Tipos de base de datos y estructura de elaboración

¿Qué es y para qué sirve una base de datos?, la base de datos se pueden definir como un conjunto de información que tienen características comunes y por lo tanto, es cómodo que estén almacenadas y organizadas de manera unitaria. Es usual que las empresas dispongan de sistemas de gestión de base de datos para todo tipo de áreas y departamentos.

1. El departamento de ventas probablemente tenga base de datos de sus clientes, con información relevante de ellos, cuánta cantidad de productos han comprado, cada cuánto tiempo, información personal, números de contacto, etc.. , una base de datos de ventas.
2. El departamento de compras, por el contrario, podrá tener una base de datos de los proveedores de la empresa. Se clasifica todo tipo de información: desde la cantidad comprada de determinado producto, días en los que pasa el proveedor a dejar la mercancía, hasta el número de contacto de la empresa proveedora.

A este tipo de bases de datos se le puede llamar también ficheros: fichero de clientes, fichero de proveedores. Como vemos, entonces, las bases de datos son herramientas fundamentales para cualquier empresa con gran actividad comercial, ya que permite un control de todos los elementos de distintas áreas de la empresa: base de datos para clientes, base de datos de recursos humanos.

Estructura de la base de datos de una empresa

¿ Para qué sirve una base de datos?, ¿ cómo se hace una base de datos ?, como ya hemos visto, la función es recopilar todo tipo de información con elementos comunes para introducirla en distintos ficheros. Una base extremadamente sencilla, según su estructura, suelen tener, por un lado, un concepto o temática y por otro la información referente a dicho concepto. Imaginemos las ventajas que tiene una base de datos de clientes de una empresa.

El uso de base de datos tiene numerosas ventajas:

• Permiten introducir datos en pocos minutos y sin ningún esfuerzo.
• Realizar consultas rápidas buscando el concepto.
• Actualizar la información constantemente, por ejemplo, si tenemos un nuevo cliente en la empresa podemos introducir y actualizar los datos en pocos segundos.
• Podemos seleccionar los datos que nos importe dentro de todo el conjunto, por ejemplo, si queremos visualizar exclusivamente los nombres de los clientes, o sus números de teléfono, etc..
• Ordenamos los datos según las necesidades:
  • Por orden alfabético, por ejemplo en el caso de los clientes.
  • O por orden de mayor compra de mercancía en el caso de los proveedores, por temática, etc..

La mayoría de empresas con mucho movimiento económico no utilizan base de datos en excel porque son muy sencillas.

Principales proveedores de bases de datos como Oracle Database, aplicaciones de bases Access, estas aplicaciones están diseñadas específicamente para contener una gran cantidad de información de manera ordenada y clasificada. Motores de bases de datos que están diseñadas específicamente como herramientas para hacer gráficos, generar tablas, ficheros, archivos, informes de mercados, etc.. ejemplos de motores de base de datos como Microsoft SQL Server servidor mysql.

Existen muchos programas de base de datos y modelos de bases para todo tipos de sectores y por supuesto también podemos encontrar base de datos online, servicios web como Firebase base de datos que ofrece un servicio de backend, Backend as a service (BaaS), backend en la nube, ya que son almacenes de datos en la nube.

Database es una base datos relacional que proporciona funcionalidades avanzadas de analítica y gestión de datos para cargas de trabajo transaccionales, alto rendimiento, fiabilidad y disponibilidad de datos, además es compatible con sistemas operativos Linux, Unix y Windows.

5 Tipos de base de datos

¿Cuáles son los tipos de bases de datos?, ¿qué es una base de datos y cómo se clasifican?, ¿qué es una base de datos digital? cómo se clasifican las bases de datos según su contenido

• Tipo modelo jerárquico. La elaboración de bases de datos de tipos jerárquico consiste en realizar una ordenación de los datos en forma de “árbol“ o raíz, es decir, sencillamente se ordena mediante un nodo principal con distintas ramificaciones posteriores, una gestión de base de datos sencilla, sin complicaciones.

• De tipo relacional. Una base de datos relacional es una colección de datos organizada en una estructura de tabla, por ejemplo el software de la Base de datos db2, compatible con sistemas operativos Linux, Unix y Windows, las de tipo relacionala son las que generalmente más se utilizadas en la actualidad. No es determinante cómo o de qué manera está ordenada la información, sino la relación entre los datos, de tal manera que la estructura de base de datos relacional permite la búsqueda de los mismos de manera más sencilla e intuitiva.

