colaboración con consulting externo», «un asesor de imagen». Como ejemplo de protocolo de comunicación empresarial, incluye el historial de la organización, sus creencias y su filosofía, el tipo de tecnología que utilizan, sus propietarios, la gente que trabaja en ella, la personalidad de sus dirigentes, sus valores éticos y culturales y sus estrategias.

Tipos de Identidad corporativa

Los tipos de Identidad empresarial según las perspectivas del mercado se basan en:

  1. La identidad se basa en un nombre. Es cuando una empresa adopta un nombre para toda la estructura. Por ejemplo Mitsubishi, que opera en una gama muy amplia de sectores industriales (automóviles, aviación, banca, alimentación, etc.).
  2. Identidad basada en el respaldo. Cuando la organización consta de un grupo de empresas a las que respalda con el nombre principal.
  3. Cuando la identidad es basada en el producto/marcas. La organización opera por medio de unas marcas determinadas que suelen ser independientes. Esta identidad permite trabajar en distintos mercados y con estrategias diferentes. Por ejemplo Sony vende calidad y Volvo seguridad.
  4. Y por último la identidad basada en el entorno: Cuando se centra en las características de la sede de la empresa. Como por ejemplo El Corte inglés, tiendas Nespresso.

Protocolo de imagen de la organización

La imagen corporativa se muestra a través de soportes gráficos, verbales, culturales y ambientales, protocolo de comunicación en una empresa, y se obtiene al combinar conceptos, dando lugar a la marca.

  1. En primer lugar el nombre. Es la carta de presentación. El nombre va a dar una imagen positiva o negativa,  si es pronunciable como por ejemplo BBVA
  2. En segundo lugar el logotipo. Es la expresión de la marca, la abstracción de todo lo que representa la empresa o el producto. Ha de ser original, distinto y único. Por ejemplo Cocacola.
  3. A continuación el símbolo, es la imagen que representa el concepto. Siempre visual, nunca verbal. La manzana de Apple, la «M» de McDonalds, el sol medio oculto en seguros Ocaso.
  4. Y los colores, que transmiten sensaciones y mensajes.
  5. También la arquitectura corporativa. Por ejemplo los edificios de El Corte inglés.
  6. Y por último la estrategia diferenciada, el plan estratégico de  la comunicación corporativa.

En conclusión decir que todas las características de las marcas, todas juntas forma la imagen corporativa, un protocolo de imagen corporativa.

Tipos de protocolo oficiales

El protocolo oficial son actos con autoridades que ejercen de representantes del Estado. Nos encontramos con dos tipos de protocolo oficial:  el protocolo eclesiástico o protocolo religioso y el protocolo militar que se basa en la tradición.

Los elementos básicos de estos tipos de protocolo.

  1. El orden o precedencia.
  2. Lugar orden de personas/símbolos.
  3. y por último el tratamiento/escrito.

Conceptos incluidos dentro de los distintos tipos de protocolo

  1. Tipo de protocolo ceremonial. Reglas/formalidades
  2. Tipos de protocolo y etiqueta. Es la expresión formal, es lo que llamamos protocolo ceremonial y etiqueta. Es decir, la vestimenta adecuadas según los tipos de protocolo, con posterioridad estudiaremos.
  3. y por último el protocolo de Cortesía, es decir, de respeto, de adaptación.

Tipos de protocolo

Existen diferentes clases de protocolos que se pueden aplicar en diferentes campos e incluso podemos aplicar estos 8 tipos de protocolos en una empresa.

  1. Etiqueta y protocolo social
  2. Académico, protocolo universitario.
  3. internacional. Protocolo empresarial internacional
  4. banquetes y comida
  5. Normas de expresión y comportamiento a través de Internet
  6. Actos deportivos como por ejemplo Las Olimpiadas.
  7. Seguridad, protocolo de seguridad.
  8. Protocolo de atención al cliente, al visitante aunque las intenciones son sanitarias, son los tipos de protocolos en salud.

1. Protocolo social

¿Qué es el protocolo social? Son las normas de cortesía usos y costumbres que diariamente se emplean en la relaciones personales. Es de sentido común del lugar, de educación y respeto a los demás.

Tipos de protocolos sociales

  • Tipos de normas sociales con carácter moral, son las normas basadas en la solidaridad con los demás. Por ejemplo la cesión del lugar a personas mayores o embarazadas.
  • De carácter social. Son las basadas en reglas y normas de etiqueta que varían según el país y el tiempo.
  • Y de carácter jurídico. Aquellas normas basadas en una ley, por ejemplo las precedencia de las autoridades.  

2. Protocolo académico

El protocolo académico es aquel tipo de protocolo que se enmarca en contextos relacionados con el mundo de la enseñanza universitaria, aunque en algunos países como los anglosajones se adoptan normas similares en enseñanzas de rango inferior. Si quieres conocer la nota de corte de Protocolo y organización de eventos universidad pública Rey Juan Carlos.

¿ sabías que ?

En España existe desde 1996 una asociación para el estudio y la investigación del protocolo universitario, dedicada al estudiar la tradición ceremonial en el ámbito y unificar criterios de la aplicación de las diferentes normativas. Si quieres consultar la web del protocolo universitario.

Ramas de conocimiento y colores correspondientes.

  • Naranja. Ciencias sociales y jurídicas.
  • Azul Celeste. Humanidades.
  • Azul Turquí. Ciencias.
  • Marrón. Ingeniería y Arquitectura.
  • Gris claro. Ciencias de la Salud.

3. Protocolo internacional

El tipos de protocolo internacional es conocido también como protocolo diplomático, por aplicarse genéricamente a la relaciones de un estado o sus representantes con sus homólogos extranjeros con el fin de adoptar algún tipo de acuerdo o trabajar sus relaciones.

“ Protocolo internacional es la «ciencia o conocimiento de los intereses y relaciones de unas naciones con otras “ o “Servicio de los estados en su relaciones internacionales “.

4. Protocolo de banquete y comidas

El acto de comer y de invitar a comer una de las manifestaciones y culturales más importantes de una sociedad, ya que se emplea como signo de deferencia, buena voluntad e incluso con fines concretos, hacer peticiones o propiciar negociaciones.

En la actualidad es importante estos tipos de protocolo sobre todo por su empleo en eventos sociales y comidas de negocios.

5. Protocolo de normas Internet

¿Cuales son los protocolos de red? Aquí encontrarás las normas de netiqueta, es decir, modales en la red

En esta clase de protocolo es importante tener en cuenta los modales: saluda, despídete, y pide el favor. La entonación es una parte importante de la expresión oral por ello, al escribir, es importante usar los distintos recursos disponibles para dar la entonación que quieras a tu mensaje y así evitar malos entendidos. Las comillas, signos de puntuación, exclamación, e interrogación, dibujos y emoticones son muy útiles para esto.

Procura escribir adecuadamente: revisa tu ortografía, evita las abreviación es de las palabras y el uso de mayúsculas cuando sea innecesaria o escribir en mayúsculas se considera como gritar y además, dificulta la lectura.

Antes situaciones molestas, no reacciones de manera inmediata. Toma calma, cuenta hasta 10 y así evitarás responder de manera agresiva.

Las distintas plataformas tienen una opción de denuncia, úsala solo cuando la ocasión lo requiera

Respeta la privacidad de los demás. Evita publicar y compartir información o fotos y vídeos de tus amigos sin su consentimiento.

Estas normas tanto de protocolo de Internet, como de protocolo ethernet, nada tiene que ver con los protocolos de seguridad informática, ni protocolos web.

6. Protocolo en actos deportivos

El protocolo deportivo en general no suele tener normas escritas, salvo en alguna disciplina concreta o ceremonias de gran envergadura como los Juegos Olímpicos. Es decir  que se basa en las costumbres y usos empleados en cada una de sus ramas.

Para evitar errores suele ser adecuado consultar a la Federación correspondiente para conocer de primera mano si hay alguna norma protocolaria establecida o alguna información que nos sea de utilidad para la organización del evento.

7. Protocolo de atención

Es el protocolo de servicio al cliente, es un documento que describe en resumen el conjunto de procedimientos técnicos-médicos necesarios para la atención de una situación específica de salud.

Los tipos de protocolo de servicio al cliente pueden formar parte de las GPC. Guías de prácticas clínicas, esto es un escrito que contiene declaraciones desarrolladas sistemáticamente para ayudar al personal de salud y al paciente en las decisiones sobre el cuidado apropiado de un cuadro clínico específico.

8. Protocolos de seguridad

El protocolo de seguridad es uno de los de aplicación más complejas, no ya sólo porque asegura un buen desarrollo de un evento, sino porque se encarga de proteger la integridad de los participantes en el.

Aunque se trata de un tema en el que lo recomendable es acudir a expertos en la materia de protocolo y organización de eventos, todo organizador de eventos debe tener unos conocimientos mínimos a tener en cuenta para poder valorar los riesgos que puede conllevar un determinado evento y cómo elaborar un plan de prevención y actuación.

3 Prácticas Habituales en la Organización de Eventos y Apps útiles

Cuando se nos presenta la ocasión de organizar un evento debemos tener en cuenta muchos ingredientes que introducidos en la coctelera deben darnos el resultado correcto, alcanzar el objetivo marcado, para ello vamos a ejecutar las prácticas habituales de toda organización. Todo el proceso es un compromiso que debemos llevar a cabo.

Prácticas habituales. ¿Ejecutas las 3 fases en la organización de eventos?. 

Las practicas habituales en las fases de la organización del evento son tres y deben llevarse a cabo

  • Pre-evento

En la primera fase del evento, es decir, el pre-evento, debemos llevar a cabo la planificación y la organización del mismo. Quizás ésta fase sea una de las prácticas habituales más importantes, el apartado de mayor trabajo al realizar un evento.

Lo normal es llevarla acabo como mínimo 10 meses antes. En la práctica, se suele decir que cuando finaliza un evento, comienza el del año siguiente, debido a todas las gestiones que hay que realizar.

Durante la etapa de preevento las prácticas habituales es marcar los objetivos a alcanzar, crear el nombre del evento.

Donde se va a celebrar, realizar el contacto con las empresas colaboradoras, nombrar a los comités organizadores, elegir ubicación y Sede.consultar con los proveedores, selección y contratación de personal, etc

Y como últimas prácticas habituales en esta primera etapa del preevento sería la elaboración de normas e instrucciones. Además de los trabajos de información y relaciones públicas, promoción, patrocinio, temas a desarrollar, logística, material, alojamiento invitados, etc.

  • Ejecución

Durante la fase de ejecución del evento, es llevarlo todo a la práctica. Es el gran momento de la puesta en escena del mismo.

Comenzaremos con la práctica habitual de recibir a los participantes, normalmente en el hall de entrada, para posteriormente ubicarlos en la sala donde se vaya a llevar a cabo el acto. Si hay más de una actividad se puede ir avisando por megáfono.

El acto se irá desarrollando con toda normalidad, con sus descansos habituales, almuerzos si los hay. Y para finalizar con el almuerzo o cena de clausura el último día junto el acto final y entrega de diplomas que son prácticas habituales del evento.

  • Post-evento

Pero aquí  no finaliza el acto para nosotros, ya que como practicas habituales debemos llevar a cabo la fase de evaluación del evento, respuesta de la prensa y resto de medios, y propuestas de mejora para el siguiente.

