Cómo seleccionar los mejores espacios para eventos

Cómo seleccionar los mejores espacios para eventos

Para seleccionar los mejores espacios equipado para la celebración de nuestros evento va a depender de muchos factores para tener en cuenta y cada uno de ellos esencial pues al final todo vale para conseguir el objetivo marcado previamente en la planificación de eventos, pero siempre teniendo en cuenta los tres pasos habituales para organizar el evento

En el mercado actual, encontramos diferentes tipos de sedes para nuestro acto, es decir lugares para eventos como hoteles, palacio de ferias y congresos, palacios y plazas de toros, pabellones deportivos, etc. Y de esa gestión va depender en gran parte el éxito del mismo. Por supuesto sin olvidar la buena gestión de contratos de logística y catering además de saber lo que es básico en la organización del evento

Cómo seleccionar los mejores espacios según

  • Importancia del evento. Por ejemplo, un festival internacional de música, va a tener más trascendencia que uno regional. Implica un mayor número de participantes. Si además los invitados tienen relevancia en el sector del evento, ésto va hacer que asista más público.
  • Asistentes e invitados al evento. De ellos va a depender que necesitemos un lugar más amplio o menos.
  • Actividades paralelas al evento. Importante este factor, a tener en cuenta  si realizamos actividades paralelas, vamos a necesitar más salas para completar el evento, por lo tanto no podremos elegir un recinto pequeño.
  • Espacio para exposiciones. Las exposiciones la mayoría de las veces funcionan como complemento de nuestros eventos, como valor adicional para el reclamo de nuestro público, por eso debemos contar con espacio adicional para ellas.

Selección del mejor espacio según la ubicación de la sede

Es una decisión final básica el lugar donde se va desarrollar el evento , ya que debe de reunir una serie de requisitos para que la imagen y protocolo corporativo sea el mejor.

  • Para empezar, un lugar con buen clima y temperatura, para conseguir una mayor participación.
  • También que tenga atractivo turístico para el invitado.
  • Además de servicios de restauración adecuado a nuestras necesidades.
  • Servicio de personal de apoyo a invitados y participantes en todo momento.
  • Disponibilidad de Conserjes.
  • Puntos de información

A la hora de elegir el lugar debemos contar con  varias opciones para nuestro evento, visitarlas, recopilar toda la información sobre el sitio, datos específico y técnico, y solicitar presupuesto para estudiarlo detenidamente junto al resto.

Los servicios que ofrezca el lugar serán un extra que nos ofrecerá y que nos ahorraremos a la hora de la contratación con proveedores; como por ejemplo los servicios de restauración, aunque debemos gestionarlos y supervisarlos en todo momento.

Hay lugares que no admiten patrocinadores del evento, por eso si para nuestro acto es importante contar con ellos, debemos descartar el sitio.

  • Funciones del Dir. de ventas en la seleccionar los mejores espacios.

  1. Informar de todas las características del lugar, ya sean técnicas, servicios y materiales.
  2. Buscar  posibles clientes para el alquiler de la sede.
  3. Elaborar buenas estrategias de publicidad del lugar.
  4. Cerrar el trato con los clientes, una vez convencidos de que es la mejor opción.
  5. Dar reseñas sobre eventos anteriores realizados allí y las ventas realizadas.

Para seleccionar los mejores espacios debemos empezar por concretar una cita con el Dir. de ventas para visitar las instalaciones teniendo en cuenta los siguientes aspectos.

  1. Tamaño de la sala donde se llevará a cabo el evento.
  2. Capacidad de Asistentes.
  3. Facilidades para realizar modificaciones en la sala.
  4. Perfecta visualización desde cualquier espacio.
  5. Ventanas ampliar a zonas abiertas con luz natural.
  6. Insonorización de las salas.

  • Equipos audiovisuales necesarios 

En el alquiler de espacios para eventos  es necesario contar con equipos que faciliten el trabajo de los ponentes.

Debemos confirmar la disponibilidad de los siguientes servicios técnicos:

  1. Internet alta velocidad.
  2. Micrófonos en sala y altavoces informativo externos e internos ⇒ Sistemas de proyección con pantalla LCD.
  3. Monitores con pantalla plana.
  4. Pizarra y accesorios para éstas.
  5. Ubicación y número de tomas de corriente por sala.
  • Importante a la hora de realizar el evento es la relación de gastos e ingresos según nuestro presupuesto.
  1. Servicios de restauración: restaurantes o catering, alquilar instalaciones para el evento.
  2. Alquiler de equipos audiovisuales.
  3. Material de oficina.
  4. Seguro.
  5. Servicios médicos.
  6. Personal para evento.

A tener en cuenta para seleccionar los mejores espacios 

  1. Contar con varias opciones.
  2. Visitar las instalaciones.
  3. Disponibilidad de equipos visuales.
  4. Presupuesto.

En la actualidad cuando se va a celebrar un evento que suele escoger un lugar amplio, para acoger a los participantes con holgura y sin problemas de espacio.

En la reuniones de un evento lo que prima es el ambiente relajado y agradable donde no falte ningún elemento técnico.

El alojamiento de los participantes debe estar cerca del lugar de celebración, por ésta razón el alquiler de espacios  tiene que estar cerca de hoteles, o bien facilitaremos el transporte para los participantes si está alejado. de tenemos que elegir sedes con

La alimentación. Debe ser lo más variada posible y tener en cuenta los diferentes tipos: vegetarianos, veganos, diabéticos, celiacos, etc.