Diferencia entre bases de datos relacionales y no relacionales es que las bases de datos no relacionales ( NoSQL ) no tienen un identificador que sirva de relación entre un conjunto de datos y otros, la información se organiza mediante documentos, el modelo relacional organiza los datos en tablas conformadas por filas y columnas.

• Base de datos documentales. Este tipo de banco de datos es muy utilizado tanto a nivel académico, son como a nivel empresarial, ya que permite indexado de todo el contenido introducido en la base de datos, normalmente utiliza el sistema Tesauro. Como se clasifican las bases de datos según su contenido son las utilizadas por ejemplo como base de datos para una biblioteca, o bases bibliográficas.

Aparte de estos 3 tipos de clases de bases de datos, existen otro tipos de modelos de base de datos que depende de las funciones que puedan desarrollar:

• Base de datos dinámica. Son las más utilizadas y necesarias para las empresas, ya que permiten la modificación constante de todos los datos introducidos, es esencial para las empresas utilizar estos tipos de estructura de base de datos para poder actualizar la información introducida constantemente.

• La base de datos estática. La base de datos estructura estática no permiten la modificación de los datos introducido, solo se pueden extraer y volverlos a insertar en las bases, modificando los exteriormente.

¿Cómo hacer una base de datos ?

Un buen diseño en la elaboración de base de datos un buen diseño es necesario, el diseño de base de datos nos permitirá obtener todas las ventajas en el manejo de bases de datos de ella anteriormente enumeradas. Y uno de los mejores programas para crear bancos de datos es Microsoft Access, herramienta especial para crear este tipo de bases.

En la elaboración de una base de datos nueva tendremos en cuenta aspecto como:

1. Cuál es la finalidad u objetivo de la base de datos: información de clientes, de proveedores, de cuestionarios de investigación de mercados, base de datos con tipos de preguntas, de investigación por encuestas, diferentes tipos de encuestas o base de datos de entrevistas, o información obtenida por muestreo del estudio de mercado
2. Qué campos son necesarios cubrir en la base de datos: en el caso de los clientes, por ejemplo, qué tipo de compra realizan, cada cuánto tiempo, información personal..
3. O qué información queremos incluir en cada tabla, (los datos para una base de datos), identificación del campo.
4. Determinar la relación entre las tablas. Si introducimos, por ejemplo, en el campo de las direcciones una dirección postal de un cliente, ésta se tiene que almacenar directamente en la tabla “direcciones “ y no en cualquier otra.

Ya determinados los objetivos, campos y necesidades que tenemos en nuestra base pasamos a su estructura, a cómo se realiza una base de datos.

Estructura estándar de una base de datos

¿Cómo se estructura una base de datos?, el almacenamiento de datos de cualquier área de la empresa debería integrar toda aquella información necesaria para agilizar el trabajo y clasificarla correctamente. La estructura de una base de datos va ir en relación a todos los diferentes tipos de datos relacionados entre sí, todo aquellos datos relacionados con la empresa para poder llevar a cabo correctamente cualquier tarea relacionada con los mismos.

Cómo se elabora una base de datos y pasos para hacer una base de datos de una tienda: la base de datos de proveedores debe tener tanta fichas necesite como número de proveedores exista en la empresa, en estas fichas tendremos toda la información del proveedor de manera separada y ordenada.

1. En primer lugar el código del proveedor (normalmente las fichas se ordenan de manera simple y concisa: códigos, orden alfabético..).
2. Nombre del proveedor o empresa proveedora.
3. Tipo de proveedor (se pueden ordenar por mercancía traída a la empresa ).
4. Datos fiscales: NIF o CIF.
5. Además de los datos bancarios, ya que la mayoría de empresas pagan a sus proveedores vía bancaria.
6. Localización fiscal (dónde está situada la empresa proveedora ).
7. Datos de contacto: teléfono, fax, dirección de email .
8. Por último los datos adicionales: referidos a cualquier dato de interés empresarial, por ejemplo cuánta mercancía trae, cada cuánto tiempo..

Vemos que las pautas para crear una base de datos nueva deben contemplar una buena clasificación y separación en la elaboración de datos ordenados en archivos según la temática (clientes, proveedores, personales, etc.). Y dentro de cada archivo los ficheros correspondientes, ordenados mediante códigos o numeraciones sencillas, que contenga toda la información necesaria para agilizar, actualizar o consultar en cualquier momento el banco de datos.