12 Prácticas habituales en la Organización de Eventos

  1. Presupuestar el evento. Estableciendo cada una de las cantidades destinadas a cada apartado, es decir alquileres, proveedores, medios y publicidad, alojamiento restauración, etc. Lo mejor es por áreas.
  2. Establecer la fecha del evento y los horarios para cada actividad.
  3. Elegir el lugar del evento. Teniendo en cuenta el número de personas asistentes y considerando que el tipo de edificio sea adecuado al evento.
  4. Investiga las leyes y ordenanzas locales para asegurarte de cumplirlas. Consigue todos los permisos y autorizaciones necesarios.
  5. Contratación de trabajadores para el evento coordinados por áreas. También en la actualidad se pueden solicitar voluntarios ofreciéndoles como pago otro tipo de concesiones que no sean económicas.
  6. Coordinar el servicio de comidas en función del número de participantes y los descansos establecidos.
  7. Dar cobertura de prensa al evento y realizar una rueda de prensa informativa.
  8. Organizar actividades extras para el evento y contratar algún servicio de entretenimiento.
  9. Cronograma Básico como norma en la organización del evento ya que cada una de las actividades y acciones deben estar planificadas con antelación.
  10. Establecer puntos de información para los asistentes.
  11. Aplicar las normas de protocolo para anfitriones y autoridades.
  12. Y por último preparar la decoración del lugar.

Ejemplo de organización con Prácticas habituales.

Recordemos que la finalidad es atraer al mayor número de personas, es por eso que lo difundiremos a través de la redes sociales, ya sean, Facebook,  instagran..

Diseño del Cartel

En primer lugar crearemos nuestro cartel del evento con los datos más llamativos

Realizar una página web

En la página web es donde vamos a incluir toda la información con varias pestaña:

      1. Pestaña General. Por ejemplo con el programa del mismo y los datos de contacto del organizador.
      2. Programación de actos. Debemos poner información del evento con un formato diferente al cartel, junto con los horarios de actividades y personas confirmadas. En el caso de que el programa no esté cerrado, haremos dos cosas, o no lo ponemos y advertimos que puede estar sujeto a cambio de última hora.
      3.  Información. Es una de las pestañas más amplias.
      4. Plano del recinto donde se va a llevar a cabo el evento
      5. Información general del mismo, motivos a celebrar y justificaciones.
      6. Lugar de celebración e información turística del mismo, teléfonos de interés.
      7. Preguntas frecuentes.
      8. Normativa que se va aplicar.
      9. Ubicación. Utilizaremos la aplicación Google maps. para explicar exactamente dónde se encuentra la sede del evento, un planificador de ruta para indicar la distancia más corta y segura hasta llegar al lugar.
      10.  Cómo llegar: Explicaremos las maneras que hay de llegar al evento con los diferentes medios de transporte. El tiempo estimado en cada uno de ellos y opciones que ofrecemos como organizadores.
      11. Medios de comunicación. En esta pestaña vamos a incluir todo lo que queremos mostrar a los medios de comunicación. Como noticias relacionadas con el evento en diferentes medios, notas de prensa, convocatorias, solicitud de acreditaciones para periodistas, teléfonos de contacto.
      12. Actividades Complementarias. Si vamos a llevar cualquier tipo de actividades relacionadas con el evento debemos ponerlas en este apartado.
      13. Patrocinadores. Es básico mostrar los patrocinadores encontrados, y especificar que hace cada uno de ellos.
      14. Contacto. Facilitar todos los datos de las personas encargadas de las diferentes áreas.

Utilización de nuevas tecnologías

En la preparación de los eventos está facilitando mucho el trabajo a los profesionales.

Las normas de protocolo

El protocolo y sus normas también son de gran utilidad a la hora de llevar a cabo el evento. Si no conocemos bien las normas podemos contratar a personal dedicado a recepcionar autoridades.

Podemos promocionar una ciudad o un pueblo, donde realicemos el evento. Lo más adecuado es utilizar Palacios de Congresos de cada localidad y no solo por su fácil localización y accesos. También por su cobertura de materiales y medios, experiencia del personal, riesgo mínimo de fallos y complementos varios para eventos.

Utilizas las siguientes apps como práctica habitual. Mkt digital.

Cuando comienza la organización de un evento, si no tenemos experiencia puede que no sepamos por dónde empezar. Por ello, existen en el mercado una multitud de aplicaciones informáticas que podemos utilizar. Comencemos a verlas.

El primer software para organizar eventos que nos encontramos para la completa actividad de la organización de eventos y que nos va a facilitar la gestión del día a día del evento. Además de poder emitir los pagos al tener un apartado de tesorería, llevar la contabilidad, creación de base de datos, envíos masivos ( sms o mail ), etc..

Ofieventos. ¿Qué es Ofieventos?

Ofieventos es uno de los programas más completos y frecuentemente utilizados para la realización de eventos.

Ventajas de trabajar con Ofieventos:

  1. Envío de toda la documentación a nuestros participantes e invitados-confirmación por sms de modificaciones o reservas.
  2. Control de proveedores.
  3. Realización pagos por transferencias bancarias.
  4. Gestión de principio a fin del evento.

Regonline qué es y cómo funciona

Regonline es otra de las aplicaciones que encontramos relacionado con el sector de los eventos.  Nace en 1996 y se ha convertido en líder del sector en los últimos años.

Cuenta con un sistema de registro y gestión para los organizadores de eventos, ya sean de pequeña o gran envergadura.

Funcionamiento:

  1. Crea formularios de registro para los participantes del evento, pudiendo añadir detalles de cada persona.
  2. Permite personalizar el evento, agregar logotipos, seguimiento de inscripciones y promociona el programa del mismo.
  3. Permite crear informes que nos facilitan información de los participantes, imprimirlos y gestionarlos según la manera que más nos convenga.
  4. Promoción del evento mediante mensajes tanto a nuestros participantes, como a empresas de marketing o medios de comunicación.
  5. Preparación del evento en si en cada uno de los aspectos que sean necesarios .
  6. Durante el evento funciona como una herramienta excelente para compartir informes, confirmar asistencia, imprimir en el acto, etc.
  7. En el post-evento función analizando los rendimientos y ganancias del evento, crear y enviar encuestas.

 Gesprotocolo. ¿Qué es Gesprotocolo?

Gesprotocolo es la aplicación para la gestión de eventos especializado en protocolo ceremonial y comunicación.

Con esta aplicación la realización de nuestro evento será más fácil en lo que se refiere el trabajo diario. Ideal para la planificación.

Presenta las siguientes ventajas: lleva un control de todos los participantes-Cuenta con diferentes registros unificables -todos los procesos que realiza los llego a su máximo potencial. En cuanto a la gestión, los tiempos se reducen a la mitad.

Podio otra app utilizada habitualmente en la organización de eventos.

Podio con formularios de registro de eventos, gestión de asistentes, seguimiento de eventos, datos de participantes, realizar la planificación del mismo.

Es una forma segura de trabajar con este software e inteligente para ahorrarnos tiempo.

Brigantia, herramienta habitual

Brigantia software está especializado en congresos pero nos servirá para cualquier otro Evento.

Tiene una opción de multicongreso que gestiona los eventos directamente teniendo un control total sobre el mismo ( web, inscripción, programa ).

Además tiene la opción elegir idiomas, si asisten participantes o invitados con lenguas diferentes traducira todo el trabajo. Admite traducción en inglés, alemán, catalán, gallego, euskera.

Es una aplicación online, por lo que teniendo conexión Internet podremos realizar todas las acciones y mantenimiento cada cierto tiempo.

ERP, otra App común y habitual en la Organización de Eventos

Software de gestión erp empresas de catering, eventos y centros de convenciones.  Software destinado a empresas que se dedican a la gestión de eventos. Tiene múltiples acciones, entre ellas gestionar el servicio de catering para las diferentes colectividades. Solución ERP Software de gestión para empresas de catering, eventos y centros de convenciones

Eventools también para movil

Eventools  es una aplicación tanto de web como para móvil.

Es una app para el registro de participantes, para dar toda información instantánea sobre el evento.

Easy Entry, la App de entradas

Por último, el programa comunmente mas utilizado para la venta de entradas es Easy entry. La app habitual donde se requiera una entrada para su asistencia.

Las ideas importantes y habituales para organizar eventos 

Para la correcta elección del lugar de celebración debemos tener en cuenta la envergadura del mismo y lo que conlleva.

El número total de asistentes al evento, nuestros invitados, las actividades paralelas a realizar y espacio adicional para exposiciones.

Además el lugar a elegir debe tener unas condiciones óptimas para llevar a cabo el evento.

Por ejemplo la buena climatización y atractivo turístico, servicio de apoyo al evento, buena localización, servicios técnicos y de restauración.

  • Debemos escoger más de una opción

Visitar las instalaciones y reunirnos con el director de ventas para concretar con él. Aspectos técnicos, salones para los actos, servicio de restauración, zona wifi, espacios al aire libre, azafatas, precio por horarios.

  • Cerrar la negociación teniendo como base principal nuestro presupuesto.

Ten encuenta que en caso contrario no cumpliríamos con el objetivo marcado en la planificación.

  • Especificaciones más requeridas como organizadores de eventos

La superficie total, la estructura del edificio, distribución de los salones, altura máxima del edificio, la luz natural y la electricidad, puntos de voz y wifi, van a ser prácticas habituales en la organización de eventos.

  • Espacios para Eventos 

Espacios como el Hall,  patios, área de ferias, área de exposiciones, aréa de exposiciones, auditorios, salones, restauración y almacenamiento. Dependiendo del tipo de evento vamos a necesitar sedes con diferentes espacios.

  • Lugares de Celebración

Los palacios de Congresos y Hoteles son lugares de celebración excelentes para nuestros eventos por su buena ubicación y conexión con la ciudad. Los lugares de celebración cedidos o alquilados

  • Los Proveedores

Son parte de nuestro evento pues de ellos van a depender parte del éxito del mismo gracias al suministro de servicios o productos.

Tener información sobre la empresa, pedir referencias sobre trabajos anteriores, hacer seguimiento de los productos, mirar la relación calidad precio. Porque estos aspectos son determinantes para la elección de nuestros proveedores.

  • La contratación en el evento 

conlleva una obligación por la prestación de unos servicios que van a tener como resultado la contraprestación de los mismos. El documento que sella dicha contratación es el contrato, que debe recoger los puntos más importantes de cada una de las partes.

  • La logística en nuestro evento

va a estar relacionada con el aprovisionamiento, que serían las materias primas; la distribución de los productos y la producción de los materiales a entregar.

  • los servicios de catering contratados

Contratación da logística y el catering para nuestro evento deben tener: un número de registro sanitario, un seguro de responsabilidad  civil y contrato y alta en la SS de cada una de las personas que trabajan en él

  • Los RRHH

Son las personas que vamos a necesitar para llevar a cabo nuestro evento, cumpliendo diferentes perfiles, a través de los diferentes tipos de contratos temporales que existen actualmente en España.

A ellos debemos transmitirle las normas y darles las correspondiente instrucciones de forma clara, breve y comprensible, utilizando todas las herramientas verbales y no verbales a nuestro alcance.

Transmisión de Normas e Instrucciones al Personal del Evento

Producida la contratación del personal con la modalidad más conveniente, pasamos a la transmisión de normas a seguir. Es de máxima importancia dirigirnos con seguridad, así la información llega con claridad a nuestro personal, adquieren las normas corporativas y las hacen suyas. Porque de ellos va a depender en gran parte, el buen funcionamiento del evento, para ello debes seleccionar el mejor espacio equipado para el evento y  haber elaborado el briefing

Pasos a seguir en la transmisión de normas

Para comunicarnos con el personal contratado al dar las instrucciones de su cometido, seguiremos los siguientes pasos en la comunicación de nuestras normas de empresa.

