Qué es una base de datos. Tipos y Estructura de Elaboración.

Qué es una base de datos. Tipos y Estructura de Elaboración.

La base de datos se pueden definir como un conjunto de información que tienen características comunes y por lo tanto, es cómodo que estén almacenadas y organizadas de manera unitaria.

Por ejemplo, es usual que las empresas dispongan de base de datos para todo tipo de áreas y departamentos:

El departamento de ventas probablemente tenga base de datos de sus clientes, con información relevante de ellos, cuánta cantidad de productos han comprado, cada cuánto tiempo, información personal, números de contacto, etc..

El departamento de compras, por el contrario, podrá tener una base de datos de los proveedores de la empresa. Se clasifica todo tipo de información: cantidad comprada de determinado producto, días en los que pasa el proveedor a dejar la mercancía, número de contacto de la empresa proveedora.

A este tipo de bases de datos se le puede llamar también ficheros: fichero de clientes, fichero de proveedores..

Como vemos, entonces, las bases de datos son herramientas fundamentales para cualquier empresa con gran actividad comercial, ya que permite un control de todos los elementos de distintas áreas de la empresa.

Estructura de la base de datos de una empresa

¿ Para que sirve una base de datos ? Como ya hemos visto, la función de una base de datos es recopilar todo tipo de información con elementos comunes para introducirla en distintos ficheros.

Una base de datos extremadamente sencilla, según su estructura, suelen tener, por un lado, un concepto o temática y por otro la información referente a dicho concepto. Imaginemos una base de datos clientes de una empresa.

El uso de base de datos tiene numerosas ventajas:

  • Permiten introducir datos en pocos minutos y sin ningún esfuerzo.
  • Realizar consultas rápidas buscando el concepto.
  • Actualizar la información constantemente. Por ejemplo, si tenemos un nuevo cliente en la empresa podemos introducir y actualizar los datos en pocos segundos.
  • Podemos seleccionar los datos que nos importe dentro de todo el conjunto. Por ejemplo, si queremos visualizar exclusivamente los nombres de los clientes, o sus números de teléfono, etc..
  • Ordenamos los datos según las necesidades:
  1. Por orden alfabético, por ejemplo en el caso de los clientes.
  2. O por orden de mayor compra de mercancía en el caso de los proveedores, por temática, etc..

La mayoría de empresas con mucho movimiento económico no utilizan base de datos en excel porque son muy sencillas .

Existen aplicaciones de base de datos Access, de SQL.. Estás aplicaciones están diseñadas específicamente para contener una gran cantidad de información de manera ordenada y clasificada. Están diseñadas específicamente como herramientas para hacer gráficos, generar tablas, ficheros, archivos, informes, etc..

Existen muchos programas de base de datos y modelos de bases para todo tipos de sectores y por supuesto también podemos encontrar base de datos online

Tipos de base de datos

  • Modelo jerárquico base de datos.

Es cuando se realizada con una ordenación de los datos en forma de “árbol“o raíz. Explicado sencillamente, se ordena mediante un nodo principal con distintas ramificaciones posteriores.

  • Base de datos relacional.

Sin duda son las que generalmente más se utilizadas en la actualidad. No es determinante cómo o de qué manera está ordenada la información, sino la relación entre los datos. De tal manera que permite la búsqueda de los mismos de manera más sencilla e intuitiva.

  • Base de datos documentales.

Este tipo de bases de datos es muy utilizado tanto a nivel académico, son  como a nivel empresarial, ya que permite indexado de todo el contenido introducido en la base de datos. Normalmente utiliza el sistema Tesauro. Son las utilizadas como base de datos para una biblioteca, o bases bibliográficas

Aparte de estos 3 tipos de clases de bases de datos, existen otro tipos de modelos de base de datos que depende de las funciones que puedan desarrollar:

  • Base de datos dinámica.

Son las más utilizadas y necesarias para las empresas, ya que permiten la modificación constante de todos los datos introducidos. Es esencial para las empresas utilizar este tipo de base de datos para poder actualizar la información introducida constantemente.

  • La base de datos estática.

Este tipo de bases de datos no permiten la modificación de los datos introducido. Solo se pueden extraer y volverlos a insertar en las bases de datos, modificando los exteriormente.

¿Cómo hacer una base de datos ?

Buen diseño. El diseño de base de datos nos permitirá obtener todas las ventajas de ella antes enumeradas. Y uno de los mejores programas para crear bases de datos es Microsoft Access, herramienta especial para crear este tipo de bases.

Cuando diseñamos una base de datos nueva debemos tener presentes algunos aspectos antes de crearla:

  1. Cuál es la finalidad u objetivo de la base de datos: información de clientes, de proveedores, de cuestionarios de investigación, de investigación de mercados, de investigación por encuestas o entrevistas .
  2. Qué campos son necesarios cubrir en la base de datos: en el caso de los clientes, por ejemplo, qué tipo de compra realizan, cada cuánto tiempo, información personal..
  3. O qué información queremos incluir en cada tabla, (los datos para una base de datos), identificación del campo.
  4. Determinar la relación entre las tablas. Si introducimos, por ejemplo, en el campo de las direcciones una dirección postal de un cliente, ésta se tiene que almacenar directamente en la tabla “direcciones “ y no en cualquier otra.