Debemos tener siempre en cuenta que una base debe contener toda la información esencialmente necesaria para la empresa, sobre cualquier temática o cuestión. Por ejemplo la información obtenida del análisis de mercado micro o del entorno macro-económico, o de las variables de una empresa o de bloques de integración económica

Manejo de herramientas de búsqueda y generación de informes en la base de datos

Hemos realizado con éxito nuestro fichero, tenemos distintos archivos almacenados dentro de nuestra base de datos, dependiendo de las necesidades de la empresa. Es decir, un archivo para el personal, un archivo para clientes, un archivo para los proveedores y dentro de cada archivo tenemos las fichas. Por ejemplo si estamos en el archivo proveedores, en ese interior habrá «x» número de fichas, con un código cada una de ellas que corresponde a cada uno de los proveedores de la empresa, y en su interior estará toda la información necesaria, es decir todos los informes de base de datos que sean necesarios utilizar o consultar.

Ahora bien, cuando la información almacenada es ingente o de dimensiones muy considerables, los problemas de actualizar datos, buscarlos o consultarlos también se hace más difícil. Es por ello esencial que las empresas dispongan de aplicaciones informáticas de base de datos de calidad. Las principales bases de datos integran herramientas de búsqueda en su interior, con distintos campos a los cuales podemos recurrir en caso de búsqueda de un criterio, archivo, ficha. A estas herramientas de búsqueda se les llama motor de búsqueda.

¿Qué son los motores de búsqueda?

 Los motores de búsqueda son herramientas dentro de la propia aplicación de creación de bases de datos, los cuales permite buscar cualquier información en su interior de manera rápida y sencilla. Al realizar una búsqueda de información en cualquier banco de datos, debemos tener claras varias consideraciones con el motor de bases de datos:

1.  En qué idioma está creada la base de datos. Si la base de datos está creada, por ejemplo en inglés y queremos buscar un concepto en el motor de búsqueda escribiendo lo en español pues no encontremos ningún resultado a la búsqueda, quiere decirse que si son bases de datos en español las búsquedas serán siempre en español, no en otro idioma.
2. Qué campos o tipo de fichas hay en la base de datos. No podemos buscar el archivo “Proveedores» por ejemplo, si en el banco de datos no existe dicho archivo o bien está especificado con un código y no por un nombre.
3. Debemos determinar qué queremos buscar: un concepto, un nombre, un archivo completo, una ficha dentro de un archivo..

Hasta las aplicaciones más sencilla de base de datos disponen de la opción “Buscar“ donde se desplegará varias variantes donde introducir aquello que buscamos.

En las bases de datos más complejas, por supuesto, estas variables pueden ser múltiples. Las bases de datos con más cantidad de información suelen recurrir al Tesauro como forma de búsqueda de cualquier concepto en su interior. Se utiliza especialmente en la base de datos de una biblioteca, en archivos documentales, bases de datos, etc.

El Tesauro es solo una manera de ordenar o filtrar la búsqueda en bases de datos ingentes de información. Existen otras muchas, como por ejemplo la empleada por la aplicación Access, muy utilizada para realizar base de datos sencillos.

 Formas de búsqueda en la base de datos

La búsqueda se puede realizar de distintas formas en el interior de esta aplicación específica:

1.  Búsqueda de cualquier registro por desplazamiento, es decir, mostrando toda la información en tablas o grandes archivos. Este manejo de búsqueda no es nada efectivo si disponemos de mucha información almacenada.
2. Utilizando la herramienta “Búsqueda“ como motor. Funciona por relaciones de contenido, de la misma manera que el Tesauro. Podemos especificar que buscamos un archivo que “contiene “ una palabra o que “es igual» a la palabra que estamos buscando. En este tipo de búsqueda nos aparecerán todos los archivos, documentos, etc. que tengamos en nuestra base de datos, pero los que contiene o tienen la palabra concepto buscado aparecerán resaltados.
3. Podemos utilizar el filtro. El filtro, a diferencia de la búsqueda como motor, nos mostrará exclusivamente el concepto o término que queramos filtrar.

Ejemplo práctico de cómo afectaría este tipo de búsquedas: En una base de datos ficticia realizada de manera sencilla, clasificada mediante códigos y términos  o conceptos. Por ejemplo disponemos de una base de datos con distintos archivos, en el interior de los cuales existen distintos ficheros con la información necesaria.

