Lugares para Celebrar un Evento y Pasos para realizarlo

La organización para celebrar un evento conlleva unos pasos firmes para su buen funcionamiento y éxito. A continuación explicaremos qué se necesita para un evento. los pasos para organizar un evento y cómo organizar un evento empresarial con la mínima presencia de empresas organizadoras de eventos.

¿Cómo realizar un evento empresarial?. Comenzaremos por el lugar para hacer eventos, el lugar para realizar eventos es variado dependiendo del tipo y la envergadura del presupuesto evento empresarial, pero siempre todos preparados con el material y el equipo necesario adaptado al evento. Así que para organizar y celebrar eventos exitosos tenemos que tener muy en cuenta el lugar, el espacio de celebración.

 Lugares dónde celebrar un evento

La organización para celebrar un evento es la base para obtener resultados óptimos. Los eventos corporativos se celebran en lugares adecuados según los tipos de eventos empresariales pero  generalmente éstos son los lugares adecuados si vas a celebrar un evento:

  1. Para empezar un hall de recibimiento conectado con la entrada al edificio
  2. Un patio central que una espacios.
  3. El área de ferias, son espacios totalmente diáfanos, dotados de tecnología que incluye climatización, megafonía, etc., totalmente equipados para celebrar el evento corporativo «del año»
  4. Pabellón es otro lugar para celebrar un evento, son área para para congresos y exposiciones. Espacio destinado exclusivamente a celebrar congresos y exposiciones temporales.
  5. Otro lugar para celebrar un evento es el auditorio: Los auditorios son espacios dotados de excelente acústica, banda ancha de Internet, traducción simultánea, videoconferencia. Se pueden utilizar por ejemplo para la realización de eventos políticos como mítines.
  6. Las Salas, para celebrar un evento en este espacio hay que tener muy en cuenta que son de aforo más reducido que el resto de espacios, pero por supuesto que tienen que contar con las mismas prestaciones. Por lo general hay más de una, donde se celebran diferentes charlas de diferentes eventos de empresa.
  7. Uno de los elementos para organizar un evento muy a tener en cuenta es el Área de restauración,  cafetería, autoservicio, es decir espacio de mesas libres para comer, etc.
  8. En la gestión de eventos siempre contaremos con un restaurante principal. Cuenta normalmente con capacidad para gran número de comensales ya que tiene que estar preparados para acto de clausura y apertura para celebrar eventos.
  9. Área de almacenamiento, mercancía y mantenimiento.
  10. Otras áreas: Sala vip, sala de prensa, secretaria, consigna, recepción, etc.

 El material y el equipos necesarios para utilizar en nuestro evento dependerá:

  1. El tipo Evento que vayas a realizar
  2. Objetivos del evento que quiero llevar a cabo.
  3. Presupuesto del evento.

Material y equipo técnico necesario en la organización para celebrar un evento

  • Antes del evento necesitaremos

  1.  Soporte de Hardware y Software.
  2. Diseñador web, programador y mantenimiento de la página .
  3. Un diseñador gráfico para el diseño de material impreso.
  4. Una imprenta.
  5. Agencia de viajes.
  6. Conjunto de asesores profesionales
  7. Agencia de publicidad y marketing.
  • Durante el evento

  1. Inscripción y acreditaciones. Personal específico, carteles, paneles y estructuras, ordenadores y mobiliario, sistema de inscripciones y acreditaciones, credenciales, fotocopiadoras.
  2. En cada una de las salas: mobiliario, pantallas, micrófonos, personal de asistencia y técnicos, traductores, aire acondicionado o calefacción, agua.
  3. Si vamos a realizar una posición paralela vamos a necesitar: planos, estructuras, iluminación, carteles, sistema de señalización.
  4. Alimentación y actividades: catering y restauración, traslados, iluminación, servicio de espectáculos.

Finalmente no debe faltar

Seguridad, cronograma, prensa diaria, fotógrafos, servicio de limpieza, servicio médico.

 Organización para celebrar un evento en el lugar adecuado

La decisión más importante a la hora de celebrar un evento, es donde va a tener lugar  la celebración.

Así que la ubicación, servicios, luz natural, etc. Son algunos de los elementos que hay que tener en cuenta a la hora de hacer la elección adecuada.

A tener en cuenta:

  • Sede con jardines o espacios al aire libre donde participantes e invitados puedan disfrutar del clima, relajarse en los descansos, sin embargo también habría que tener en cuenta, a los fumadores. Los espacios externos deben estar preparados para ellos,

aunque  recordemos que en los recintos cerrados está prohibido fumar desde 2011, con la entrada de la ley 42/2010, de 30 de diciembre de 2010.