Dirigirnos al personal. ¿Cómo dirigirnos al personal al transmitir instrucciones?.

En primer lugar, presentaremos a cada una de las personas participan en el evento por sectores de trabajo. Debemos dirigirnos a ellos con frases concisas, sin expresiones complicadas, para el buen entendimiento de cada uno de los públicos. Las palabras largas y repeticiones aburrirán al público.

Daremos los puntos específicos del evento, explicando cada uno de ellos para minimizar al máximo los mal entendidos.

El tono de voz en la transmisión de normas.

El tono que utilicemos para la transmisión de las normas e instrucciones influye mucho en la captación de las mismas. Una voz modulada, con tono despacio en el argumento y rápido para destacar un punto ayuda a la comprensión. Cada vez que vayamos a contar algo diferente debemos cambiar el tono: serio, objetivo, crítico, amable, etc. Debemos evitar ser monótonos en el tono utilizado.

Transmisión de normas con el lenguaje corporal

Cuando contemos los puntos más importantes debemos utilizar nuestro cuerpo para incidir en el tema, utilizar gestos con las manos, la cabeza y el tronco ayudan, pero en su justa medida, no en exceso, ya que de lo contrario perdamos credibilidad.

Explicación y transmisión de normas en su totalidad.

Debemos dar la información lo más completa posible, señalando todos los puntos y explicar detalladamente los que pueden crear conflicto.

Vamos a encontrar muchos tipos de personas, con diferentes personalidades y en este grupo tan variopinto seguro que aparece alguna persona con cierta desconfianza en sus capacidades, creándose barreras que van a interferir en la relación de su trabajo.

Este tipo de trabajadores les costará más asimilar las normas para el evento por sus inseguridades y para ello debemos:

  1. Previamente facilitarles la mayor cantidad posible de información.
  2. A continuación marcarles objetivos.
  3. Y por último señalarles que frente a «esto» se debe hacer frente en todo momento.

En la transmisión de normas la información debe mostrarse motivadora para el trabajador, con tono positivo y optimista.

Es importante los Aspectos positivos para la motivación:

  • Ventaja de estar haciendo algo productivo
  • Incentivar a su realización.

Al igual que los aspectos negativos para la motivación:

  • Temor o tensión para motivar.
  • Se van a utilizar solo en momentos de tensión para obtener respuestas rápidas.

Para la motivación debemos utilizar el elogio de la forma más concreta posible y solo cuando sea oportuno y la crítica solo debe utilizarse cuando esté justificada.

Estos dos elementos cuando se utilizan como técnicas de motivación suelen ser muy eficaces.

Debemos indicarles que los objetivos y las tareas a realizar son fáciles.

2 Tipos de respuestas a la transmisión de normas

Información de respuesta silenciosa.

    • Se da por e lenguaje corporal y es una de las fuentes más importante ya que cada gesto, posición del cuerpo constituye una forma de respuesta frente a nuestro discurso. Una postura relajada frente a nosotros, el personal mirando hacia nosotros, colocación ideal dentro de la sala, son algunas de las señales de que la información está llegando de manera positiva.

Información de respuesta por intercambio.

    • Se da con la utilización de lenguaje verbal, mediante la realización de preguntas ya sean abiertas o específicas.

Técnicas para escuchar la información de respuesta a la transmisión de Normas

  • Tener a mano todos los hechos para poder responder.
  • Escuchar de forma activa.
  • Tiempo para intervenir a nuestro publico
  • Asentir.
  • Lenguaje corporal positivo.
  • Mantener el contacto visual con la audiencia.
  • Supervisar la relaciones.

Importante.

En la plantilla, además de las preguntas, debemos anotar toda la información de retorno que hayamos recopilado de nuestro personal, no dejando nada sin pasar, con el objetivo de dar respuesta a todo en la siguiente reunión.

La información de retorno recibida para el uso de las siguientes reuniones informativas del personal, se debe hacer una lista de reglas básicas sobre lo que se espera y lo que nuestro personal va a recibir de cada una de las sesiones de información, relativas a las instrucciones y normas básicas de organización.

En dicha lista pueden aparecer temas más conflictivos que deben ser tratados y solucionados sin evasión alguna. La mayoría de estos temas conflictivos se verán de forma implícita en un principio para más tarde ser explícitos.

Ventajas e Inconvenientes de reuniones periódicas para transmisión de Normas

Familiaridad entre los asistentes. Cada reunión refuerza la unión y el conocimiento de cada uno de ellos, sirviendo esto para el trabajo diario.

Mayor eficacia, eficacia y espíritu de equipo. Como suele decirse la unión hace la fuerza, por eso son tan importantes la reunión para la transmisión de normas e información.

Mejora la Comprensión de las instrucciones. Está comprobado que la formación en grupos mejora la organización en las tareas a realizar.

Animación. Los consejos ofrecidos en la reuniones mejora el ánimo de los asistentes, lo que se traduce en una mejor puesta en escena del trabajo a realizar.

Al mismo tiempo se presentan también, una serie de inconvenientes

Exceso de familiaridad entre los asistentes. Puede llevarles al aburrimiento y deterioro general de las normas en el trabajo diario.

Repetición de la información puede producir una reducción en el impacto.

Cansancio por la reuniones periódicas.

Fases de reuniones para transmisión de normas

Realizar reuniones informativas relativas a las normas e instrucciones de cada uno de los puestos a realizar son de máxima importancia porque de ellas va a depender la buena realización de las funciones. Hay que realizarlas cada mañana, el comienzo de la jornada laboral con la intención de formar en la primera reunión y recordar y valorar en las siguientes.

No debemos bajar la guardia ante los rumores o imprevisto y estás informado de cada uno de las situaciones de nuestros empleados, nos van a ayudar a conocerlos mejor y poder preocuparnos por ellos cada día.

La motivación es básica en toda relación laboral, pero en labores relacionadas con públicos no se puede tener empleados desmotivados.

Y por último, para conseguir el éxito en el evento debemos hacerlos partícipe del evento. Solo así se sentirán dentro de él y actuarán con coherencia.

Personal necesario para contratar

Ya hechas las contrataciones de logística y catering y antes de comenzar a capacitar al personal debemos como organizadores del evento definir cuáles son los puestos de trabajo y el número de personas necesario para cubrir cada uno de ellos. Hay casos donde el personal temporal va a necesitarse antes de comenzar el evento.

Los puestos más frecuentes son:

  1. Recepción y orientación de asistentes.
  2. Inscripción y acreditación: Muchas veces se entregan antes del comienzo para evitar atascos el primer día.
  3. Coordinación de las actividades.

A tener en cuenta en la transmisión de Normas

A la hora de la formación de personal para el evento es importante hacerlo en dos vertientes: Individualmente y dentro de un equipo de trabajo.

  1. Debemos realizar una o varias reuniones al día previas al comienzo del evento para dejar claro las tareas a realizar y el puesto que ocupará cada uno de ellos. Estas reuniones son de utilidad porque cuanta más información tengan del evento mejor responderán a las consultas de los participantes. Irán más rápido y podrán responder ante cualquier imprevisto.
  2. Crear un manual de instrucciones para que previamente lo tenga cada uno de los trabajadores del evento con la finalidad de poner puntos en común en las reuniones y resolver dudas.
  3. Mostrarles todos los espacios que se van utilizar en el evento, incluidos los baños, ya que es una de las preguntas más frecuentes en un evento.
  4. En las reuniones debemos utilizar los role-play, muy útiles para que el personal sepa desenvolverse en cualquier situación, además de practicar cuestiones previas al evento, como los horarios de las actividades y ponencias, contestar preguntas relacionadas con el programa o cronograma, conocer la ubicación de la Sede, etc
  5. Dejarles claro el tratamiento de los asistentes, ya que no están obligados a conocer el protocolo, pero nosotros si lo estamos.
  6. Fomentar el trabajo en equipo, para coordinar momentos claves como el inicio, donde aparece mucha gente y nosotros como organizadores no podemos estar en todos los sitios a la vez.
  7. Dejarles claro desde el principio la cadena de mando en cada una de las áreas de organización.

Para que nuestro Personal responda a nuestras instrucciones debemos motivarlos en todo momento.

Primero la información y a continuación la motivación.

Organización de los Recursos Humanos y Tipos de Contrato

En la gestión de eventos sociales la organización de los Recursos Humanos, RRHH, consiste en estructurar cada uno de los roles que desempeñan las personas en nuestro evento. Ten en cuenta que No es tarea fácil organizar la realización de tareas y asignar a cada persona asignada.

¿Qué son los recursos humanos?

Concepto y Significado de Recursos Humanos (RRHH). Se conoce con el nombre de RRHH al conjunto de personas, a una organización para desarrollar las actividades a realizar. Por lo tanto los elegidos deben aportar sus conocimientos teóricos y prácticos sobre el tema a través de un currículo bien elaborado.

Junto con los recursos materiales y económicos los recursos humanos forman todo lo que la organización del evento necesita.

Además en la organización del evento para calcular cuánta gente necesitaremos para llevarlo acabo no hay una fórmula ideal, porque cada uno de las personas que van a participar son únicas.

Vamos a tener en cuenta diferentes variables: número de asistentes, despliegue de medios, envergadura del evento, etc..

Organización de los recursos humanos.

Para organizar todo el personal humano necesario en la celebración de un evento son necesarios varias figuras representativas como son: organizador, el coordinador..,  ahora los veremos a demás de las funciones de cada uno.

El Organizador del Evento 

Como figura principal aparece el organizador del evento, que puede ser un emprendedor, un contacto con el orador principal, una asociación, un profesional con una idea, etc.

El organizador tiene que tener capacidad de motivar al equipo y delegar las tareas a realizar. De esto va a depender si vamos a necesitar más o menos gente para el evento.

Durante el pre-evento hay figuras que vamos a necesitarlas, bien contratándolas directamente o como proveedores. Además hay que distribuir muy bien las tareas a realizar entre los diferentes coordinadores: administrativas, logística, servicios, etc.

 El Coordinador

Llegados a la planificación del evento el coordinador del evento o líder va a tener que encargarse de:

  • Las tareas que debemos realizar en esta etapa y la planificación de cada una de ellas.
  • Primeramente realizar el  programa del evento,
  • A continuación ajustar el primer presupuesto.
  • Empezar a seleccionar Sedes para el evento.
  • Empezar con la disposiciones de los participantes.

Las tareas de organización de los recursos humanos pueden realizarse por una o varias personas, dependerá de la experiencia de cada una de ellas y el grado de organización que lleve.

Conforme nos acerquemos al evento las tareas se van a intensificar y habrá que delegar en otros Coordinadores, sobre todo si el número de asistentes es muy elevado.

Organización de los recursos humanos en la etapa pre-evento y evento.

En la etapa del pre-evento debemos organizar a

  1. Patrocinadores: analizar los que más nos convienen para el evento y descartar los que no interese según tipo de evento.
  2. Envíos de material y realizar seguimiento que todo ha llegado correctamente.
  3. Inscripciones: seleccionar fechas, forma de pago y realizar un seguimiento a todo.
  4. Realizar el programa, cronograma del acto, envío de invitaciones.
  5. Tesorería: fijar presupuesto, estar pendiente de gastos e ingresos.
  6. Por último proveedores, prensa, promoción y difusión (personal que se necesitará según el evento y el número de aviso de asistentes .

