Para seleccionar los mejores espacios equipado para la celebración de nuestros evento va a depender de muchos factores para tener en cuenta y cada uno de ellos esencial pues al final todo vale para conseguir el objetivo marcado previamente en la planificación de eventos, en el briefing de marketing, pero siempre teniendo en cuenta los tres pasos habituales para organizar el evento
En el mercado actual, encontramos diferentes tipos de sedes para nuestro acto, es decir lugares para eventos como hoteles, palacio de ferias y congresos, palacios y plazas de toros, pabellones deportivos, etc. Y de esa gestión va depender en gran parte el éxito del mismo. Por supuesto sin olvidar la buena gestión de contratos de logística y catering además de lo básico en la organización del evento
Cinco aspectos fundamentales al seleccionar los mejores espacios
¿Qué se necesita para organizar un evento empresarial?, ¿ qué aspectos se deben tener en cuenta a la hora de organizar un evento?, para seleccionar los mejores espacios para eventos grandes hay que tener en cuenta estos aspectos que son los más importantes en el momento de organizar un evento: según la importancia del evento, según el número de invitados, según las actividades a realizar y si será necesario espacio para exposiciones.
- Cómo seleccionar los mejores espacios según la importancia del evento. Por ejemplo, un festival internacional de música, va a tener más trascendencia que uno regional. Implica un mayor número de participantes. Si además los invitados tienen relevancia en el sector del evento, esto va hacer que asista más público.
- Cómo seleccionar los mejores espacios según el número de asistentes e invitados al evento. De ellos va a depender que necesitemos un lugar más amplio o menos, pero el sitio idóneo para tu celebración no es solo cuestión de aforo.
- Cómo seleccionar los mejores espacios según las actividades paralelas al evento. Importante este factor, a tener en cuenta si realizamos actividades paralelas, vamos a necesitar más salas para completar el evento, por lo tanto no podremos elegir un recinto pequeño.
- Cómo seleccionar los mejores espacios para exposiciones en el evento. Las exposiciones la mayoría de las veces funcionan como complemento de nuestros eventos, como valor adicional para el reclamo de nuestro público, por eso debemos contar con espacio adicional para ellas
- Cómo seleccionar los mejores espacios según la ubicación de la Sede. Es una decisión final básica el lugar donde se va desarrollar el evento, ya que debe de reunir una serie de requisitos para que la imagen y protocolo corporativo sea el mejor, según cuáles sean los protocolos de la empresa. Aquí tienes diferentes tipos de protocolos: Qué es un protocolo empresarial y cómo se hace, protocolo en banquetes y comidas, protocolos en actos deportivos, la netiqueta protocolo en internet
Aspectos a tener en cuenta para elegir la Sede
Aspectos a tener en cuenta para elegir la localización de un evento. A la hora de elegir el lugar debemos contar con varias opciones para nuestro evento, visitarlas, recopilar toda la información sobre el sitio, datos específico y técnico, y solicitar presupuesto para estudiarlo detenidamente junto al resto. Los servicios que ofrezca el lugar serán un extra que nos ofrecerá y que nos ahorraremos a la hora de la contratación con proveedores; como por ejemplo los servicios de restauración, aunque debemos gestionarlos y supervisarlos en todo momento.
- Para empezar, seleccionar los mejores espacios en un lugar con buen clima y temperatura es fundamental para conseguir una mayor participación.
- Para seleccionar los mejores espacios se ha de tener en cuenta que sea un lugar con atractivo turístico para el invitado. En la reuniones de un evento lo que prima es el ambiente relajado y agradable donde no falte ningún elemento técnico.
- Además de servicios de restauración adecuado a nuestras necesidades, es decir, que la alimentación debe ser lo más variada posible y tener en cuenta los diferentes tipos: vegetarianos, veganos, diabéticos, celiacos, etc.