  • Si por el contrario elegimos una estación fría, recuerda que la sede debe tener ventanales o espacios acristalados para ver el exterior
  • Una sala cerca del lugar de celebración puede ayudar a esta relajación, creando ambiente de paz, concentración, tranquilidad, etc.
  • Los servicios que disponga el lugar también debe influir, y debe estar habilitado en lugar de celebración con salas de apoyo suficiente para llevarlos a cabo.
  • Debe tener salones cómodos, acogedores, espaciosos, que sea posible  sentirse como en casa.
  • Crear el efecto sorpresa en los invitados hace que estos se relacionen.
  • Cada sala a utilizar debe contar con una decoración diferente, creando así en los participantes sensaciones únicas.

Si decides elegir un lugar al aire libre, cuenta con que tenga una alternativa en caso de lluvia.

Pero  si hace mucho calor, lo mejor es contar con opciones que nos refugian de las posibles imprevistos.

El lugar escogido debe ser de fácil ubicación pues en caso contrario se perderán nuestros invitados y participantes.

La verificación de la disponibilidad disponibilidad del lugar con tiempo de antelación es una base segura para que nos guarden el sitio elegido.

Por eso lo mejor es realizarlo con un año de antelación y hacerlo por escrito, no de palabra, que no nos asegura nada.

Pero también es buena idea dar una señal del precio total acordado, como refuerzo al precontrato.

Lugares ideales en España para celebrar un evento

Madrid

⇒  IFEMA:  Institución ferial de Madrid. Quizás una de las más importantes de Europa cuenta con más de 30 años celebrando eventos en sus instalaciones.

⇒ Hotel de las Letras: especialmente relevante por su situación, más céntrico imposible  (en la Gran Vía ), este hotel de 1917 tiene un sabor especial

Además la decoración de su salas, muy cuidada y conservada, se  corresponde con la época.

⇒ Fortuny: ideal para fiesta nocturna y cócktails en el jardín del del Palacete, sobre todo con la llegada del buen tiempo,

aunque si lo necesitas tienen espacio para realizar una completa jornada de trabajo, desde reuniones y conferencias hasta la fiesta de la noche.

⇒ Castellana intercontinental: Es clásico, está claro, pero si eso no es una pega según el evento en el que estés pensando, tienes que saber que los salones son francamente cómodos,

y los menús te sorprenderán, son estupendos. El jardín interior también tiene muchas posibilidades.

Barcelona

⇒ El Palauet:  en el corazón de Barcelona, es un edificio bonito.

⇒W Barcelona: hotel moderno, el lugar es impresionante.

Edifico W de Barcelona adecuado para celebrar diferentes eventos

Lugares

Hoteles Restaurantes y bares.

Museos.

Palacios de Ferias y Congresos.

Teatros, cines.

Auditorios.

Sala de exposiciones Bancos y Cajas.

Fincas

También mencionar que existen empresas de eventos especializadas en la organización de eventos sociales, lo que te ahorrará tiempo y podrás dedicarlo a planificar mejor tu evento.

Por eso encontrar el lugar para celebrar tu evento es una decisión importante, busca espacios que se adecuen a tus necesidades

además de ésta manera te amplían la oferta de posibilidades.

⇒ El lugar elegido debería cumplir con determinadas características básicas, que son:

  • Acceso a la ciudad: rutas terrestres y aeropuertos internacionales, aforo suficiente para recibir al número esperado de participantes
  • Infraestructura adicional al evento
  • Espacio donde desarrollar las recepciones.

Elegida la ciudad para llevar a cabo el evento debemos elegir el lugar donde se realizará.

Por eso debemos barajar todas las posibilidades a elegir, informarnos y pedir presupuestos.

Hay que negociar la posible cesión o en su caso la contratación del mismo. Para la cesión va a influir mucho la envergadura del evento y las ventajas que va a ofrecer a la ciudad donde está ubicada la Sede.

⇒ Sedes para celebraciones de eventos.

  • Centro de convenciones.
  • Hoteles.
  • Salones.
  • Museos.
  • Sedes Especiales como Universidades, Hospitales, Centros Culturales, Teatros, etc.

⇒ Para elegir el tipo de Sede  hay que haber estimado:

  • Número de asistentes
  • Actividades paralelas
  • Número de personas por sala, todos deben estar sentados. Acceso al recinto de forma fácil
  • Comprobación de disponibilidad por fechas
  • Cálculo de presupuestos

   Celebrar con sede cedida o alquilada

Cesión del lugar

  • Adecuarlo a tu evento
  • Arreglar los distintos espacios
  • Cesión del lugar.
  • Visitarlo varias veces para concretar la decoración
  • Tomar medidas
  • Realizar plano del mismo

La cesión del lugar correrá a cargo de una institución pública normalmente, que sin ningún ánimo de beneficio lo cede, para la realización del evento.

Así que debemos adecuarlo a nuestro evento, arreglar cada uno de los espacios que van a ser utilizados para hacerlo nuestro.

Realizar preselección de lugares más notables.

  • Calcular la cantidad de asistentes en función de la capacidad del lugar.
  • Necesidades del evento.
  • Aspectos legales y de seguridad.

