Cuando se nos presenta la ocasión de organizar un evento debemos tener en cuenta muchos ingredientes que introducidos en la coctelera deben darnos el resultado correcto, alcanzar el objetivo marcado, para ello vamos a ejecutar las prácticas habituales en la organización de todo evento. Todo el proceso es un compromiso que debemos llevar a cabo.
Prácticas habituales en la organización ¿ejecutas las 3 fases en la organización de eventos?.
Las prácticas habituales en las fases de la organización del evento son tres y deben llevarse a cabo
- Prácticas habituales en la organización: el Pre-evento, es la primera fase del evento, es decir, el pre-evento, debemos llevar a cabo la planificación y la organización del mismo. Quizás ésta fase sea una de las prácticas habituales en la organización de eventos más importantes, el apartado de mayor trabajo al realizar un evento. Lo normal es llevarla acabo como mínimo 10 meses antes. En la práctica, se suele decir que cuando finaliza un evento, comienza el del año siguiente, debido a todas las gestiones que hay que realizar.
Durante la etapa de pre-evento las prácticas habituales es marcar los objetivos a alcanzar, crear el nombre del evento. Donde se va a celebrar, realizar el contacto con las empresas colaboradoras, nombrar a los comités organizadores, elegir ubicación y Sede. Consultar con los proveedores, selección y contratación de personal.. Y como últimas prácticas habituales en esta primera etapa del pre evento sería la elaboración de normas e instrucciones. Además de los trabajos de información y relaciones públicas, promoción, patrocinio, temas a desarrollar, logística, material, alojamiento invitados..
- La Ejecución. Durante la fase de ejecución del evento, es llevarlo todo a la práctica. Es el gran momento de la puesta en escena del mismo. Comenzaremos con otra de las prácticas habituales en la organización de eventos que es la de recibir a los participantes, normalmente en el hall de entrada, para posteriormente ubicar los en la sala donde se vaya a llevar a cabo el acto. Si hay más de una actividad se puede ir avisando por megáfono.
El acto se irá desarrollando con toda normalidad, con sus descansos habituales, almuerzos si los hay. Y para finalizar con el almuerzo o cena de clausura el último día junto el acto final y entrega de diplomas que son prácticas habituales del evento.
- Post-evento. Pero aquí no finaliza el acto para nosotros, ya que otra de las practicas habituales en la organización de eventos es precisamente llevar a cabo la fase de evaluación del evento, como es la respuesta de la prensa y resto de medios, y propuestas de mejoras para el siguiente evento.
12 Prácticas habituales en la organización de Eventos
- La primera de las prácticas habituales en la organización es presupuestar el evento. Estableciendo cada una de las cantidades destinadas a cada apartado, es decir alquileres, proveedores, medios y publicidad, alojamiento restauración, etc. Lo mejor es por áreas.
- Establecer la fecha del evento y los horarios para cada actividad.
- Elegir el lugar del evento. Teniendo en cuenta el número de personas asistentes y considerando que el tipo de edificio sea adecuado al evento.
- Investiga las leyes y ordenanzas locales para asegurarte de cumplirlas. Consigue todos los permisos y autorizaciones necesarios.
- Contratación de trabajadores para el evento coordinados por áreas. También en la actualidad se pueden solicitar voluntarios ofreciéndoles como pago otro tipo de concesiones que no sean económicas.
- otra de las prácticas habituales en la organización de todo evento es coordinar el servicio de comidas en función del número de participantes y los descansos establecidos.
- Dar cobertura de prensa al evento y realizar una rueda de prensa informativa.
- Organizar actividades extras para el evento y contratar algún servicio de entretenimiento.
- Cronograma Básico como norma en la organización del evento ya que cada una de las actividades y acciones deben estar planificadas con antelación.
- Establecer puntos de información para los asistentes.
- Otra de las prácticas habituales en la organización es aplicar las normas de protocolo para anfitriones y autoridades.
- Y la última de las prácticas habituales en la organización de eventos es preparar la decoración del lugar.
Ejemplo de organización con prácticas habituales en la organización
Recordemos que la finalidad es atraer al mayor número de personas, es por eso que lo difundiremos a través de la redes sociales, ya sean, Facebook, instagran..
- Una de las primeras practicas habituales en la organización de eventos es el Diseño del cartel del evento, crearemos nuestro cartel del evento con los datos más llamativos
- Otra de las prácticas habituales en la organización de eventos es realizar o elaborar una página web. En la página web es donde vamos a incluir toda la información con varias pestaña:
- Pestaña General. Por ejemplo con el programa del mismo y los datos de contacto del organizador.
- Programación de actos. Debemos poner información del evento con un formato diferente al cartel, junto con los horarios de actividades y personas confirmadas. En el caso de que el programa no esté cerrado, haremos dos cosas, o no lo ponemos y advertimos que puede estar sujeto a cambio de última hora.
