Software de gestión de archivos

Necesitamos software de gestión y almacenamiento para poder gestionar todos los archivos codificados y tabulados previamente recogidos del estudio del mercado mediante diferentes herramientas como pueden ser tipos de encuestas, conviene saber cuándo utilizar la encuesta, mediante entrevistas, muestreo, pero siempre un trabajo de campo organizado y un elaborado cuestionario de investigación va a dar lugar a una buena investigación del mercado y un informe de investigación exhaustivo.

En el estudio de mercado, a dos niveles, el mercado macro y sus variables y el análisis del micro entorno se incluyen también el análisis de los indicadores macroeconómicos y los organismos nacionales e internacionales. Pues bien para poder gestionar todo el contenido obtenido es fundamental utilizar software de gestión de archivos.

Dos software de gestión de archivos informáticos

  1. Las aplicaciones informáticas o software de gestión como son los procesadores de texto y hojas de cálculo.
  2. Y las bases de datos como almacenamientos de archivos de información de mercados.
    • del archivo y estructura de las bases de datos.
    • Pautas para el diseño de nuevas bases de datos.
    • Manejo de herramientas de búsqueda, consultas y generación de informes en la base de datos.
    • El mantenimiento de la base de datos.

¿Qué es un archivo y cómo se clasifican los archivos?

¿Qué son los archivos de información?, los archivos de información son almacenes, almacenamiento de datos. Datos de información almacenados en diferentes dispositivos de almacenamiento. Un archivo es el lugar físico o digital en el que se almacenan los documentos de la empresa. Un lugar donde se custodian uno o más archivos empresariales. En la actualidad prácticamente todas las empresas, sean grandes o pequeñas gestionan su documentación por medios digitales. Es decir por medios de software de gestión de archivos digitales y con diferentes sistemas de almacenamiento de datos. Existen diferentes tipos de sistemas de archivos como el sistema de archivos windows, software de gestión de archivos de Mac de Linux

¿Qué es archivo o fichero? A los archivos también se les llama ficheros incorrectamente debido a la mala traducción del término inglés file. Pueden almacenar programas tanto en código fuente (legible por un ser humano) como en código máquina (legible por el procesador).

Software de gestión 4 Procesadores de texto

Son aquellos programas informáticos ideales para crear, redactar o almacenar información. Por supuesto decir que existen diferentes tipos de Procesadores y microprocesadores.

  • Microsoft Word Es el procesador de texto más utilizado de manejo sencillo e intuitivo.
  • OppenOffice Un Software de gestión de lo más sencillo.
    • Escribe, un procesador de textos que puedes usar para cualquier cosa, desde escribir una carta rápida hasta producir un libro completo.
    • Calcula, una poderosa hoja de cálculo con todas las herramientas que necesita para calcular, analizar y presentar sus datos en informes numéricos o gráficos candentes.
    • Impresione la forma más rápida y poderosa de crear presentaciones multimedia efectivas.
    • Draw le permite producir todo, desde diagramas simples hasta ilustraciones dinámicas en 3D.
    • Base le permite manipular bases de datos sin problemas. Cree y modifique tablas, formularios, consultas e informes, todo desde Apache OpenOffice. Quizás el  mejor programa gestion pymes.
  • WordPad procesador gratuito de textos básicos que se incluye con casi todas las versiones de Microsoft Windows . Es más avanzado que el Bloc de notas pero más sencillo que el procesador de textos de Microsoft Works. Y remplazó a Windows Write. Página Wikipedia
  • PDF es el formato por excelencia de almacenamiento para documentos digitales. Es un metaarchivo, es decir un formato de archivo gráfico.

Cinco ventajas del uso de procesadores de datos.

  1. Para empezar podemos redactar texto desde el inicio, también se puede cambiar el tipo de letra, además del espaciado, tamaño.
  2. Insertar todo tipo de apoyo: imágenes, gráficos, esquemas, etc..
  3. Posen, en su mayoría, corrector ortográfico, así como diccionario.
  4. Poder almacenarlo fácilmente en ordenadores por ser un formato digital.
  5. Y por último decir que se puede imprimir o reproducir fácilmente cuando sea necesario, así como recuperar datos.

Tenemos todo tipo de software de gestión, no sólo software de gestión de archivos, también software de gestión comercial full, software de gestión logística, software gestión de stock, software sistemas de gestión, software de gestión de ventas, software de gestión de personal, software de gestión empresarial,etc.

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Hoja de cálculo software de gestión de archivos de información

Son hojas de trabajo, necesarias para guardar información realizada de manera numérica, y cálculos. Existen diferentes tipos de programas de hojas de cálculos o software de hoja de cálculo como son:

  • Microsoft Excel. Posiblemente la hoja de calculo excel sea el software de gestión más conocido y utilizado a nivel básico, puesto que viene integrada en el paquete Office.
  • Apache OpenOffice es una hoja de cálculo gratis de software de gestión libre.
  • Lotus 1-2-3 fue un programa de hoja de cálculo desarrollado por la hoy desaparecida empresa estadounidense Lotus Development Corporation, que fue adquirida por IBM en 1996.  Aplicación informática desarrollada por IBM.