Si por el contrario contratamos un lugar para celebrar a través del alquiler, debemos tener algún sitio más para elegir y optar por la opción más cómoda para el número de participantes que vamos a alojar.

Además debe cubrir con todas las necesidades de nuestro evento y tener en cuenta todos los permisos y aspectos legales.

Proveedores de servicios en la organización para celebrar un evento

¿Qué son los Proveedores de servicios?  Son un conjunto de empresas o número de personas que nos van a ofrecer sus servicios o productos para llevar a cabo nuestro evento a celebrar y conseguir así nuestros objetivos.

Vamos a necesitar proveedores hacia dos vertientes: para la etapa del pre-evento y otros para la etapa del evento.

Para el Pre-evento:

  • Soporte de Hardware y Software
  • Diseñador web, programador y mantenimiento de la página
  • Un diseñador gráfico
  • Una imprenta
  • Agencia de Viajes
  • Conjunto de asesores profesionales
  • Agencia de publicidad y marketing.

Sería bueno solicitar presupuesto a tres empresas de proveedores de cada una de los servicios que necesitemos.

Cómo y dónde encontrar proveedores ?

  1. Recomendación de otros que han trabajado con ellos.
  2. Hemos trabajado antes con ellos.
  3. Páginas amarillas, directorios, buscadores de internet especializados.
  4. Por asociaciones afines con nuestra empresa.

Elegido los proveedores vamos a comenzar con la contratación del producto/s  y servicios como mínimo seis meses antes del evento, pagándoles un 50% del total antes del mismo y el resto terminado el servicio.

Por lo general las contrataciones se empiezan a hacer aproximadamente con seis meses de anticipación. Contratar proveedores seis meses antes del evento para no llevarnos sorpresas. Forma de pago: 50% antes y 50 % al finalizar servicio.

Durante el evento

Vamos a necesitar más variedad de servicios que cubran nuestras necesidades;

  • Inscripción y acreditaciones.
  • Personal específico, carteles, paneles y estructuras, ordenadores y mobiliario, sistema de inscripciones y acreditaciones, credenciales, fotocopiadoras.
  • En cada una de las salas: mobiliario, pantallas, micrófonos, personal de asistencia y técnicos, traductores, aire acondicionado o calefacción, agua.
  • Si vamos a realizar una exposición paralela vamos a necesitar:
  • Planos, estructuras, iluminación, carteles, sistema de señalización.
  • Alimentación y actividades extras: catering y restauración, traslados, iluminación , servicio de espectáculos.
  • No debe faltar: seguridad, cronograma, prensa diaria, fotógrafos, servicios de limpieza, servicio médico.

Tenemos que realizar un informe con todos los datos importantes para llevar un control del mismo. Por lo que hay que fijar día del evento, fecha de entrega y hora y la forma de pago.

Pues cada cierto tiempo nos reuniremos con ellos para ver cómo va el pedido y su gestión, de esta manera evitaremos imprevistos.

Tipos de proveedores necesarios para celebrar un evento

  1. Proveedor Fabricante: el que fabrica o genera el servicio.
  2. P. Mayorista: Intermediario entre el fabricante y usuario final.
  3. Proveedor minorista: Tiene relación con el usuario final.
  4. Y el distribuidor: Se encarga de distribuir los productos o servicios.

Una vez  que realizamos la contratación de los proveedores se puede decir que hemos puesto en marcha el evento.

Así que podemos trabajar con los de siempre o elegir otros nuevos. Para ello debemos:

  1. Utilizar páginas especializadas en nombres de proveedores, consultar con expertos en el servicio concreto, escuchar las recomendaciones de los amigos
  2. Elegir a tres proveedores por servicio a realizar
  3. Pedir referencias para consultar con otros clientes. De esta manera tenemos un punto de partida para la negociación del producto elegido, en caso contrario la anulación de la empresa .
  4. Mirar los servicios dados en otros eventos de misma envergadura, además la puntualidad compromiso, formalidad y toma de decisiones ante imprevistos serán otros puntos a tener en cuenta
  1. Comenzar la negociación, teniendo una relación de precios de otras empresas. No siempre lo más caro es lo mejor, ni lo barato lo peor.
  2. Finalmente Tomada la decisión debemos concretar con él los siguientes puntos.
  • Fecha de entrega.
  • Día del evento, lugar y ubicación.
  • Precio.
  • Puntualidad.
  • Repercusión en caso de entrega incorrecta o no entrega.

Aspectos Clave a la Hora de Elegir Proveedores.

  1. Para empezar tener información sobre la empresa. Debemos elegir un proveedor o proveedores que cubra nuestras necesidades.
  2. Además solicitar referencias de trabajo anteriores.
  3. También contar con un sistema de seguimiento de productos.
  4. Factores calidad/precio.
  5. Trabajar con diferentes proveedores de productos y servicios, por si alguno falla con su trabajo que no nos falle todos los servicios o productos.