El mobiliario de la sede debe ser moderno y adecuado al evento, si ponemos unas sillas incómodas nos arriesgaremos a que no repetirán en otra ocasiones que les invitemos.

10 Factores que influyen para seleccionar los mejores espacios 

  1. Gastronomía, calidad, comida rápida, etc
  2. Centro concienciados con el medio ambiente.
  3. Salas con luz y sonido.
  4. Puede interesarnos tener algún espacio al aire libre.
  5. Ocio alternativo.
  6. Wi-Fi 
  7. Servicio de transporte y ubicación del evento.
  8. Azafatas y servicio de traducción.
  9. Servicio médico y seguridad.
  10. Ajuste de horario.

Es decir, todos esto factores van a influir para una buena selección del evento por eso hay que tenerlos en cuenta, no bajar la guardia y estar seguros de que cada uno de los pasos.

Una vez elegido el lugar tenemos que cerrar el acuerdo con la empresa propietaria de este, y empezar la negociación.

Recogida toda la información sobre las posibles sedes, empezaremos viéndolos pros y contras de cada una, comparándolas, verificando gastos y ajustándonos al presupuesto final.

Elegida la que cumpla de forma efectiva con nuestras expectativas haremos una oferta inicial, a la sede sobre la negociación a seguir.

En conclusión los expertos afirman que debemos dejar que sea el otro quien dé el primer paso, ya que le estaremos ofreciendo una información muy valiosa, de nuestro presupuesto.

Negociación para seleccionar los mejores espacios 

Cuando llevamos a cabo la NEGOCIACIÓN van a aparecer características positivas que aumenten el valor de la misma y otras negativas que lo disminuyen,

por eso si llevamos una cifra marcada como tope nos fijaremos en los beneficios. Así es como va a funcionar la mente respecto a la negociación , incluso para el más experto.

Por esta razón debemos ser nosotros quienes marquemos el precio en primer lugar, ya que va a demostrar al otro confianza, y le obliga a ofrecernos concesiones si finalmente accedemos a su petición.

Para ofrecer un precio razonable debemos habernos informado con anterioridad de las tarifas de nuestro lugar elegido, y ofrecer otros lugares añadidos al sitio que le van a dar prestigio para celebrar allí el evento.

Factores claves para seleccionar los mejores espacios 

En el sector de los eventos, a la hora de elegir el lugar adecuado debemos evaluar y tener en cuenta las especificaciones, medios técnicos y materiales a utilizar, así como el equipo necesario.

Hay mucha variedad de características a tener en cuenta.

  • El fácil acceso al recinto donde se celebra el evento

Si tienen que soportar colas de entradas, puede que no existan o no repitan el siguiente ediciones.

También hay participantes e invitados que cogen aviones para llegar a la ciudad de celebración, por eso es recomendable que lugar esté cerca del aeropuerto o con fácil acceso.

  • Los precios según el valor que se merecen.

No debemos guiarnos porque lo barato sea lo mejor,

y elegir una sede más económica pero con menos prestaciones,

porque al final repercute en el trabajo diario y la imagen del evento.

  • El precio de la Sede tiene que ser compatible con lo que se ofrece

Muchos hoteles cobran extras para salvaguardar su rentabilidad en tiempos de crisis, pero si esta práctica se vuelve abusiva, esto puede espantar a los clientes.

Otra cosa que no se puede hacer bajo ninguna circunstancia es cobrar cantidades suplementarias por servicios básicos.

Se recomienda a los hoteles que se ven obligados a eliminar servicios complementarios para cuadrar el presupuesto,

a si que pueden ofrecer a sus clientes pequeños extras de gran impacto para paliar la sensación negativa que dejan los recortes.

Más características para seleccionar los mejores espacios 

Los locales en alquiler para eventos debe tener características únicas frente a los otros y darles el toque que los va a diferenciar.

Restauración. El servicio de comida es muy importante, sobre todo  la innovación. Para ello, lo mejor es contar con platos típicos de la zona.

Sala conectadas a la red. En la actualidad, asistimos a los eventos con tablets, portátiles portátil, teléfonos inteligentes, etc. Por esta razón,el lugar para eventos debe estar conectado a una red wi-fi fiable en el evento.

El personal técnico adecuado para si surge algún imprevisto.

Almacén. El lugar de celebración debe contar con un espacio de almacenamiento adecuado para guardar el material.

Superficie total: aquí debe aparecer los metros cuadrados con lo que cuenta el recinto.

Estructura del edificio: Moderno, clásico. Datos de edificación.

 Zonas restauración, aparcamientos, otras zonas.

Aforo: Normalmente señala la capacidad máxima del lugar. Importante a la hora de colocación de los asistentes. No se puede aumentar esta capacidad máxima por seguridad  del evento

Altura máxima del edificio: Señala la altura que tiene el edificio, sala, pabellón, etc. A tener en cuenta si se desean introducir en el lugar objetos de gran altura o bien, colgar algo del techo.

Luz natural: Indica si el edificio está en un espacio abierto que dispone de luz natural suficiente y no está rodeado de edificios que puedan interferir. Para determinados eventos es esencial

Electricidad. Básico en cualquier evento. La iluminación acompaña a la luz natural para engrandecer el evento, equipos técnicos, servicios extras a los participantes.

Puntos de voz: esencial en todo evento para mantener informado al participante.

Wi-Fi Básica: una buena conexión a internet durante el evento. Hoy en día la gran mayoría de los asistentes a eventos están acostumbrados a la red.

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