Celebrar un evento corporativo y características de los lugares más adecuados

La organización para celebrar un evento conlleva unos pasos, 3 pasos habituales en la organización de eventos, firmes para su buen funcionamiento y éxito. Explicamos qué se necesita para un evento, los pasos para organizar un evento y cómo organizar un evento empresarial con la mínima presencia de empresas organizadoras de eventos. Aunque con estas empresas de eventos especializadas en la organización de eventos sociales, te ayudarán y ahorrarás tiempo que podrás dedicarlo a planificar mejor tu evento.

¿Cómo realizar un evento empresarial?. En las organizaciones de eventos comenzamos por el lugar para hacer eventos, el lugar para realizar eventos es variado dependiendo del tipo y la envergadura del presupuesto evento empresarial, pero siempre todos preparados con el material y el equipo necesario adaptado al evento. Así que para organizar y celebrar eventos exitosos tenemos que tener muy en cuenta el lugar, el espacio de celebración.

 Lugares dónde celebrar un evento

La organización para celebrar un evento es la base para obtener resultados óptimos. Los eventos corporativos se celebran en lugares adecuados según los tipos de eventos empresariales pero generalmente éstos son los lugares para eventos empresariales donde se suelen celebrar un evento:

Lista de lugares para hacer un evento, una lista de lugares adecuados para celebrar diferentes tipos de eventos corporativos:

  1. Por ejemplo un hall de recibimiento es un lugar del evento que está conectado con la entrada al edificio
  2. Otro lugar de evento puede ser un patio central que una espacios
  3. Palacios de Ferias y congresos. El área de ferias son lugares para eventos corporativos, son espacios totalmente diáfanos, dotados de tecnología que incluye climatización, megafonía, etc., totalmente equipados para celebrar el evento corporativo «del año»
  4. Pabellón es otro lugar para celebrar un evento, son área para para congresos y exposiciones. Espacio destinado exclusivamente a celebrar congresos y exposiciones temporales.
  5. Otro lugar para celebrar un evento es el auditorio: Los auditorios son espacios dotados de excelente acústica, banda ancha de Internet, traducción simultánea, videoconferencia. Se pueden utilizar por ejemplo para la realización de eventos políticos como mítines.
  6. Las Salas de exposiciones Bancos y Cajas, para celebrar un evento en este espacio hay que tener muy en cuenta que son de aforo más reducido que el resto de espacios, pero por supuesto que tienen que contar con las mismas prestaciones. Por lo general hay más de una, donde se celebran diferentes charlas de diferentes eventos de empresa.
  7. Uno de los elementos para organizar un evento muy a tener en cuenta es el área de restauración, lugares para reuniones empresariales que tengan cafetería, autoservicio, es decir espacio de mesas libres para comer, etc.
  8. Hoteles, restaurantes y bares son los típicos lugares para hacer eventos. En la gestión de eventos siempre contaremos con un restaurante principal. Cuenta normalmente con capacidad para gran número de comensales ya que tiene que estar preparados para acto de clausura y apertura para celebrar eventos.
  9. Área de almacenamiento, mercancía y mantenimiento.
  10. Otros espacios para eventos corporativos como la sala vip, sala de prensa, secretaria, consigna, recepción, etc.

Encontrar el lugar para celebrar tu evento es una decisión importante, busca espacios que se adecuen a tus necesidades, porque además de ésta manera te amplían la oferta de posibilidades

Material y equipo técnico necesario en la organización para celebrar un evento

El material y los equipos necesarios para utilizar en nuestro evento va a depender de tres cosas del tipo de evento social, de los objetivos que se tenga al realizar ese evento y del presupuesto que tengamos

  1. De el tipo evento que vayas a realizar
  2. Objetivos del evento que quiero llevar a cabo.
  3. Presupuesto del evento.

Antes de celebrar un evento necesitaremos

  1. Soporte de Hardware y Software
  2. Diseñador web, programador y mantenimiento de la página
  3. Un diseñador gráfico para el diseño de material impreso
  4. Una imprenta
  5. Agencia de viajes
  6. Conjunto de asesores profesionales
  7. Agencia de publicidad y marketing

Durante la celebración del evento

  1. Inscripción y acreditaciones. Personal específico, carteles, paneles y estructuras, ordenadores y mobiliario, sistema de inscripciones y acreditaciones, credenciales, fotocopiadoras.
  2. En cada una de las salas: mobiliario, pantallas, micrófonos, personal de asistencia y técnicos, traductores, aire acondicionado o calefacción, agua.
  3. Si vamos a realizar una posición paralela vamos a necesitar: planos, estructuras, iluminación, carteles, sistema de señalización.
  4. Alimentación y actividades: catering y restauración, traslados, iluminación, servicio de espectáculos.

No debe faltar: Seguridad, cronograma, prensa diaria, fotógrafos, servicio de limpieza, servicio médico.

 Organización para celebrar un evento en el lugar adecuado

La decisión más importante a la hora de celebrar un evento, es donde va a tener lugar la celebración para dar una imagen corporativa y protocolo adecuados a la identidad de la corporación. Así que la ubicación, servicios, luz natural, etc. Son algunos de los elementos que hay que tener en cuenta a la hora de hacer la elección adecuada.

