Proveedores para eventos:¿Cómo organizar un evento con proveedores?

¿Qué son los Proveedores de servicios?, los proveedores de servicios en la organización para celebrar un evento son un conjunto de empresas o número de personas que nos van a ofrecer sus servicios o productos para llevar a cabo nuestro evento a celebrar y conseguir así nuestros objetivos. ¿Qué proveedores se necesita para un evento?, ¿ cómo organizar un evento con proveedores?

¿Qué proveedores para eventos necesito? los proveedores necesarios para un eventos se enfocan para dos etapas: proveedores para la etapa del pre-evento y proveedores para la etapa del evento. Sería bueno solicitar presupuesto a tres empresas de proveedores de cada una de los servicios que necesitemos. ¿Cómo y dónde encontrar proveedores para eventos?.

¿Cuáles son los principales proveedores que se requieren en un evento?

Si vas a celebrar un evento qué se necesita, en la organización de eventos se ha de tener en cuenta múltiples aspectos, por ejemplo los protocolos de la imagen empresarial, así como los proveedores y protocolo empresarial. ¿Qué proveedores se necesita para un evento?, en un evento se necesitan todo tipo de proveedores: proveedores de catering..

Proveedores necesarios para el pre-evento. ¿Cómo se realiza el pre evento?, los tres pasos habituales en la organización de evento, en la primera fase del evento donde se planifica el evento, donde se plasman objetivos, donde se pone fecha al evento, donde se organiza los recursos humanos, donde se desarrolla la logística, el material necesario del evento, pues bien, los proveedores necesarios en el pre-evento: proveedores de publicidad y marketing, proveedores digitales: diseñador gráfico, desarrollo y mantenimiento web, soporte digitales hardware y software, proveedores de impresión gráfica, es decir, imprentas, agencias de viajes, proveedores para conciertos

Proveedores necesarios durante el evento. En la fase de ejecución del evento vamos a necesitar más variedad de servicios que cubran nuestras necesidades, en esta fase se necesitará proveedores de servicio médico, proveedores de espectáculo, proveedores de iluminación, aire acondicionado, servicio de catering, pantallas, micrófonos, mobiliario y decoración, traductores, encargados de las acreditaciones, etc. Un libro que te puede ayudar en la Organización de eventos

Elegido los proveedores para eventos vamos a comenzar con la contratación del producto/s y servicios como mínimo seis meses antes del evento, se trata de no llevarnos sorpresas al contratar proveedores seis meses antes del evento pagándoles un 50% del total antes del mismo y el resto terminado el servicio, por lo general las contrataciones se empiezan a hacer aproximadamente con seis meses de anticipación. 

Tenemos que realizar un informe con todos los datos importantes para llevar un control del mismo. Por lo que hay que fijar día del evento, fecha de entrega, hora y forma de pago a los proveedores: 50% antes y 50 % al finalizar servicio. Cada cierto tiempo nos reuniremos con ellos para ver cómo va el pedido y su gestión, de esta manera evitaremos imprevistos.

Tipos de proveedores necesarios para celebrar un evento

¿Cuáles son los principales proveedores que se requieren en un evento?, son cuatro tipos de proveedores para eventos corporativos:

  1. El proveedor fabricante es el que fabrica o genera el servicio, son los fabricantes proveedores, los que elaboran el producto, proveedores que fabrican sus productos.
  2. Proveedores mayoristas son los intermediarios entre el fabricante y usuario final, se trata de comprar productos al por mayor para vender por ejemplo a proveedor minorista.
  3. Proveedor minorista es el que tiene relación con el usuario final, un pequeño negocio
  4. Y el distribuidor, el proveedor distribuidor es el que se encarga de distribuir los productos o servicios.

Conocidos los diferentes tipos de proveedores y una vez que realizamos la contratación de los proveedores de eventos corporativos se puede decir que hemos puesto en marcha el evento. Podemos trabajar con los proveedores para eventos de siempre o elegir otros nuevos.

¿Cómo se buscan proveedores y cómo encontrar a un proveedor?