Durante el evento necesitaremos tener más personal contratado para llevar a cabo nuestras acciones:

  1. Necesitamos personal para realizar la elección del lugar,
  2. entrega de acreditaciones,
  3. seguridad,
  4. sonido iluminación,
  5. catering,
  6. orientadores del acto,
  7. asistentes de sala.

Es importante ser conscientes que no podemos realizar todo el evento solo por muy buenos organizadores de recursos humanos que seamos. Por eso la elección del personal que va a trabajar con nosotros debe ser esencial. Según el evento a desarrollar vamos a necesitar más o menos personal.

Funciones del Coordinador General.

Es el máximo responsable en el evento le va hacer posible que se cumplan los objetivos y se lleven acabo las metas marcadas. Además administra todo lo relacionado con el acto y realiza la ejecución del mismo.

  1. Función general.
  2. Dirigir y supervisar a todos los coordinadores de cada área, así como al grupo que trabaja con él, que debe cumplir con su obligaciones establecidas.
  3. Debe estar informado de todo lo que refiera al evento y conocer los detalles.
  4. Aspectos a tener en cuenta: primero a tener en cuenta es la Audiencia que acude al evento, alojamiento de nuestros invitados, Características del lugar del evento, día de celebración del evento y horario de actividades, programa completo del evento.
  5. Resultados sobre anteriores eventos.
  6. Infraestructura para llevar a cabo el evento.
  7. Contratación de los servicios necesarios.
  8. Metas a llevar acabo.

Funciones de los Coordinadores 

  1. Especialmente relevante es buscar y nombrar a los miembros del comité organizador
  2. Ponerle nombre al evento desarrollar bajo un lema
  3. Definir los objetivos y la meta a alcanzar
  4. Establecer políticas a llevar a cabo en el evento
  5. Llevar a cabo la planificación, organización y control del evento
  6. Llevar a cabo la contratación de empresas y expertos en la gestión de eventos
  7. Buscar proveedores y clientes para posteriormente cerrar el contrato con ellos
  8. Comprobar precios de servicios y productos
  9. Realizar las posibles visitas a las sedes escogidas-elegir métodos devaluación
  10. Crear un presupuesto para el evento y encontrar patrocinadores
  11. Crear estrategias de comunicación
  12. Colaborar junto con la agencia de la campaña publicitaria y elegir medios de comunicación
  13. Crear los sistemas de registros e información
  14. Vigilar los sistemas de seguridad y alimentación
  15. Definir el orden de prelación de las autoridades asistentes al acto
  16. Crear programas de trabajo para el evento
  17. Para finalizar con la selección de menús y servicios para el evento

Organización de los Recursos humanos por Área.

Área técnica

Dentro de este departamento vamos a crear el tema del evento desarrollar, crear el reglamento para las ponencias, invitar a los ponentes al acto además de tenerlos atendidos en todo momento, informar a los asistentes sobre los aspectos técnicos del evento, entre otras. En resumen serán los encargados de toda la organización técnica del evento.

El área administrativa

se van a encargar de todos los aspectos administrativos del acto como la obtención de permisos, seguros, contratación, hospedaje, catering, elaborar convocatoria, entre otras.

Área de Comercialización y Difusión

Aquí vamos a encontrar la promoción, publicidad, medios de comunicación, ruedas de prensa, entrevistas con los medios, entre otras.

Dentro del área de operaciones

la logística, distribución y catering, materiales, servicio médico, entre otras.

El área de información y relaciones públicas

que va a recoger, memoria del evento, invitaciones, ubicación asistente, etc.

Y área de finanzas:

Finalmente el presupuesto, gastos, ingresos, etc.

Organización de los recursos humanos por Comisiones

El número de personas a contratar en un evento y la tipología de cada uno de ellos va a depender de la envergadura del evento, y del tipo de evento. Pero hay factores comunes para ellos partiendo de las condiciones de trabajo creadas en la fase de pre-evento.

El coordinador general va a distribuir el trabajo en Comisiones encargadas de cada uno de los aspectos:

comisión de logística necesitaremos:

  1. Transporte. Dentro de este apartado vamos a necesitar:  conductores pero tanto de coches como de autobuses para el traslado de los invitados.
  2. Alojamiento: hoteles para los invitados.
  3. Alimentación: catering, camareros, restaurante, personal, servicio de limpieza.
  4. Secretaría. Servicios generales.

Comisión de relaciones públicas y protocolo.

Se encargará de la atención a autoridades, del protocolo del evento y de la difusión del evento. Para la comisión de relaciones públicas necesitaremos:

  1. azafatas,
  2. encargados de RRHH
  3. jefe/a de protocolo,
  4. encargado de comunicación.

Comisión de entretenimiento.

Fiestas, tours, excursiones, todo en relación al ocio y entretenimiento se hará cargo la comisión de entretenimiento.

Tarea de la comisión académica.

Van a revisar el temario de las ponencias, elaborar las normas para las elaboración de trabajos y metodología de trabajo.

Debemos determinar claramente y estar seguros de las funciones de cada uno de las personas contratadas para el evento. Responsabilidades, ubicación dentro del evento y el horario que van a cumplir. Deben estar capacitados para cualquier imprevisto o situación de emergencia, en especial aquellos que van atender a los invitados.

Organización de los recursos humanos por  perfiles profesionales necesarios 

Aunque como hemos dicho dependerá la contratación del tipo de evento vamos a encontrar perfiles semejantes:

  • Personal de seguridad: se encargarán de vigilar las entradas y salidas de las distintas salas que puede tener el evento. Además si existe alguna autoridad que necesite protección se encargarán de reforzar la que traiga dicha persona. Debemos crear un plan de seguridad y emergencia por si ocurre cualquier cosa saber cómo actuar, que dependerá en todo momento del evento y personal asistente.
  • Auxiliares de sala: Se encargará de acompañar a cada persona a su asiento sepan dónde ubicarse, controlaran la tranquilidad en sala y si necesitan algo nuestros invitados.
  • Camareros imprescindibles si vamos a ofrecer alimentos en nuestro evento. Se encargan de servir comidas y bebidas a los asistentes del evento.
  • Conductores encargados de transportar a nuestros invitados desde el lugar y llevarlos una vez finalizado el evento
  • Bomberos: deberemos contar con un servicio de bomberos o si se produce.
  • Fotógrafos: deben captar los momentos más importantes del evento para posterior envío a la prensa o guardarlas en el archivo post-evento
  • Carpinteros: es bueno contar con el apoyo de algunos por si ocurre algún percance que puedan solucionar.
  • Servicio médico: obligatorio contar con médico, enfermera y servicio de ambulancia para cubrir las posibles emergencias.
  • Electricistas: Imprescindibles en el acto por la cantidad de recursos técnicos con los que vamos a contar que necesitan de la electricidad.
  • Intérpretes: Si invitamos algún personaje relevante de ámbito internacional, necesitará traducción simultánea.
  • Servicio de limpieza: Un buen servicio de limpieza nos garantiza la higiene en cada uno de los espacios.
  • Promotoras: A la hora de promocionar el evento debemos contratar algunas personas encargadas de dicha tarea.
  • Guía de turismo: Si realizamos visitas guiadas como actividad complementaria al evento.
  • Recepcionistas: Importantísimo un buen punto de información con personal de recepción.
  • Técnicos de audio e informáticos: Se debe contar con especialistas de dicha índole para el mantenimiento del material de audio y ordenadores, o la red wifi.
  • Supervisores de cada una de las áreas.
  • Personal para entretenimiento

para los descansos que se realicen en el evento.

Es de vital importancia a la hora de la contratación, fijarse en las experiencias del personaje porque de ella se valdrán para salir adelante sin nuestra ayuda.

Tipo de Contratación para el Personal del evento.

A partir del año 2014 en España se redujeron los contratos a cuatro modalidades:

  1. Indefinidos
  2. Temporales,
  3. Formación y aprendizaje
  4. Prácticas.

El Personal que va a trabaja en nuestro evento debe estar dado de alta en la SS. recordemos que una característica de los eventos es la temporalidad, es decir tiene una duración en el tiempo, por esta razón el contrato a este tipo de personas sería la modalidad temporal.

Ofertas de empleo Recursos Humanos

Modalidad Temporal

Dentro encontramos:

  • Contratos Eventuales por necesidades de la producción.
  • Por Obra y servicio determinado.
  • Para finalizar con El Contrato de interinidad.

Todo se caracteriza porque tiene un comienzo y fin en el tiempo.

1. Contrato Eventual.

Se produce por circunstancias de la producción para atender las circunstancias del mercado, acumulación de tareas o exceso de pedidos, aun tratándose de la actividad normal de la empresa. En él deben mencionarse la causa que lo justifica, el carácter de la contratación, tiempo de vigencia y trabajo desarrollar. Debe realizarse por escrito para los casos en que la duración vaya ser mayor de cuatro semanas y en los casos que se trabaje a tiempo parcial.

Duración máxima: 6 meses dentro de un periodo de 12 meses, puede modificarse según los convenios colectivos sectoriales, según

  • La duración máxima del contrato
  • El periodo dentro del cual puede celebrarse
  • Ambas cosas.

En cualquier caso no pueden superar los 18 meses.

Pueden prorrogarse el contrato siempre que las dos partes estén de acuerdo, y por una única vez, sin que exceda de la duración máxima. Se extinguirá por la expiración del tiempo convenido. Si se trabaja por tiempo inferior se entenderá prorrogados hasta alcanzar la duración máxima. Una vez finalizado el contrato, el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización correspondiente a la parte proporcional de la cantidad que resulta a abonar nueve días de salario por año. A partir del 1 de enero de 2015 la cuantía se calcula por 12 días de salario.

2. Contrato de Obra y Servicio Determinado,

tiene como finalidad realizar una obra o un servicio con autonomía y sustantividad dentro de la actividad de la empresa. La ejecución de la obra o el servicio es limitada en el tiempo, sin concretar la duración, la cual no puede exceder de los 3 años.

Dependiendo del convenio se podrá aplicar o no este tipo de contrato. Puede aplicarse tanto a tiempo parcial como completo, y el contrato tendrá vigencia mientras dure la obra o el servicio. Si se fijara una fecha de finalización del contrato será meramente orientativa, sin superar los tres años máximos establecidos. Transcurrido este plazo el trabajador pasa a ser fijo en la empresa.

Todo lo anterior debe formalizarse por escrito, especificando: Carácter de contratación, identificar la obra o el servicio determinado, duración del contrato y trabajo a realizar.

La extinción del mismo se produce cuando finalice la obra o el servicio. Si la duración es superior a un año el empresario está obligado a informar de la finalización al empleado con 15 días de antelación. Si no cumple con este tipo de aviso el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización por el plazo incumplido. O bien finaliza la obra y el trabajador sigue prestando sus servicios, el contrato se prorroga por tiempo indefinido.

Al finalizar el contrato el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización de 9 días por año de trabajo, 12 a partir del 1 de enero de 2015. Éste tipo de contrato es quizá el más habitual entre el personal contratado para un evento por sus peculiaridades.

3. El contrato de Interinidad

cubre el puesto de trabajo de un trabajador, con derecho a reserva del mismo, de forma temporal durante el proceso que dure la reserva, o por selección de personal.

Se formalizará por escrito especificando con precisión el carácter de la interinidad, identificar al trabajador sustituido y con derecho a reserva del puesto, causa de la sustitución, puesto de trabajo, duración y trabajo a desarrollar.