- Servicio de personal de apoyo a invitados y participantes en todo momento, es decir, puntos de información
- Un lugar con disponibilidad de conserjes, el mobiliario de la sede debe ser moderno y adecuado al evento, si ponemos unas sillas incómodas nos arriesgaremos a que no repetirán en otra ocasiones que les invitemos
- El alojamiento de los participantes debe estar cerca del lugar de celebración, por ésta razón el alquiler de espacios tiene que estar cerca de hoteles, o bien facilitaremos el transporte para los participantes si está alejado
Subrayar que determinados lugares que no admiten patrocinadores del evento, con lo cual si para nuestro acto es importante contar con ellos, debemos descartar el sitio.
¿Qué se necesita para hacer un evento? 4 pasos para seleccionar los mejores espacios equipado para grandes eventos
Los cuatro pasos para seleccionar los mejores espacios:
- Por supuesto contar con varias opciones para poder seleccionar los mejores espacios.
- Concretar cita con el director de la Sede para poder visitar las instalaciones
- Comprobar la disponibilidad de equipos visuales
- y por último el presupuesto disponible
Funciones del Director de ventas en la selección de espacios
Para seleccionar los mejores espacios para la Sede de celebración debemos empezar por concretar una cita con el director de ventas para poder visitar las instalaciones teniendo en cuenta los siguientes aspectos como decíamos.
- Tamaño de la sala donde se llevará a cabo el evento.
- Capacidad de Asistentes
- Facilidades para realizar modificaciones en la sala
- Perfecta visualización desde cualquier espacio
- Ventanas ampliar a zonas abiertas con luz natural
- Insonorización de las salas
Por otra parte a la hora de seleccionar los mejores espacios de celebración el director ha de:
- Informar de todas las características del lugar, ya sean técnicas, servicios y materiales
- Buscar posibles clientes para el alquiler de la sede
- Elaborar buenas estrategias de publicidad del lugar
- Cerrar el trato con los clientes, una vez convencidos de que es la mejor opción
- Dar reseñas sobre eventos anteriores realizados allí y las ventas realizadas
Seleccionar los mejores espacios con equipos audiovisuales necesarios
En el alquiler de espacios para eventos es necesario contar con equipos que faciliten el trabajo de los ponentes. Debemos confirmar la disponibilidad de los siguientes servicios técnicos:
- Internet alta velocidad.
- Micrófonos en sala y altavoces informativo externos e internos. Sistemas de proyección con pantalla LCD
- Monitores con pantalla plana
- Pizarra y accesorios para éstas
- Ubicación y número de tomas de corriente por sala
El presupuesto Disponible
Importante a la hora de realizar el evento es la relación de gastos e ingresos según nuestro presupuesto
- Servicios de restauración: restaurantes o catering, alquilar instalaciones para el evento.
- Alquiler de equipos audiovisuales.
- Material de oficina
- Seguro
- Servicios médicos
- Personal para evento en la organización y contratación de recursos humanos
La Negociación con el propietario
Todos los factores que van a influir para seleccionar los mejores espacios de celebración hay que tenerlos en cuenta, no bajar la guardia y estar seguros de que cada uno de los pasos. Una vez elegido el lugar tenemos que cerrar el acuerdo con la empresa propietaria de este, y comenzar con la negociación. Recogida toda la información sobre las posibles sedes, empezaremos viéndolos pros y contras de cada una, comparándolas, verificando gastos y ajustándonos al presupuesto final. Elegida la que cumpla de forma efectiva con nuestras expectativas haremos una oferta inicial, a la sede sobre la negociación a seguir.
Resumiendo, los expertos afirman que debemos dejar que sea el otro quien dé el primer paso, ya que le estaremos ofreciendo una información muy valiosa, de nuestro presupuesto. Conoce la comunicación con gestos del lenguaje no verbal
Cuando llevamos a cabo la negociación van a aparecer características positivas que aumenten el valor de la misma y otras negativas que lo disminuyen, por eso debemos llevar una cifra marcada como tope y así nos fijaremos en los beneficios. Así es como va a funcionar la mente respecto a la negociación, incluso para el más experto.