Cinco ventajas del uso de hoja de cálculo como software de gestión

  1. La seguridad de introducir de forma numérica la información si errores
  2. También la conversión de los datos numéricos en gráficos o esquemas visuales.
  3. Pueden reproducir los datos o histograma, cuadro de sectores, gráficos, etc.
  4. Su almacenamiento informático
  5. La posibilidad de reproducción para adjuntar los datos en informes físicos, etc..

 Soportes informáticos para el almacenamiento de datos

Existen varios tipos de dispositivos para almacenar datos, diferentes soportes informáticos para el almacenamiento de datos:

Ventajas y desventajas de los soportes informáticos

  1. Dispositivos de almacenamiento como el disquete,CD´s, el USB, tienen un almacenamiento no del todo confiable ya que todo lo pueden dañar y propensos a virus.
  2. Frágiles dispositivos de almacenamiento. Generalmente cuando sufren algún daño en la parte externa puede ocurrir la destrucción de documentos en su totalidad.
  3. Por otro lado, como ventaja decir que son sencillos de transportar y presentan una larga duración. Si se tiene el debido cuidado con cada uno de estos aparatos pueden tener una larga duración. En el caso de los CD´s pueden durar alrededor de los 100 años.
  4. Nos facilitan el trabajo l­os dispositivos de almacenamiento, tal y cómo su nombre dice almacenan archivos facilitándonos así el manejo práctico de información.

Existe mucho soporte de almacenamiento de datos digitales hoy en día, los soportes digitales más utilizados son los pendrive o memorias USB, tarjetas de memoria o disco duros.

Sistemas y procedimientos para la realización de copias de seguridad y actualización

Sistemas y procedimientos para la realización de copias de seguridad y actualización en soportes informáticos.

  1. Antivirus
  2. Cortafuegos o Firewall
  3. Análisis a través de antivirus de todos los datos que lleguen a los ordenadores.
  4. Usar contraseñas
  5. Descarga de programas y software legal o bien inspeccionado por un técnico.
  6. Navegación segura por Internet, así como compras online a través de medios legales.
  7. Realizar copias de seguridad periódicamente

 Copias de seguridad y software de gestión de archivos

Los software de gestión llevan con ellos dos formas de hacer las copias de seguridad, una que se programa según necesidad y una segunda de programación manual:

  1. Copia de seguridad programada
    • No se depende de ninguna persona
    • se realiza siempre periódicamente en el mismo día, al estar programadas
    • Es importante que puedan realizar copias con archivos abiertos
    • Se necesita de almacenamiento en la nube o centros, de respaldo para almacenar la información Virtual.
  2. Copias de seguridad manual
    1. Dependen de una persona para realizar las.
    2. La persona encargada de realizar las debe tener un horario estricto.
    3. Se deben cerrar todos los archivos y programas antes de realizar la copia manual.
    4. Y por último se necesita de dispositivos digitales para almacenar la información, pudiendo guardar estos en sitios seguros.

Las 13 ideas importantes en la gestión de archivos

  1. La primera idea a tener en cuenta es que la información o documentación, etc. se puede guardar de manera física cuando el archivo de información está en soporte papel y del mismo modo el almacenamiento también puede ser en archivos informáticos.
  2. La documentación que se genera en una empresa se puede almacenar y realizar mediante hojas de cálculo, procesadores de texto, base de datos.
  3. Los procesadores de texto son aquellos programas informáticos para crear y redactar todo tipo de informes.
  4. Las hojas de cálculo son aplicaciones informáticas utilizadas para introducir datos numéricos.
  5. La propia aplicación informática calcula por sí misma todo tipo de informaciones.
  6. Las bases de datos, son la opción más utilizada para almacenar todo tipo de información de cualquier empresa.
  7. Además también las bases de datos pueden almacenar datos numéricos, porcentuales, documentación, artículos, etc.
  8. Es imprescindible ordenar correctamente las bases de datos, por temática, fecha, código, etc..
  9. Aunque existen bases de datos muy sencillas, las grandes empresas utilizan formatos mucho más complejos, como la aplicación SQL o Access .
  10. El tesauro es una herramientas dentro de la propia aplicación de creación de base de datos que permite buscar información en su interior. Empleada para encontrar más fácil los datos requeridos.
  11. El mantenimiento de las bases de datos se puede realizar de manera manual, o a través de la propia aplicación utilizada para realizar la base de datos o contratando empresas externas especialidades.
  12. Aunque en la actualidad, sin embargo, lo más económico y cómodo es utilizar el almacenamiento en la nube. El almacenamiento en red donde se guardan todos los datos en un espacio virtual privado.
  13. Y por último, dependiendo de la base de datos o ficheros que vayamos a realizar es necesario cumplimentar todo tipo de información: nombres de proveedores o clientes, correo electrónico, teléfonos, direcciones, etc.

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