Duración:

  • Sustitución: mientras dure la misma.
  • Promoción o selección: 3 meses.

Es un contrato de modalidad jornada completa excepto:

  • Si el trabajador que sustituimos está a jornada parcial. – puesto de trabajo que se va a realizar a tiempo parcial.
  • Contrato para completar la jornada reducida de un trabajador.

Cualquiera de estas tres modalidades serviría para contratar al personal de nuestro evento, dependiendo de las características del puesto a cubrir

Contratación de Logística y Transporte en Eventos Sociales

logística y catering en la gestión de eventos

Aspectos importantes en la contratación de eventos sociales son la logística y transporte, pero sabes qué es la logística y el transporte para eventos empresariales. Antes de contratar los servicios de logistica y transportes debes saber que la logística en eventos es definida como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución.

¿Qué es la logística en una empresa?, clave en la cadena de producción y suministro de cualquier empresa. ¿Qué es la logística de eventos?, la definición de logística para eventos recoge todo lo relacionado con el almacenamiento de los productos que vamos a recibir por parte de los proveedores. En la logística de catering se tiene en cuenta el volumen, que no es lo mismo la logística de banquetes a la de un pequeño bar . Un buen almacén para recibirlos o sala adicional es necesario en cualquier lugar de celebración.

Cómo organizar un evento empresarial teniendo en cuenta los diferentes tipos de logística, las responsabilidades del director de operaciones, los factores interrelacionados y los contratos. Sin olvidar normas de protocolo e imagen corporativa. 
 

Tipos de logística y transporte en eventos

Nos encontramos con tres tipos de logística y transporte en la planificación de eventos, es decir una logística de envíos desde el inicio de la gestión de aprovisionamiento, distribución, y  producción.

Logística de aprovisionamiento 

¿Qué es la logística de aprovisionamiento?, es el conjunto de actividades cuya finalidad es llevar a cabo la entrega de productos seleccionados anteriormente por la empresa. La cadena logística en eventos implica la gestión del transporte, logística de almacenamiento y distribución, red de proveedores, fecha de entrega, sistemas de información. 

La logística de aprovisionamiento es una actividad clave en la cadena de suministro, relacionada con las materias primas, con productos semi-acabados, la logística de aprovisionamiento se encarga de optimizar el pedido, como decíamos, contar con la cantidad necesaria para cubrir el pedido es imprescindible tenerlo siempre presente.

Transporte logística y distribución

Logística y transporte de mercancías. Son actividades que tienen como finalidad llevar a cabo las entregas solicitadas por el organizador de eventos, en las mejores condiciones posibles. Por ello debemos ser selectivos a la hora de contratar empresas de logística y transporte. Tanto si son transporte y logística internacional terrestre como si son logística transporte marítimo o logística de transporte aéreo, siempres debemos contar con las mejores empresas de logística.

Almacenaje logística y distribución. Por supuesto debemos garantizar la buena distribución del producto, sin coste adicional alguno para el organizador del evento.

Logística de producción

¿Qué es la logística de abastecimiento?. La producción va asegurar la disposición de las entregas deseadas por el organizador del evento y las cantidades deseadas. Implica y garantizan las mejores condiciones de relación calidad-precio. En la logística de producción tenemos que tener especial atención al análisis de riesgo, es decir, que se deben estudiar y analizar las posibilidades y las consecuencias que causaría cada factor de riesgo en la cadena de suministro de nuestro proyecto.
El contrato de servicios de logística en eventos recoge cada una de las partes, igual que otro tipo de contacto. Pero cada una de ellas tendrá unas obligaciones y derechos diferentes.

Los demás detalles del contrato debe favorecer las dos partes, tanto proveedores de servicio como receptores de los mismos.

Responsabilidades y deberes del operador logístico

¿Qué es un operario logístico?,¿cuáles son las funciones de un operador logístico?. En una empresa de logística de eventos, los requisitos del operador logístico es llevar a cabo las seis funciones siguientes:

  1. El tipo de transporte ha utilizar como canal de producto
  2. Controlar y verificar la carga y mercancía.
  3. El embalaje de la mercancía.
  4. Los medios de transporte.
  5. La gestión de seguros
  6. Y por último preparar la documentación necesaria para la importación y exportación.

El cliente también cuenta con una serie de obligaciones para el contrato de logística catering.

  1. Debe especificar los servicios de forma clara y sencilla, así se evitaran las confusiones.
  2. Abonará la cantidad pactada en el contrato
  3. La entrega es importante que esté a disposición del operador a tiempo.

 

Factores interrelacionados en la logística de eventos 

Analicemos ahora el proceso de logística a partir de la realización del pedido, un servicio de catering para eventos empresariales. En dicha planificación logística aparecen varios factores que están interrelacionados. 

La Demanda en la logística de eventos

Relaciona y unifica aspectos físicos dentro de una empresa u organización.

Engloba:

  1. Primeramente a los productos que se van a vender en el mercado,
  2. posteriormente la elaboración de los pedidos,
  3. para finalizar con las fechas de entrega de la carga y las valoraciones personales.

La planificación de las producciones.

¿Cómo hacer una planificación de la producción?. Forma parte del desempeño y la operatividad de un negocio y se realiza con mayor o menos frecuencia dependiendo del nivel de innovación que se maneje. Se realizar con la finalidad de obtener mejores resultados en la cantidad de productos que se quieren producir en un periodo de tiempo concreto, para diagnosticar las necesidades.

Engloba:

  1. Mano de obra a necesitar
  2. Materias primas a utilizar,
  3. Maquinaria y personal logistico para eventos.

El inicio de esta etapa lo va a fijar el mercado y las necesidades, es decir, la estimación de las cantidades que vamos a necesitar para cubrir la demanda en un tiempo concreto.

Distribución logística de eventos

Distribución es la acción y efecto de distribuir, de entregar una mercancía. Es un grupo de personas que se van a encargar de repartir o distribuir el producto fabricado.

Engloba:

  1. Analizar el medio de transporte utilizado en función del tipo de producto.
  2. Las características del transporte para hacer la entrega de forma rápida y en óptimas condiciones.

En este apartado hay que valorar la importancia de los factores de logística y catering, porque si realizamos en buenas condiciones la entrega, nuestro cliente estará satisfecho y nos llevará a un mayor número de clientes.

Aprovisionamiento logística y transporte

¿Qué es el aprovisionamiento de una empresa?. Recoge el inventario de lo que la empresa va a realizar periódicamente.

 Engloba: Ventas de los productos o servicios al mejor postor.

Cuando realizamos los pedidos nos interesa suministrar los productos a empresas organizaciones con repercusión y éxito.

Inventarios en la logística y transporte

Nos sirve para llevar un registro de la mercancía que tenemos en la empresa o almacenes. Se realiza mediante un listado de productos disponibles para el consumo y los que no, enumerando cantidades de cada uno. En él se registra también los productos que se han vendido.

En la actualidad se realiza mediante unos registros informáticos con programas, tipo excel, aunque existen lugares que continúan realizando de forma manual..

Contratos de logística y transporte

Para sellar la contratación de los servicios de logística y catering con las empresas seleccionadas hay que hacer un contrato al igual que con el resto de servicios contratados. 

Un modelo de contrato de producción de eventos podría constar de:

El nombre de los contratos puede ser: Contrato de logística y contrato catering o bien servicios de logística y catering .

Tiene como objetivo regular las relaciones entre las empresas que ofrecen estos servicios y sus posibles clientes.

Incluyen desde servicios de carácter general, como el transporte (alquiler de coches, bus, etc.), distribución de mercancías, almacenamiento y entrega posterior de los mismos.

El modelo de contrato de servicios logísticos también recoge otro tipo de servicios adicionales, como el marcado de precios, el etiquetaje, cobros y facturación, etc.

Cláusulas del contrato de servicios logísticos de eventos. El contrato de logística debe recoger unas cláusulas referidas principalmente a las reclamaciones que se pueden generar de esos servicios, los propios servicios, las tarifas de los proveedores y el derecho de propiedad de productos.

¿Qué es el contrato del catering?

Es un documento donde se establecen las expectativas de servicio entre un proveedor de alimentos y un cliente determinado. Es un texto legal y obligatorio. Debe estar bien redactado fijando en él las obligaciones, los plazos de entrega y pago del servicio. Es de vital importancia respetar las fechas de entrega y el plazo para el pago.Hoy en día resulta normal que dentro la actividad económica de la empresa, se presenten situaciones en las que los clientes tengan deudas que no puedan ser canceladas, en por eso que algunas empresas contratan a otra para que se encargue del cobro de esas cuentas por cobrar a clientes, este proceso se conoce como contrato de factoring.

Qué es el número de registro sanitario

Las empresas de catering tienen que contar con un número sanitario como registro empresas alimentarias. Éste número es el permiso que les otorga el Estado dando seguridad que la empresa cumple la normativa. Si no cuenta con éste número será responsabilidad del organizador del evento los posibles daños o perjuicios que con lleva dicha alimentación. Tiene que ser específico para la actividad de catering, ya que si expone un número perteneciente a otra actividad, estaríamos cometiendo fraude.

Códigos registro sanitario

La fórmula que tenemos como organizadores es muy fácil, sólo hay que comprobar los siguientes códigos:

Ejemplos

El código 26.051501CC. Perteneciente a la fabricación o elaboración o transformación de comidas preparadas. (Registro sanitario catering). Código permitido para realizar el servicio de catering.10.182261CC. Almacenamiento de productos cárnicos. En cambio este código No está permitido, relacionado con el sector pero no válido.

La empresa de catering debe además tener contrato en vigor y alta en la Seguridad Social de las persona asignadas al servicio y un seguro de responsabilidad civil.Como organizadores no podemos permitirnos ningún error legal de cada una de las empresas que vayan a colaborar con el mismo, por ello, debemos solicitar a la empresa de catering los documentos de cotización TC2 de la seguridad social de las personas que vayan a participar en nuestro evento. Debemos tener en cuenta que se ocurre algo en el lugar de celebración y el trabajador no cuenta con su alta en la SS el responsable es el organizador del mismo ya que no existe vinculación legal con la empresa del evento.

Seguro de responsabilidad civil: Disponer de un seguro de R.C. para actividades de elaboración y suministro de comidas preparadas y servicios de catering, donde se estipulan unas cantidades que cubran los servicios que prestan. Si la empresa de catering no lo tiene pone en evidencia su profesionalidad y además nos traslada a nosotros, como organizadores, todos los riesgos del servicio.

¿Qué es el catering de un evento?

Llamamos catering a un servicio colectivo de alimentación que aprovisiona comida y bebida en eventos de todo tipo, ya sea institucionales o privados, a cambio de un pago determinado en el contrato.Suele darse en varios niveles como hemos visto en la definición, ya sea en ámbitos privados. Catering para fiestas, catering cumpleaños, catering bodas, catering bautizo, cumpleaños, aniversarios, etc.) o bien, en actos institucionales, catering empresarial, catering eventos corporativos,o catering para colegios. Se puede decir que en cualquier tipo de celebración se puede contratar logística de catering.

En otros casos es el mismo lugar de celebración el que ofrece este servicio al alquilar sus instalaciones, pero en la mayoría de los eventos son empresas privadas especializadas en el sector las que elaboran y trasladan a los cocineros para elaborar los menús. Qué incluye el servicio de catering, qué ofrece un servicio de catering, el servicio de catering para eventos empresariales puede incluir:

  • Comida para eventos  
  • Bebida
  • Mantelería
  • Cubiertos
  • Cocineros
  • Camareros
  • Personal de limpieza.