- Información. Es una de las pestañas más amplias.
- Plano del recinto donde se va a llevar a cabo el evento
- Información general del mismo, motivos a celebrar y justificaciones.
- Lugar de celebración e información turística del mismo, teléfonos de interés.
- Preguntas frecuentes.
- Normativa que se va aplicar.
- Ubicación. Utilizaremos la aplicación Google maps. para explicar exactamente dónde se encuentra la sede del evento, un planificador de ruta para indicar la distancia más corta y segura hasta llegar al lugar.
- Cómo llegar: Explicaremos las maneras que hay de llegar al evento con los diferentes medios de transporte. El tiempo estimado en cada uno de ellos y opciones que ofrecemos como organizadores.
- Medios de comunicación. En esta pestaña vamos a incluir todo lo que queremos mostrar a los medios de comunicación. Como noticias relacionadas con el evento en diferentes medios, notas de prensa, convocatorias, solicitud de acreditaciones para periodistas, teléfonos de contacto.
- Actividades Complementarias. Si vamos a llevar cualquier tipo de actividades relacionadas con el evento debemos ponerlas en este apartado.
- Patrocinadores. Es básico mostrar los patrocinadores encontrados, y especificar que hace cada uno de ellos.
- Contacto. Facilitar todos los datos de las personas encargadas de las diferentes áreas.
- Utilización de nuevas tecnologías es una de las prácticas habituales en la organización y preparación de los eventos que está facilitando mucho el trabajo a los profesionales.
- y otra de las prácticas habituales en la organización de eventos es tener muy en cuenta las normas de protocolo. El protocolo y sus normas que por supuesto son necesarias y de gran utilidad a la hora de llevar a cabo el evento. Si no conocemos bien las normas podemos contratar a personal dedicado a la recepción de autoridades.
Podemos promocionar una ciudad o un pueblo, donde realicemos el evento. Lo más adecuado es utilizar Palacios de Congresos de cada localidad y no solo por su fácil localización y accesos. También por su cobertura de materiales y medios, experiencia del personal, riesgo mínimo de fallos y complementos varios para eventos.
8 App que Útiles que se utilizan como prácticas habituales en la organización
Otra práctica habitual en la organización de eventos es utilizar software o aplicaciones cuando comienza la organización de un evento, si no tenemos experiencia puede que no sepamos por dónde empezar. Por ello, existen en el mercado una multitud de aplicaciones informáticas que podemos utilizar. Comencemos a ver las App que se utilizan como prácticas habituales en la organización de eventos:
El primer software para organizar eventos que nos encontramos para la completa actividad de la organización de eventos y que nos va a facilitar la gestión del día a día del evento. Además de poder emitir los pagos al tener un apartado de tesorería, llevar la contabilidad, creación de base de datos, envíos masivos ( sms o mail ), etc..
- Ofieventos ¿qué es ofieventos? Ofieventos es uno de los programas más completos y frecuentemente utilizados para la realización de eventos. Ventajas de trabajar con Ofieventos:
- Envío de toda la documentación a nuestros participantes e invitados-confirmación por sms de modificaciones o reservas.
- Control de proveedores.
- Realización pagos por transferencias bancarias.
- Gestión de principio a fin del evento.
- Regonline qué es y cómo funciona. Regonline es otra de las aplicaciones que encontramos relacionado con el sector de los eventos. Nace en 1996 y se ha convertido en líder del sector en los últimos años. Cuenta con un sistema de registro y gestión para los organizadores de eventos, ya sean de pequeña o gran envergadura.Funcionamiento:
- Crea formularios de registro para los participantes del evento, pudiendo añadir detalles de cada persona.
- Permite personalizar el evento, agregar logotipos, seguimiento de inscripciones y promociona el programa del mismo.
- Permite crear informes que nos facilitan información de los participantes, imprimirlos y gestionarlos según la manera que más nos convenga.
- Promoción del evento mediante mensajes tanto a nuestros participantes, como a empresas de marketing o medios de comunicación.
- Preparación del evento en si en cada uno de los aspectos que sean necesarios .
- Durante el evento funciona como una herramienta excelente para compartir informes, confirmar asistencia, imprimir en el acto, etc.
- En el post-evento función analizando los rendimientos y ganancias del evento, crear y enviar encuestas.
- Gesprotocolo, qué es Gesprotocolo. Gesprotocolo es la aplicación para la gestión de eventos especializado en protocolo ceremonial y comunicación. Con esta aplicación la realización de nuestro evento será más fácil en lo que se refiere el trabajo diario. Ideal para la planificación. Presenta las siguientes ventajas: lleva un control de todos los participantes-Cuenta con diferentes registros unificables -todos los procesos que realiza los llego a su máximo potencial. En cuanto a la gestión, los tiempos se reducen a la mitad.