Si vas a celebrar un evento debes de tener en cuenta:

  1. Sede con jardines o espacios al aire libre donde participantes e invitados puedan disfrutar del clima, relajarse en los descansos, sin embargo también habría que tener en cuenta, a los fumadores. Los espacios externos deben estar preparados para ellos, aunque  recordemos que en los recintos cerrados está prohibido fumar desde 2011, con la entrada de la ley 42/2010, de 30 de diciembre de 2010.
  2. Si por el contrario elegimos una estación fría, recuerda que la sede debe tener ventanales o espacios acristalados para ver el exterior
  3. Una sala cerca del lugar de celebración puede ayudar a esta relajación, creando ambiente de paz, concentración, tranquilidad, etc.
  4. Los servicios que disponga el lugar también debe influir, y debe estar habilitado en lugar de celebración con salas de apoyo suficiente para llevarlos a cabo.
  5. Debe tener salones cómodos, acogedores, espaciosos, que sea posible  sentirse como en casa.
  6. Crear el efecto sorpresa en los invitados hace que se puedan relacionar.
  7. Cada sala a utilizar debe contar con una decoración diferente, creando así en los participantes sensaciones únicas.
  8. Si decides elegir un lugar al aire libre, cuenta con que tenga una alternativa en caso de lluvia.
  9. Pero  si hace mucho calor, lo mejor es contar con opciones que nos refugian de las posibles imprevistos.
  10. El lugar para eventos escogido debe ser de fácil ubicación pues en caso contrario se perderán nuestros invitados y participantes.
  11. La verificación de la disponibilidad del lugar con tiempo de antelación es una base segura para que nos guarden el sitio elegido.
  12. Por eso lo mejor es realizarlo con un año de antelación y hacerlo por escrito, no de palabra, que no nos asegura nada. Y también es buena idea dar una señal del precio total acordado, como refuerzo al precontrato.

Si vas a celebrar un evento conoce los lugares ideales en España

Lugares para organizar eventos en Madrid

Si vas a celebrar un evento en Madrid debes conoces

  • IFEMA: Institución ferial de Madrid. Quizás una de las más importantes de Europa cuenta con más de 30 años celebrando eventos en sus instalaciones.
  • Hotel de las Letras: especialmente relevante por su situación, más céntrico imposible, en la Gran Vía, este hotel de 1917 tiene un sabor especial. Además la decoración de su salas, muy cuidada y conservada, se  corresponde con la época.
  • Si vas a celebrar un evento en Madrid el «Fortuny» es ideal para fiesta nocturna y cócktails en el jardín del palacete, sobre todo con la llegada del buen tiempo, aunque si lo necesitas tienen espacio para realizar una completa jornada de trabajo, desde reuniones y conferencias hasta la fiesta de la noche.
  • Otro de los sitios para organizar eventos en Madrid es «Castellana intercontinental» que es clásico está claro, pero si eso no es una pega según el evento en el que estés pensando, tienes que saber que los salones son francamente cómodos, y los menús te sorprenderán, son estupendos. El jardín interior también tiene muchas posibilidades.

Para celebrar un evento en Barcelona

Seleccionada la ciudad para llevar a cabo el evento debemos elegir el lugar donde se realizará. Por eso debemos barajar todas las posibilidades a elegir, informarnos y pedir presupuestos, hay que negociar la posible cesión o en su caso la contratación del mismo. Para la cesión va a influir mucho la envergadura del evento y las ventajas que va a ofrecer a la ciudad donde está ubicada la Sede

Tres características básicas de los lugares para realizar eventos

Si vas a celebrar un evento debes tener en cuenta estas tres características básicas que debería cumplir el lugar elegido

  1. Acceso a la ciudad: rutas terrestres y aeropuertos internacionales, aforo suficiente para recibir al número esperado de participantes
  2. Infraestructura adicional al evento
  3. Espacio donde desarrollar las recepciones

Celebrar eventos en sedes empresariales

Hay que negociar la posible cesión o en su caso la contratación del mismo, para la cesión va a influir mucho la envergadura del evento y las ventajas que va a ofrecer a la ciudad donde está ubicada la Sede como puede ser los centro de convenciones, hoteles, salones, museos y sedes especiales como Universidades, hospitales, centros culturales, teatros, etc.

Para elegir el tipo de Sede hay que haber estimado:

  • Número de asistentes
  • Actividades paralelas
  • Número de personas por sala, todos deben estar sentados. Acceso al recinto de forma fácil
  • Comprobación de disponibilidad por fechas
  • Cálculo de presupuestos

Celebrar un evento en Sede Cedida o Alquilada

La cesión del lugar correrá a cargo de una institución pública normalmente, que sin ningún ánimo de beneficio lo cede, para la realización del evento. Así que debemos adecuarlo a nuestro evento, arreglar cada uno de los espacios que van a ser utilizados para hacerlo nuestro.

Cesión del lugar

  • Adecuarlo a tu evento
  • Arreglar los distintos espacios
  • Cesión del lugar.
  • Visitarlo varias veces para concretar la decoración
  • Tomar medidas
  • Realizar plano del mismo

Realizar preselección de lugares más notables.

  • Calcular la cantidad de asistentes en función de la capacidad del lugar.
  • Necesidades del evento.
  • Aspectos legales y de seguridad.

Si por el contrario contratamos un lugar para celebrar a través del alquiler, debemos tener algún sitio más para elegir y optar por la opción más cómoda para el número de participantes que vamos a alojar. Además debe cubrir con todas las necesidades de nuestro evento y tener en cuenta todos los permisos y aspectos legales.

contratos y organización de los recursos humanos
Proveedores para eventos
Contratación de logística y catering
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