Claves para contratar el mejor servicio de catering

  1. Debemos solicitar los permisos correspondientes al proveedor de nuestra empresa de catering ya que el mundo de la alimentación es bastante exigente y no se puede olvidar algo esencial.
  2. Nuestro proveedor tiene que haber contratado un seguro relacionado con la actividad que desarrolla.
  3. Debemos visitar la empresa para observar el proceso de elaboración de los alimentos y ver las instalaciones.
  4. Probar los platos antes de elegir el menú seleccionado.
  5. Evitar listas de espera. Normalmente, según la época del año, las empresas se encuentran con un gran volumen de trabajo, por esta razón conviene solicitar el servicio de manera anticipada.
  6. Hay que tener claro el tipo de evento a la hora de contratar el catering, ya que es importante el lugar, los asistentes, etc.
  7. Elegir un día entre semana resulta más económico y fácil para tener éxito en el servicio.
  8. En la invitación del evento debemos incluir el menú para que al receptor le resulte más atrayente.
  9. Saber todo lo que incluye el servicio por si debemos llevar algo nosotros.

La celebración del evento es algo único por eso debemos cuidar todos los detalles. La alimentación es algo vital que influye de manera positiva en el evento, por eso debemos seleccionar con esmero la empresa. Para hacer el contrato de comida para eventos, la empresa que se seleccione será la mejor, la que cumpla nuestras expectativas de normas de calidad y por supuesto que tenga todas en regla. Empresa de catering en la provincia de Alicante puedes hacer tu contrato de catering

Contratación de otros medios de apoyo junto a la logística y catering

Una vez elegido y contratado el lugar de celebración y la organización logística de una empresa, debemos contratar por ejemplo artistas para fiestas, es decir, otros servicios de apoyo.

Éstos no los vamos a utilizar durante todo el recorrido del evento, sino que van a ser servicios puntuales.

Pueden ser:

Casino para eventos.

Para fiestas especiales, bodas, banquetes, eventos corporativos, escenografías para spots publicitarios, cine y servicios a organizadores y productores de eventos.  En la actualidad cuenta con un gran activo de profesionales especializados en el gremio como  jefes de mesa, crupieres, azafatas y personal de catering, que le garantizarán el éxito de su evento. Serán los encargados de iniciar fácilmente a los asistentes en las reglas del juego (ruleta, poker, black jack, …) para que puedan unirse rápidamente a la mesa y divertirse.Famosos:Podemos contar con la presencia de algún personaje famoso, ya sea presentador, deportista, cocinero, etc, . Dependiendo del tipo de evento podemos contar con la presencia de uno de ellos con la finalidad de obtener una mayor difusión del acto. Para contratar artistas para eventos podemos hacer dos cosas, contactar con el personaje en cuestión directamente, a través del representante, o bien, a través de agencias especializadas.

Agencia de publicidad

Para llevar a cabo las diferentes acciones de promoción del evento y publicidad lo mejor es contratar una agencia de publicidad digital para que nos desarrolle una campaña completa de publicidad . En esta debemos incluir publicidad de google, cuñas de radio, folletos, vallas publicitarias, entrevistas con los organizadores, spots en cines,  publicidad televisiva locales de la zona, para la etapa de pre-evento. Además de llevar a cabo la promoción en la zonas de relevancia.

Buscar Patrocinadores

Los patrocinadores en los eventos generan bastante alivio para un presupuesto que con el paso de las fases del evento se va ajustando.

Traductor profesional

Por que nuestros asistentes si no conocen la lengua no van a enterarse de nada, en especial la traducción ingles español.

Servicio médico

Es básico contar con un equipo médico adecuado para el evento por si surge alguna emergencia que podamos actuar con la mayor rapidez posible. por ejemplo servicio ambulancia

Qué es y Cómo se hace un Briefing de Marketing: Objetivos SMART

El Briefing de marketing es un elemento clave y no tan frecuentemente usado como creemos, y que para la cultura del marketing es vital para el planteamiento, lanzamiento y desarrollo de cualquier acción de marketing que se ponga en marcha y que quiera tener éxito.

En muchas ocasiones, de una o de varias reuniones, salen ideas o proyectos, que tras media hora de debate se ponen en marcha, improvisando y resolviendo las incidencias sobre la marcha.

¿Qué es el marketing ?

El marketing es una herramienta de gestión empresarial, una metodología, que a través de un proceso ayuda a conseguir un objetivo marcado.

Entonces, ¿por qué no hacer el briefing de marketing ?

Está claro que necesitamos innovar, ser creativos, romper moldes, ser diferentes .. pero no podemos olvidar el “modo“ de hacerlo, porque eso también es marketing.

No se puede realizar una obra arquitectónica sin proyecto. ¿verdad? 

¿Qué es un Briefing de Marketing?

Un Briefing es un documento claro y conciso y no extenso; viene a ser un resumen escrito sobre el desarrollo, la planificación, medición…de un proyecto, acción, producto, o servicio. También podemos hacer un briefing de clientes, es decir que hay diferentes tipos de brief, pero eso sí, todos deben adecuarse a las normas y protocolos de empresa

Un briefing de marketing debe responder a las preguntas:

  1. ¿Que quiero hacer?, un briefing de marketing,..
  2. ¿Para qué?, por ejemplo para lanzar un producto nuevo
  3. ¿Cómo lo voy a hacer?
  4. ¿Cuándo lo voy a lanzar?, último trimestre del 2019
  5. ¿Cuánto me va costar?, presupuesto para la campaña de marketing del nuevo producto, por ejemplo, 3 mil €. O por ejemplo la contratación de provisión y transporte de catering de un evento. 
  6. ¿Qué retorno voy a tener?

A partir de esta base, los briefings empiezan a tener apellido, a ser más especializados, de este modo existe briefings creativos que tienen que ver con el desarrollo de piezas creativa o artes finales; briefing de medios sirven para definir una planificación de medios, briefing de producto, o bien el briefing de marketing de un evento social, en el cual puedes hacer mención de las tres prácticas de uso en organizar eventos.

Lectura recomendada:

Si vas a celebrar un evento

Es una herramienta de planificación necesaria, en el día a día, para cualquier profesional de marketing. Quien realiza el briefing de marketing debe tener sus objetivos bien definidos, porque briefing significa «instrucciones»

Elementos integrantes de un Briefing de Marketing.

Un briefing debe contener al menos los siguientes puntos o apartados

 Contexto/antecedentes

Sirve para contar la situación en la que se surge la idea, si es consecuencia de una situación específica, si es la evolución de otro proyecto, si se debe a circunstancias externas como un cambio de las legislación o si por el contrario es una medida correctiva a una desviación  por ejemplo de las ventas.

En definitiva, concretar datos que ayuden a contextualizar el motivo para lanzar o emprender la acción de marketing en cuestión.

El Target en el brief de marketing

Debemos definir el Público objetivo, lo que quiere, lo que requiere un análisis exhaustivo de perfiles para segmentar una muestra que sea receptiva y potenciar así la futura acción.

Debemos recabar información no solo sociodemográfica, sino datos de contacto, hábitos de consumo, satisfacción o valoración. Si disponemos de un CRM genial, sino de los datos que tengamos disponibles; y en última instancia podemos organizar un pequeño cuestionario de recogida de datos para una muestra representativa y si fuera necesario se retrasará el inicio de la acción.

Objetivos del briefing de marketing

Qué decir de este punto que no se haya dicho ya.

Debemos marcar dos ó tres objetivos como máximo por acción, no más. Éstos deben ser medibles, cuantificables realistas, creibles.. el famoso SMART.

¿Qué son los objetivos smart marketing?

S

M

A

R

T

Specific

Measurable

Achievable

Realistic

Time-base

La palabra SMART es de la lengua inglesa y quiere decir “LISTO o ASTUTO” que nos ayuda a recordar las cinco características que debe tener un objetivo bien planteado. Seguir la regla SMART nos ayuda a establecer nuestros objetivos correctamente y nos permitirá controlar su cumplimiento.

Existen un sin fin de metodologías, pero la de tipo SMART ha cobrado mayor credibilidad y popularidad por sus resultados en los últimos años, según la cual los objetivos deben ser:

 Objetivos específicos del briefing

Han de ser lo más concretos posibles para lograr el objetivo: vender 15.550 U del producto “ x» en comercios minoristas de Málaga.

medibles: es decir, para poder comparar, con la previsión, para poder medir el alcance, analizar posibles desviaciones…

 Objetivos alcanzables

Debe ser un objetivo que con esfuerzo se pueda conseguir, si tu empresa facturada al año 250 mil euros, tal vez no sea alcanzable marcar una reventa de 600 mil euros para el próximo año.

 Briefing de marketing con objetivos realistas

Dentro de las posibilidades de la propia empresa. Por ejemplo si en un parque acuático la media de visitantes anuales es de 185 mil visitantes, la capacidad máxima son 500 mil visitantes; tal vez intentar captar 560 mil visitante puede ser ciencia ficción.

 los Objetivos SMART acotados en el tiempo:

Con un plazo de tiempo límite para ser cumplido. No olvidemos que lo primero que realizamos es aquello para lo que tenemos un menor plazo, dejando para después lo menos urgente. En los objetivos recomendamos que siempre haya al menos uno relacionado con retorno económico, porque no olvidemos que el marketing debe general “ euros.

Previsiones.

Un Briefing debe llevar previsiones detalladas para los objetivos numéricos relacionados con las ventas, ingresos, unidades vendidas de productos, reducción de costes, incremento de clientes…

Hay que marcar una previsión, planificada en el tiempo, para poder ir midiendo y comparando, corrigiendo desviaciones y analizando los incrementos.

Acciones.

Una vez definidos el contexto, el target, los objetivos y las previsiones, es hora de realizar una descripción detallada de las acciones de marketing que vamos a lanzar.

Aquí se describe la parte operativa, los detalles, la parte creativa, el lugar donde se desarrollará…

Presupuesto.

A veces parece la parte más sencilla pero es necesario buscar al menos tres presupuestos formales a proveedores para cada parte de acción que genere un coste, seleccionando el más competitivo en precio, servicio y calidad.

Los presupuestos deben detallarse por partidas al máximo nivel, para tener todos los detalles del gasto total de la acción.

Timing

(planificación del tiempo para cada acción.)

Es necesario integrar la acción con el resto de acciones de marketing que la empresa tiene planificadas,

por tanto el tiempo en el que se lanza la acción es muy importante.

Además sería conveniente tener en cuenta nuestro ciclo de ventas, el comportamiento de nuestros clientes, las acciones de nuestros competidores que podrían eclipsar las nuestras.

Se recomienda hacer una planificación temporal en una hoja de cálculo o algún programa de planificación de proyectos,

ya que ayuda mucho que se haga también visualmente, detallado por tareas, coste y responsables.

Medición y seguimiento.

Parte fundamental de un Briefing y de cualquier acción de marketing, es establecer los indicadores o factores que nos ayudarán a realizar el seguimiento de los objetivos marcados.

Información adicional.

Cualquier otra información o anexo que sea interesante para entender, contextualizar o detallar las acciones previstas a desarrollar.

Conclusiones.

El Briefing debe ser un elemento cotidiano para todos los profesionales del marketing,

no se trata de un simple documento, se trata de implantar una metodología profesional.