- Podio es otra App que se utiliza habitualmente en la organización de eventos. Podio con formularios de registro de eventos, gestión de asistentes, seguimiento de eventos, datos de participantes, realizar la planificación del mismo. Es una forma segura de trabajar con este software e inteligente para ahorrarnos tiempo.
- Brigantia, otra herramienta habitual en la organización. Brigantia software está especializado en congresos pero nos servirá para cualquier otro Evento.Tiene una opción de multicongreso que gestiona los eventos directamente teniendo un control total sobre el mismo ( web, inscripción, programa ). Además tiene la opción elegir idiomas, si asisten participantes o invitados con lenguas diferentes traducirá todo el trabajo. Admite traducción en inglés, alemán, catalán, gallego, euskera. Es una aplicación online, por lo que teniendo conexión Internet podremos realizar todas las acciones y mantenimiento cada cierto tiempo.
- ERP, otra App común y habitual en la Organización de Eventos. Software de gestión erp empresas de catering, eventos y centros de convenciones. Software destinado a empresas que se dedican a la gestión de eventos. Tiene múltiples acciones, entre ellas gestionar el servicio de catering para las diferentes colectividades. Solución ERP Software de gestión para empresas de catering, eventos y centros de convenciones
- Eventools también para Móvil. Eventools es una aplicación tanto de web como para móvil. Es una app para el registro de participantes, para dar toda información instantánea sobre el evento.
- Easy Entry, la App de entradas. Programa más utilizado para la venta de entradas es Easy entry. La app habitual donde se requiera una entrada para su asistencia.
11 ideas importantes para las prácticas habituales en la organización de eventos
Para la correcta elección del lugar de celebración debemos tener en cuenta la envergadura del mismo y lo que conlleva. El número total de asistentes al evento, nuestros invitados, las actividades paralelas a realizar y espacio adicional para exposiciones. Además el lugar a elegir debe tener unas condiciones óptimas para llevar a cabo el evento. Por ejemplo la buena climatización y atractivo turístico, servicio de apoyo al evento, buena localización, servicios técnicos y de restauración.
- Debemos escoger más de una opción. Visitar las instalaciones y reunirnos con el director de ventas para concretar con él. Aspectos técnicos, salones para los actos, servicio de restauración, zona wifi, espacios al aire libre, azafatas, precio por horarios.
- Cerrar la negociación teniendo como base principal nuestro presupuesto. Ten en cuenta que en caso contrario no cumpliríamos con el
- objetivo marcado en la planificación.
- Especificaciones más requeridas como organizadores de eventos. La superficie total, la estructura del edificio, distribución de los salones, altura máxima del edificio, la luz natural y la electricidad, puntos de voz y Wifi, van a ser prácticas habituales en la organización de eventos.
- Espacios para Eventos. Espacios como el Hall, patios, área de ferias, área de exposiciones, aréa de exposiciones, auditorios, salones, restauración y almacenamiento. Dependiendo del tipo de evento vamos a necesitar sedes con diferentes espacios.
- Lugares de Celebración. Los palacios de Congresos y Hoteles son lugares de celebración excelentes para nuestros eventos por su buena ubicación y conexión con la ciudad. Los lugares de celebración cedidos o alquilados
- Los Proveedores. Son parte de nuestro evento pues de ellos van a depender parte del éxito del mismo gracias al suministro de servicioso productos.Tener información sobre la empresa, pedir referencias sobre trabajos anteriores, hacer seguimiento de los productos, mirar la relación calidad precio. Porque estos aspectos son determinantes para la elección de nuestros proveedores.
- La contratación en el evento conlleva una obligación por la prestación de unos servicios que van a tener como resultado la contraprestación de los mismos. Otra de las practicas habituales en la organización de eventos es hacer el documento que sella dicha contratación, es decir el contrato, el contrato debe recoger los puntos más importantes de cada una de las partes.
- Logística y catering como prácticas habituales en la organización de eventos, esta práctica habitual va a estar relacionada con el aprovisionamiento, que serían las materias primas; la distribución de los productos y la producción de los materiales a entregar.
- Y como decimos, otra de las practicas habituales en la organización de eventos son los servicios de catering contratados. Que como practicas habituales en la organización de eventos los Contratos de logística y el catering deben tener: un número de registro sanitario, un seguro de responsabilidad civil y contrato y alta en la SS de cada una de las personas que trabajan en él
- Otra de las practicas habituales en la organización de eventos es la selección y formación de los RRHH. Los recursos humanos son las personas que vamos a necesitar para llevar a cabo nuestro evento, cumpliendo diferentes perfiles, a través de los diferentes tipos de contratos temporales que existen actualmente en España. A ellos debemos transmitirle las normas y darles las correspondiente instrucciones de forma clara, breve y comprensible, utilizando todas las herramientas verbales y no verbales a nuestro alcance.