Por esta razón debemos ser nosotros quienes marquemos el precio en primer lugar, ya que esto va a demostrar al otro confianza, y le obligará a ofrecernos concesiones si finalmente accedemos a su petición. Recordamos que para ofrecer un precio razonable debemos habernos informado con anterioridad de las tarifas de nuestro lugar elegido.
Tres factores claves para seleccionar los mejores espacios
En el sector de los eventos, a la hora de elegir el lugar adecuado, un espacio para eventos, debemos evaluar y tener en cuenta las especificaciones, medios técnicos y materiales a utilizar, así como el equipo necesario.
El fácil acceso al recinto donde se celebra el evento. Piensa que si los invitados tienen que soportar colas de entradas, puede que no existan o no repitan el siguiente ediciones. Es recomendable que el lugar esté cerca del aeropuerto o con fácil acceso ya que también hay participantes e invitados que cogen aviones para llegar a la ciudad de celebración
Los precios según el valor que se merecen. Al seleccionar los mejores espacios no debemos guiarnos porque lo barato sea lo mejor, ni elegir una sede más económica pero con menos prestaciones porque claramente al final va a repercutir en el trabajo diario y la imagen del evento
El precio de la Sede tiene que ser compatible con lo que se ofrece: Muchos hoteles cobran extras para salvaguardar su rentabilidad en tiempos de crisis, pero si esta práctica se vuelve abusiva, esto puede espantar a los clientes. Otra cosa que no se puede hacer bajo ninguna circunstancia es cobrar cantidades suplementarias por servicios básicos. Se recomienda a los hoteles que se ven obligados a eliminar servicios complementarios para cuadrar el presupuesto, es que ofrezcan a sus clientes pequeños extras, pero de gran impacto, para paliar la sensación negativa que dejan los recortes.
Características de las instalaciones para un evento
Las características que han de tener los locales seleccionados en alquiler han de ser características únicas. Las características que han de tener los mejores espacios seleccionados frente a otros espacios no seleccionados es el toque que los va a diferenciar, por ejemplo espacios concienciados con el medio ambiente, servicio de transporte y ubicación del evento.
10 Factores que influyen para seleccionar los mejores espacios
Qué elementos tendrías en cuenta para elegir el lugar de celebración de un evento: los siguientes diez aspectos que se han de tener en cuenta a la hora de buscar un espacio para el evento son:
- Con servicio de transporte, pensar en la logística es fundamental en un evento
- Con zona de restauración, aparcamiento y otras zonas de ocio alternativo. Hay que pensar en la gastronomía del evento, considerar aspectos como la restauración o servicio de comida es muy importante, sobre todo la innovación. Para ello, lo mejor es contar con platos típicos de la zona.
- Salas conectadas a la Red. En la actualidad, asistimos a los eventos con tablet, portátiles, teléfonos inteligentes, la mayoría de los asistentes a eventos están familiarizados con la red. Por esta razón, el lugar para los eventos debe estar conectado a una red wi-fi fiable, una buena conexión a internet durante el evento es básico.
- Servicio médico y de seguridad, es decir, un personal técnico adecuado por si surge algún imprevisto.
- El lugar de celebración debe contar con un espacio de almacenamiento adecuado para guardar el material.
- Aforo del evento. Normalmente señala la capacidad máxima del lugar, importante a la hora de colocación de los asistentes. No se puede aumentar esta capacidad máxima por seguridad del evento
- Atención a la estructura, datos de edificación, y altura del edificio, sala o pabellón, se ha de tener en cuenta sobre todo si se van a utiliza utensilios de gran altura o bien, colgantes en el techo.
- Para determinados eventos es esencial los espacios con luz natural, es interesante tener algún espacio al aire libre. Elegir un espacio abierto que dispone de luz natural suficiente y no está rodeado de edificios que puedan interferir es determinante en algunos eventos.
- Las salas con luz y sonido es básico en cualquier evento. La iluminación acompaña a la luz natural para engrandecer el evento, equipos técnicos, servicios extras a los participantes.
- y por último los puntos de voz son esenciales así como azafatas y servicio de traducción para mantener informados a los participantes.
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