Un Briefing es importante porque nos ayudará a ser más eficientes y eficaces; y  no evitará el fracaso pero nos ayudará en la toma de decisiones,

en analizar los porqué y en tomar medidas en el futuro.

documento

El lenguaje no Verbal | qué Significan tus Gestos.

la comunicación con gestos

Con gestos también se puede comunicar, es el llamado lenguaje gestual, la comunicación No verbal, el significado de los gestos. Gestos corporales animados, el lenguaje gestual animado tan usado en la actualidad no necesita de la comunicación verbal. Pero nosotros utilizamos este comportamiento no verbal, estos mensajes no verbales para obtener una información más completa.

Por ejemplo al realizar un estudio de mercado, una investigación al microentorno mediante una encuesta o entrevista debemos estar muy atentos a expresiones faciales. Un lenguaje facial con microexpresiones que delataran por completo a un mentiroso. De esta manera, es decir, mediante la comunicación verbal y no verbal obtendremos una mayor información más fiable y más completa. Evitando por tanto desviaciones en los sistemas de investigación de mercados.También a la hora de contratar personal, por ejemplo, para la logística y catering

Qué es la comunicación no verbal, a veces no hace falta hablar para saber lo que dicen, ¿verdad? basta con gestos y expresiones, pues eso es la comunicación no verbal, el lenguaje corporal. Nos serán de utilidad, entre los tipos de protocolo, las normas de expresión y los comportamientos a través de internet

Con las nuevas tecnologías llegó la comunicación mediantes gestos de emoticonos, e impresionantes emojis animados con gestos 3D como los del Iphone X, sus innovadores y asombrosos gestos corporales animados .

Ios envía emojis según la expresión de la cara.

Aunque el  gesto sea involuntario no por ello deja de mostrar nuestro más profundo sentimiento, nuestro estado anímico.

Nuestro lenguaje corporal dice mucho de nosotros

¿Cual es el significado de gestos corporales? ¿cómo leer gestos del rostro?, ¿ y cómo son los gestos de interés?, ¿estamos cómodos, nerviosos o inseguros?.

Comunicación no verbal ejemplos 9 Gestos con la Cabeza

  1. La Cabeza con mirada franca y frontal, posiblemente tenga interés, sea sincero y seguro de si mismo.  gesto profesional.
  2. En cambio si la cabeza está erguida con la barbilla adelantada significa agresividad, desprecio.
  3. Pero si tiene la cabeza erguida un poco hacia atrás y con posible mirada en alto, significa indiferencia, ensoñación, distracción.
  4. Con los hombros erguidos y cabeza hacia delante posiblemente sea obstinado e incluso agresivo.
  5. En cambio el significado de una cabeza gacha es decepción, cansancio, tristeza, presión o miedo.
  6. La cabeza inclinada a la derecha lo interpretaremos como duda, indecisión, escepticismo.
  7. Por el contrario la cabeza inclinada a la izquierda muestra una actitud crítica, un análisis del mensaje.
  8. La cabeza inclinada y hacia atrás significa asombro e incredulidad
  9. Finalmente el balanceo de la cabeza muestra indecisión o poco interés.

El lenguaje del cuerpo, gestos corporales

La comunicación verbal y no verbal se complementan para obtener mayor información, el lenguaje verbal puede silenciar lo que la comunicación corporal grita, es por eso importancia de la comunicación no verbal. Con una postura agachada, encorvada su significado es de  poca seguridad en uno mismo, cansancio, pena, con la parte superior del cuerpo apartada estás mostrando rechazo, aburrimiento.

Significado de movimientos corporales sentados

  1. Estar sentado con las piernas cruzadas hacia el interlocutor > posible significado de cortesía e interés.
  2. Por el contrario sentado con las piernas cruzadas contra el  interlocutor > desinterés, huida.
  3. Y estar sentado con las piernas estiradas es un gesto que no miente lo cómodo que está XD.

Lenguaje no verbal gestos con las manos

  1. Con brazos cruzados frente a uno, interpretalo como una barrera, un intento de reprimir u ocultar algo, protección, inactividad
  2. Pero con los brazos sobre la mesa muestras interés, y si apuntas a alguien, hacia esa persona en concreto.
  3. y qué significan los gestos de las palmas hacia arriba posiblemente sinceridad, ruego ofrecimiento.
  4. Palmas de las manos hacia abajo al hablar ⇒ defensa, contención.

Interpretación de gestos y lenguaje corporal.

 

Gestos que significan nervios.

  1. ¿Sabes que frotarse las manos significa satisfacción, nerviosismo o inseguridad?
  2. Frotarse la nuca significa que estás nervioso, inseguridad, duda
  3. Gestos corporales que muestran nerviosismo, timidez o vergüenza es tocarse el cuello de la ropa, la nariz, barbilla, lóbulos de las orejas
  4. humedecerse los labios ⇒ nervios, o  miedo, tensión no se puede equivocar
  5. Voz más aguda de lo normal ⇒ nerviosismo, timidez
  6. Ritmo rápido, cambiante, con vacilaciones y voz temblorosa > inseguridad, nervios, irritación
  7. Mover los Pies insistentemente por el suelo ⇒ nerviosismo, incomodidad.
  8. Brazos bajo la mesa ⇒ nerviosismo, inseguridad.
  9. Estar sentado sin apoyarse casi en el respaldo y sin usar todo el asiento, normalmente con los pies cruzados bajo ella  posible significado tensión, nervios, sentirse amenazado  o con deseo de huir

Gestos de Seguridad que nunca debes de hacer en una entrevista de trabajo

  1. Ritmo de habla lento muestra calma y seguridad, pero también viene a mostrar superioridad, un «sabelotodo»,  y tampoco te conviene en una entrevista de trabajo, mejor un ritmo fluido y con un contacto visual  directo vas a mostrar que tienes interés, seguridad.
  2. Aunque estés sentado, aprovechando toda la silla,  con las piernas estiradas y muestres seguridad, también vas a mostrar demasiada comodidad y despreocupación y quizás no sea una postura adecuada para una entrevista de trabajo.
  3. Igualmente una  postura erguida, sacando pecho muestras seguridad pero al mismo tiempo muestras lo engreído y autosuficiente que puede ser, mejor en equipo.

Psicología del lenguaje corporal

Gestos que significan Sorpresa

  1. Abrir la boca abierta como todo el mundo sabe es señal de sorpresa, de admiración.
  2. y si al mismo tiempo con los ojos muy abiertos transmitirá sorpresa o bien miedo, o avidez.

Gesto que transmite timidez

  1. La falta de contacto visual posiblemente muestra timidez, desinterés, miedo, rechazo, culpabilidad
  2. Una mirada huidiza o evita mirar a los ojos también muestra timidez, e inferioridad
  3. dilatación de la pupila> interés, atención

Qué significa las palmas de las manos apretadas

  1. Las palmas de las manos apretadas pueden transmitir posiblemente ira, miedo, pero según la situación.
  2. Y si además tienes la respiración fuerte, las aletas de la nariz hinchadas y los labios apretados estás mostrando claramente ira, o contención, relájate que tu cuerpo habla.

Lenguaje no verbal gestos y posturas. La Psicología de los Gestos

Gestos que significan desprecio, ofensa

  1. Señalar al interlocutor con el pulgar ⇒ es un gesto hiriente, menosprecio
  2. Si señalas con el dedo índice alzado o extendido debes saber que  significa un ataque, una orden, o un reproche.
  3. Comisuras de los labios alzadas ⇒ ironía, desprecio y sin acompañamiento de sonrisa, escepticismo
  4. Ojos Entrecerrados ⇒ concentración, desinterés, desconfianza
  5. en cambio una mirada fija a los ojos su significado  suele ser ofensivo, salvo que vaya acompañada de una sonrisa franca.

Gestos ante preguntas de encuesta Trabajo

  1. Si ante una pregunta/reflexión miramos a la izquierda es posible que estés recordando, acceso a bancos de memoria
  2. Por el contrario ante una pregunta si miramos a la derecha podemos pensar que tienes capacidad de imaginación, inventar, de crear.
  3. Y si miras hacia arriba es un proceso de información visual
  4. de la misma manera si miramos hacia abajo estaremos proceso información Klnestésica.
  5. y por último si ante una pregunta miramos a un lado u otro ⇒ proceso de información auditiva

Realiza el test  ¿saber cual es tu estilo de aprendizaje ?

  1. Auditivo
  2. Visual
  3. Kinestésico
  • Klnestésica, que es la rama de la ciencia que estudia el movimiento humano.

Lugares para Celebrar un Evento y Pasos para realizarlo

La organización para celebrar un evento conlleva unos pasos ( 3 pasos habituales en la organización de eventos) firmes para su buen funcionamiento y éxito. A continuación explicaremos qué se necesita para un evento. los pasos para organizar un evento y cómo organizar un evento empresarial con la mínima presencia de empresas organizadoras de eventos.

¿Cómo realizar un evento empresarial?. Comenzaremos por el lugar para hacer eventos, el lugar para realizar eventos es variado dependiendo del tipo y la envergadura del presupuesto evento empresarial, pero siempre todos preparados con el material y el equipo necesario adaptado al evento. Así que para organizar y celebrar eventos exitosos tenemos que tener muy en cuenta el lugar, el espacio de celebración.

 Lugares dónde celebrar un evento

La organización para celebrar un evento es la base para obtener resultados óptimos. Los eventos corporativos se celebran en lugares adecuados según los tipos de eventos empresariales pero  generalmente éstos son los lugares adecuados si vas a celebrar un evento:

  1. Para empezar un hall de recibimiento conectado con la entrada al edificio
  2. Un patio central que una espacios.
  3. El área de ferias, son espacios totalmente diáfanos, dotados de tecnología que incluye climatización, megafonía, etc., totalmente equipados para celebrar el evento corporativo «del año»
  4. Pabellón es otro lugar para celebrar un evento, son área para para congresos y exposiciones. Espacio destinado exclusivamente a celebrar congresos y exposiciones temporales.
  5. Otro lugar para celebrar un evento es el auditorio: Los auditorios son espacios dotados de excelente acústica, banda ancha de Internet, traducción simultánea, videoconferencia. Se pueden utilizar por ejemplo para la realización de eventos políticos como mítines.
  6. Las Salas, para celebrar un evento en este espacio hay que tener muy en cuenta que son de aforo más reducido que el resto de espacios, pero por supuesto que tienen que contar con las mismas prestaciones. Por lo general hay más de una, donde se celebran diferentes charlas de diferentes eventos de empresa.
  7. Uno de los elementos para organizar un evento muy a tener en cuenta es el Área de restauración,  cafetería, autoservicio, es decir espacio de mesas libres para comer, etc.
  8. En la gestión de eventos siempre contaremos con un restaurante principal. Cuenta normalmente con capacidad para gran número de comensales ya que tiene que estar preparados para acto de clausura y apertura para celebrar eventos.
  9. Área de almacenamiento, mercancía y mantenimiento.
  10. Otras áreas: Sala vip, sala de prensa, secretaria, consigna, recepción, etc.