  1. Por asociaciones afines con nuestra empresa.
  2. Utilizar páginas especializadas en nombres de proveedores en buscadores de internet, páginas amarillas, consultar con expertos en el servicio concreto, escuchar la recomendación de otros que han trabajado con ellos.
  3. Pedir referencias para consultar con otros clientes, de esta manera tenemos un punto de partida para la negociación del producto elegido, en caso contrario la anulación de la empresa.
  4. Mirar los servicios dados en otros eventos de misma envergadura, además la puntualidad compromiso, formalidad y toma de decisiones ante imprevistos serán otros puntos a tener en cuenta
  5. Comenzar la negociación, teniendo una relación de precios de otras empresas, no siempre lo más caro es lo mejor, ni lo barato lo peor.
  6. Finalmente hecha la selección de los proveedores para eventos concretamos la fecha de entrega, lugar del evento con ubicación, precio, puntualidad y repercusión en caso de entrega incorrecta o no entrega.

¿Cómo seleccionar proveedores para un evento?

Aspectos clave a la hora de elegir proveedores para eventos: elegir a tres proveedores por servicio a realizar

  1. Para empezar tener información sobre la empresa. Debemos elegir un proveedor o proveedores para eventos que cubra nuestras necesidades.
  2. Solicitar referencias de los trabajos anteriores realizados por los proveedores para eventos
  3. También contar con un sistema de seguimiento de productos.
  4. Factores calidad/precio.
  5. Trabajar con diferentes proveedores para eventos de productos y servicios, por si alguno falla con su trabajo que no nos falle todos los servicios o productos.

Cuando uno está organizando su primer evento, puede sentirse un poco solo en la búsqueda de proveedores para eventos. Por eso, te contamos cuál es el proceso apropiado para elegir a tus proveedores para eventos.

Pasos a realizar para seleccionar a los proveedores de un evento

Redactar el Briefing. Para la seleccionar un buen proveedor para el evento tenemos que explicar claramente nuestros objetivos, por ejemplo de posicionamiento, nuestras necesidades, todo la información la plasmaremos en el briefing, todos los datos como el número de asistentes, profesión, edades, sexo, información sobre nuestra empresa: la misión y visión empresarial, debes tener en cuenta que cuanta mayor información contenga el briefing, la selección del los proveedores será más sencilla. Por supuesto el briefing a de incluir el presupuesto disponible para para el evento.

Primera selección: a quién envío el documento base. En internet, hay muchas plataformas que ponen en contacto a organizadores de eventos y proveedores para eventos, lo difícil es saber cuál de ellos es el mejor proveedor para tu evento.

Entra en estas plataformas y procede a hacer una primera selección, para hacerlo, fíjate en su experiencia y sus referencias para hacerte una idea de su profesionalidad. De entre proveedores para eventos los que te parezcan más apropiados, selecciona los que tengan unas tarifas que entren en tu presupuesto y envíales tu documento base y compara las ofertas, con especial atención a los puntos fundamentales y más críticos de la organización de tu evento.

Las cualidades imprescindibles en un proveedor para eventos

Selección de proveedores para un evento. Deberías recibir unas cuantas ofertas, la rapidez de la respuesta puede ayudarte con la selección, porque un proveedor que tarda mucho en contestar a una solicitud de presupuesto puede que no te dé mucha confianza en los momentos de prisas inevitables en la organización de eventos.

Hay 3 cualidades imprescindibles en cualquier proveedor de eventos: capacidad de reacción, disponibilidad y adaptabilidad.

Para que todo vaya bien en tu evento, tendrás que crear una auténtica relación de confianza y ayuda mutua con tus proveedores. Valora el detalle de los proveedores que traten de ponerse en contacto contigo por teléfono, ¿por qué no reunirte con ellos en persona? Así podrás ver más claramente qué sensación te transmiten. Es importante estar a gusto y poder preguntar todo lo que necesites. Especialmente para algunos temas técnicos, es tan importante contar con acompañamiento como con la prestación en sí.

Compara los diferentes presupuestos y comprueba que responden completamente a los expuesto en tu documento base. Tras una última búsqueda de opiniones en Google, escoge dos opciones de proveedor. De esta forma, tendrás a quién contactar en caso de emergencia o cualquier problema y estarás preparado para cualquier imprevisto.

Después del evento, es necesario que hagáis un informe sobre vuestras respectivas visiones del proyecto. Enumerad los puntos que hay que mejorar y los que hay que mantener igual. Esto te ayudará a saber a quién llamar para tu próximo evento.
Deja la puerta abierta a otras ofertas. Mantener una amplitud de miras te ayudará a emprender con serenidad la fase de búsqueda de proveedores con serenidad cada año.

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