Clientes (001)

• XXXX (001_1)
  1. Nombre
  2. Teléfono
  3. Datos fiscales
• XXXX  (001_2)

Proveedores (002)

• XXXX  (002_1)
  1. Personal interno (003)
  2. Personal externo (004)
  3. Puntos de distribución (005)

Tipos de búsqueda

1. Si buscáramos por desplazamiento nos aparecería toda la información almacenada, teniendo que buscar de manera manual aquella consulta necesaria.
2. Buscamos por contenido o igual. Si ponemos la palabra “Personal“ nos resaltará los archivos personal interno o externo, además de todos los documentos o datos que contengan esa palabra. Si por el contrario, buscáramos “ teléfono“ nuestra consulta se complicaría, ya que resaltaría todo aquel archivo y fichero que tuviera dicho término, además de aparecer todo el resto de datos de la base.
3. Con el filtro solo nos aparecerán los términos, códigos o conceptos que estamos buscando. Es mucho más útil que la búsqueda. Pongamos que buscamos un código: sabemos que empieza por 005, por lo tanto el filtro nos mostrará solo los ficheros existentes en el interior del archivo “puntos de distribución“.

En múltiples aplicaciones, como el Access , podemos realizar «consultas». Las consultas son una herramienta muy eficaz de búsqueda de información, ya que son personalizadas, es decir: podemos aplicar filtros personalizados, conceptos personalizados u ordenar registros de dicha manera. Además, las consultas personalizadas se puede “guardar“ en la aplicación, para ser utilizadas por los gestores de base de datos, empleados o manejadores de base de datos cuantas veces quiera.

Generación de informes: qué es un informe en base de datos

Otra de las herramientas útiles en la aplicaciones de creación de bases de datos es la generación de informes que contenga la información requerida o necesaria en el interior de la base de datos. Si seguimos con el ejemplo de aplicación Access, un informe se genera manejando la herramienta “crear» y seguidamente “informe».

Siguiendo con ejemplos sencillos, pongamos que queremos generar un informe que contenga todos los teléfonos de contactos de los clientes, En este caso, el asistente de generación de informes nos pedirá qué archivos queremos incluir: “Clientes“ y nos permitirá escoger dentro del archivo clientes las divisiones realizadas en su interior, en este caso “teléfonos». Podemos añadir cuantos archivos, ficheros o divisiones necesitemos para generar el informe.

Posteriormente podemos ordenar el informe con la información seleccionada, por ejemplo queremos ordenar el informe clientes con

1. Teléfonos
2. Dirección postal
3. Datos fiscales

En el caso de ser informes base de datos con archivos numéricos, es decir, con cifras, el generador de informes también nos permitirá realizar sumas, restas o promedios de la información seleccionada.

Ejemplo: Hemos generado un informe de “ventas» y seleccionado las ventas por trimestres, posteriormente, las hemos ordenado de ascendente a descendente, es decir: primer trimestre, segundo trimestre, etc. El generador de informes puede hacernos un promedio de las ventas que ha obtenido la empresa a lo largo del año, elaborar una base de datos de clientes es uno de los principales activos de una empresa.

Los informes son herramientas muy útil para consultar, mostrar presentaciones de cualquier información que contenga nuestra base de datos.

El necesario mantenimiento de las bases de datos

Cuando una base de datos de cualquier empresa se hace de un tamaño ingente, donde varios trabajadores introducen cada día nuevos datos o bien se elimina otros muchos, es necesario un mantenimiento óptimo de la base de datos de la empresa.

Con mantenimiento nos referimos a todas aquellas tareas que se pueden realizar para disponer de una base actualizada, sin información desfasada, bien documentada, integrada en el interior de los correspondientes archivos o ficheros, etc..

El mantenimiento se puede llevar a cabo de distintas formas:

1. Puede ser a nivel individual si nuestro banco de datos es reducido o bien si la empresa es pequeña o tiene poco movimiento económico. En ese caso, el responsable de la base de datos de la empresa puede actualizar la, modificar o limpiarla de información atrasada de manera periódica.
2. A través de las aplicaciones antes mencionada como SQL. Incluye un conjunto de herramientas que realiza funciones de mantenimiento en el interior del propio programa, como tareas de limpieza, limpieza de historial, comprobación de la integridad de la base de datos, etc..
3. Con aplicaciones informáticas diseñadas especialmente para el mantenimiento y resolución de problemas en el almacenamiento de datos.
4. Y por último a través del personal externo de la empresa o responsables informáticos. Entre sus funciones el mejorar, modificar, mantener y limpiar las bases de datos y componentes informáticos necesarios en la empresa.

Es realmente importante resaltar que siempre es necesario para mantener la integridad de cualquier base de datos realizar. Una copia de seguridad de los datos originales informáticos a otro soporte para asegurar su recuperación en caso de pérdida, borrados accidentales, archivos corrompidos, averías graves, virus, etc.