 El material y el equipos necesarios para utilizar en nuestro evento dependerá:

  1. El tipo Evento que vayas a realizar
  2. Objetivos del evento que quiero llevar a cabo.
  3. Presupuesto del evento.

Material y equipo técnico necesario en la organización para celebrar un evento

  • Antes del evento necesitaremos

  1.  Soporte de Hardware y Software.
  2. Diseñador web, programador y mantenimiento de la página .
  3. Un diseñador gráfico para el diseño de material impreso.
  4. Una imprenta.
  5. Agencia de viajes.
  6. Conjunto de asesores profesionales
  7. Agencia de publicidad y marketing.
  • Durante el evento

  1. Inscripción y acreditaciones. Personal específico, carteles, paneles y estructuras, ordenadores y mobiliario, sistema de inscripciones y acreditaciones, credenciales, fotocopiadoras.
  2. En cada una de las salas: mobiliario, pantallas, micrófonos, personal de asistencia y técnicos, traductores, aire acondicionado o calefacción, agua.
  3. Si vamos a realizar una posición paralela vamos a necesitar: planos, estructuras, iluminación, carteles, sistema de señalización.
  4. Alimentación y actividades: catering y restauración, traslados, iluminación, servicio de espectáculos.

Finalmente no debe faltar

Seguridad, cronograma, prensa diaria, fotógrafos, servicio de limpieza, servicio médico.

 Organización para celebrar un evento en el lugar adecuado

La decisión más importante a la hora de celebrar un evento, es donde va a tener lugar la celebración para dar una imagen corporativa y protocolo adecuados a la identidad de la corporación.

Así que la ubicación, servicios, luz natural, etc. Son algunos de los elementos que hay que tener en cuenta a la hora de hacer la elección adecuada.

A tener en cuenta:

  • Sede con jardines o espacios al aire libre donde participantes e invitados puedan disfrutar del clima, relajarse en los descansos, sin embargo también habría que tener en cuenta, a los fumadores. Los espacios externos deben estar preparados para ellos,

aunque  recordemos que en los recintos cerrados está prohibido fumar desde 2011, con la entrada de la ley 42/2010, de 30 de diciembre de 2010.

  • Si por el contrario elegimos una estación fría, recuerda que la sede debe tener ventanales o espacios acristalados para ver el exterior
  • Una sala cerca del lugar de celebración puede ayudar a esta relajación, creando ambiente de paz, concentración, tranquilidad, etc.
  • Los servicios que disponga el lugar también debe influir, y debe estar habilitado en lugar de celebración con salas de apoyo suficiente para llevarlos a cabo.
  • Debe tener salones cómodos, acogedores, espaciosos, que sea posible  sentirse como en casa.
  • Crear el efecto sorpresa en los invitados hace que estos se relacionen.
  • Cada sala a utilizar debe contar con una decoración diferente, creando así en los participantes sensaciones únicas.

Si decides elegir un lugar al aire libre, cuenta con que tenga una alternativa en caso de lluvia.

Pero  si hace mucho calor, lo mejor es contar con opciones que nos refugian de las posibles imprevistos.

El lugar escogido debe ser de fácil ubicación pues en caso contrario se perderán nuestros invitados y participantes.

La verificación de la disponibilidad disponibilidad del lugar con tiempo de antelación es una base segura para que nos guarden el sitio elegido.

Por eso lo mejor es realizar lo con un año de antelación y hacerlo por escrito, no de palabra, que no nos asegura nada.

Pero también es buena idea dar una señal del precio total acordado, como refuerzo al precontrato.

Lugares ideales en España para celebrar un evento

Madrid

⇒  IFEMA:  Institución ferial de Madrid. Quizás una de las más importantes de Europa cuenta con más de 30 años celebrando eventos en sus instalaciones.

⇒ Hotel de las Letras: especialmente relevante por su situación, más céntrico imposible  (en la Gran Vía ), este hotel de 1917 tiene un sabor especial

Además la decoración de su salas, muy cuidada y conservada, se  corresponde con la época.

⇒ Fortuny: ideal para fiesta nocturna y cócktails en el jardín del del Palacete, sobre todo con la llegada del buen tiempo,

aunque si lo necesitas tienen espacio para realizar una completa jornada de trabajo, desde reuniones y conferencias hasta la fiesta de la noche.

⇒ Castellana intercontinental: Es clásico, está claro, pero si eso no es una pega según el evento en el que estés pensando, tienes que saber que los salones son francamente cómodos,

y los menús te sorprenderán, son estupendos. El jardín interior también tiene muchas posibilidades.

Barcelona

⇒ El Palauet:  en el corazón de Barcelona, es un edificio bonito.

⇒W Barcelona: hotel moderno, el lugar es impresionante.

Edifico W de Barcelona adecuado para celebrar diferentes eventos

Lugares

Hoteles Restaurantes y bares.

Museos.

Palacios de Ferias y Congresos.

Teatros, cines.

Auditorios.

Sala de exposiciones Bancos y Cajas.

Fincas

También mencionar que existen empresas de eventos especializadas en la organización de eventos sociales, lo que te ahorrará tiempo y podrás dedicarlo a planificar mejor tu evento.

Por eso encontrar el lugar para celebrar tu evento es una decisión importante, busca espacios que se adecuen a tus necesidades

además de ésta manera te amplían la oferta de posibilidades.

⇒ El lugar elegido debería cumplir con determinadas características básicas, que son:

  • Acceso a la ciudad: rutas terrestres y aeropuertos internacionales, aforo suficiente para recibir al número esperado de participantes
  • Infraestructura adicional al evento
  • Espacio donde desarrollar las recepciones.

Elegida la ciudad para llevar a cabo el evento debemos elegir el lugar donde se realizará.

Por eso debemos barajar todas las posibilidades a elegir, informarnos y pedir presupuestos.

Hay que negociar la posible cesión o en su caso la contratación del mismo. Para la cesión va a influir mucho la envergadura del evento y las ventajas que va a ofrecer a la ciudad donde está ubicada la Sede.

⇒ Sedes para celebraciones de eventos.

  • Centro de convenciones.
  • Hoteles.
  • Salones.
  • Museos.
  • Sedes Especiales como Universidades, Hospitales, Centros Culturales, Teatros, etc.

⇒ Para elegir el tipo de Sede  hay que haber estimado:

  • Número de asistentes
  • Actividades paralelas
  • Número de personas por sala, todos deben estar sentados. Acceso al recinto de forma fácil
  • Comprobación de disponibilidad por fechas
  • Cálculo de presupuestos

   Celebrar con sede cedida o alquilada

Cesión del lugar

  • Adecuarlo a tu evento
  • Arreglar los distintos espacios
  • Cesión del lugar.
  • Visitarlo varias veces para concretar la decoración
  • Tomar medidas
  • Realizar plano del mismo

La cesión del lugar correrá a cargo de una institución pública normalmente, que sin ningún ánimo de beneficio lo cede, para la realización del evento.

Así que debemos adecuarlo a nuestro evento, arreglar cada uno de los espacios que van a ser utilizados para hacerlo nuestro.

Realizar preselección de lugares más notables.

  • Calcular la cantidad de asistentes en función de la capacidad del lugar.
  • Necesidades del evento.
  • Aspectos legales y de seguridad.

Si por el contrario contratamos un lugar para celebrar a través del alquiler, debemos tener algún sitio más para elegir y optar por la opción más cómoda para el número de participantes que vamos a alojar.

Además debe cubrir con todas las necesidades de nuestro evento y tener en cuenta todos los permisos y aspectos legales.

Proveedores de servicios en la organización para celebrar un evento

¿Qué son los Proveedores de servicios?  Son un conjunto de empresas o número de personas que nos van a ofrecer sus servicios o productos para llevar a cabo nuestro evento a celebrar y conseguir así nuestros objetivos.

Vamos a necesitar proveedores hacia dos vertientes: para la etapa del pre-evento y otros para la etapa del evento.

Para el Pre-evento:

  • Soporte de Hardware y Software
  • Diseñador web, programador y mantenimiento de la página
  • Un diseñador gráfico
  • Una imprenta
  • Agencia de Viajes
  • Conjunto de asesores profesionales
  • Agencia de publicidad y marketing.

Sería bueno solicitar presupuesto a tres empresas de proveedores de cada una de los servicios que necesitemos.

Cómo y dónde encontrar proveedores ?

  1. Recomendación de otros que han trabajado con ellos.
  2. Hemos trabajado antes con ellos.
  3. Páginas amarillas, directorios, buscadores de internet especializados.
  4. Por asociaciones afines con nuestra empresa.

Elegido los proveedores vamos a comenzar con la contratación del producto/s  y servicios como mínimo seis meses antes del evento, pagándoles un 50% del total antes del mismo y el resto terminado el servicio.

Por lo general las contrataciones se empiezan a hacer aproximadamente con seis meses de anticipación. Contratar proveedores seis meses antes del evento para no llevarnos sorpresas. Forma de pago: 50% antes y 50 % al finalizar servicio.

Durante el evento

Vamos a necesitar más variedad de servicios que cubran nuestras necesidades;

  • Inscripción y acreditaciones.
  • Personal específico, carteles, paneles y estructuras, ordenadores y mobiliario, sistema de inscripciones y acreditaciones, credenciales, fotocopiadoras.
  • En cada una de las salas: mobiliario, pantallas, micrófonos, personal de asistencia y técnicos, traductores, aire acondicionado o calefacción, agua.
  • Si vamos a realizar una exposición paralela vamos a necesitar:
  • Planos, estructuras, iluminación, carteles, sistema de señalización.
  • Alimentación y actividades extras: catering y restauración, traslados, iluminación , servicio de espectáculos.
  • No debe faltar: seguridad, cronograma, prensa diaria, fotógrafos, servicios de limpieza, servicio médico.

Tenemos que realizar un informe con todos los datos importantes para llevar un control del mismo. Por lo que hay que fijar día del evento, fecha de entrega y hora y la forma de pago.

Pues cada cierto tiempo nos reuniremos con ellos para ver cómo va el pedido y su gestión, de esta manera evitaremos imprevistos.

Tipos de proveedores necesarios para celebrar un evento

  1. Proveedor fabricante: el que fabrica o genera el servicio.
  2. P. Mayorista: Intermediario entre el fabricante y usuario final.
  3. Proveedor minorista: Tiene relación con el usuario final.
  4. Y el distribuidor: Se encarga de distribuir los productos o servicios.

Una vez  que realizamos la contratación de los proveedores se puede decir que hemos puesto en marcha el evento.

Así que podemos trabajar con los de siempre o elegir otros nuevos. Para ello debemos:

  1. Utilizar páginas especializadas en nombres de proveedores, consultar con expertos en el servicio concreto, escuchar las recomendaciones de los amigos
  2. Elegir a tres proveedores por servicio a realizar
  3. Pedir referencias para consultar con otros clientes. De esta manera tenemos un punto de partida para la negociación del producto elegido, en caso contrario la anulación de la empresa .
  4. Mirar los servicios dados en otros eventos de misma envergadura, además la puntualidad compromiso, formalidad y toma de decisiones ante imprevistos serán otros puntos a tener en cuenta
  1. Comenzar la negociación, teniendo una relación de precios de otras empresas. No siempre lo más caro es lo mejor, ni lo barato lo peor.
  2. Finalmente Tomada la decisión debemos concretar con él los siguientes puntos.
  • Fecha de entrega.
  • Día del evento, lugar y ubicación.
  • Precio.
  • Puntualidad.
  • Repercusión en caso de entrega incorrecta o no entrega.

Aspectos Clave a la Hora de Elegir Proveedores.

  1. Para empezar tener información sobre la empresa. Debemos elegir un proveedor o proveedores que cubra nuestras necesidades.
  2. Además solicitar referencias de trabajo anteriores.
  3. También contar con un sistema de seguimiento de productos.
  4. Factores calidad/precio.
  5. Trabajar con diferentes proveedores de productos y servicios, por si alguno falla con su trabajo que no nos falle todos los servicios o productos.
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