Ya determinados los objetivos, campos y necesidades que tenemos en nuestra base de datos pasamos a su estructura.

  • Estructura estándar de una base de datos

El almacenamiento de datos de cualquier área de la empresa debería integrar toda aquella información necesaria para agilizar el trabajo y clasificar la correctamente.

Datos que deberíamos introducir, como mínimo, en una base de datos de proveedores de la empresa para llevar a cabo correctamente cualquier tarea relacionada con los mismos. Ejemplo de la base de datos de una tienda.

La base de datos de proveedores debe tener tanta fichas necesite como número de proveedores exista en la empresa.

En estas fichas tendremos toda la información del proveedor de manera separada y ordenada.

  1. En primer lugar el código del proveedor (normalmente las fichas se ordenan de manera simple y concisa: códigos, orden alfabético..).
  2. Nombre del proveedor o empresa proveedora.
  3. Tipo de proveedor (se pueden ordenar por mercancía traída a la empresa ).
  4. Datos fiscales: NIF o CIF.
  5. Además de los datos bancarios, ya que la mayoría de empresas pagan a sus proveedores vía bancaria.
  6. Localización fiscal (dónde está situada la empresa proveedora ).
  7. Datos de contacto: teléfono, fax, dirección de email .
  8. Por último los datos adicionales: referidos a cualquier dato de interés empresarial, por ejemplo cuánta mercancía trae, cada cuánto tiempo..

Vemos que las pautas para crear una base de datos nueva deben contemplar una buena clasificación y separación de los archivos según la temática (clientes, proveedores, personales, etc.).

Dentro de cada archivo los ficheros correspondientes, ordenados mediante códigos o numeraciones sencillas, que contenga toda la información necesaria para agilizar, actualizar o consultar en cualquier momento la base de datos.

Debemos tener siempre en cuenta que una base de datos debe contener toda la información esencialmente necesaria para la empresa, sobre cualquier temática o cuestión. Por ejemplo la información obtenida del análisis de mercado micromacro, del las variables de una empresa.

Manejo de herramientas de búsqueda, consulta y generación de informes en la base de datos.

Hemos realizado con éxito nuestra base de datos. Tenemos distintos archivos almacenados dentro de nuestra base de datos, dependiendo de las necesidades de la empresa.

Es decir, un archivo para el personal, un archivo para clientes, un archivo para los proveedores..

Dentro de cada archivo tenemos las fichas. Si estamos en el archivo proveedores, en ese interior habrá «x» número de fichas, con un código cada una de ellas que corresponde a cada uno de los proveedores de la empresa. En su interior estará toda la información necesaria.

Ahora bien, cuando la información almacenada es ingente o de dimensiones muy considerables, los problemas de actualizar datos, buscarlos o consultarlos también se hace más difícil.

Es por ello esencial que las empresas dispongan de aplicaciones informáticas de base de datos de calidad.

Y que estas aplicaciones integren herramientas de búsqueda en su interior, con distintos campos a los cuales podemos recurrir en caso de búsqueda de un criterio, archivo, ficha. A estas herramientas de búsqueda se les llama motor de búsqueda.

  • ¿Qué son los motores de búsqueda?

 Los motores de búsqueda son herramientas dentro de la propia aplicación de creación de bases de datos. Los cuales permite buscar cualquier información en su interior de manera rápida y sencilla.

Al realizar una búsqueda de información en cualquier banco de datos, debemos tener claras varias consideraciones:

  1.  En qué idioma está creada la base de datos. Si la base de datos está creada, por ejemplo en inglés y queremos buscar un concepto en el motor de búsqueda escribiéndolo en español pues no encontremos ningún resultado a la búsqueda. Es decir que si son bases de datos en español las búsquedas serán siempre en español, no en otro idioma.
  2. Qué campos o tipo de fichas hay en la base de datos. No podemos buscar el archivo “Proveedores» por ejemplo, si en la base de datos no existe dicho archivo o bien está especificado con un código y no por un nombre.
  3. Debemos determinar qué queremos buscar: un concepto, un nombre, un archivo completo, una ficha dentro de un archivo..

Hasta las aplicaciones más sencilla de base de datos disponen de la opción “Buscar“ donde se desplegará varias variantes donde introducir aquello que buscamos.

En las bases de datos más complejas, por supuesto, estas variables pueden ser múltiples. Las bases de datos con más cantidad de información suelen recurrir al Tesauro como forma de búsqueda de cualquier concepto en su interior. Se utiliza especialmente en la base de datos de una biblioteca, en archivos documentales, bases de datos, etc.

El Tesauro es solo una manera de ordenar o filtrar la búsqueda en bases de datos ingentes de información. Existen otras muchas, como por ejemplo la empleada por la aplicación Access, muy utilizada para realizar base de datos sencillos.

  •  Formas de búsqueda

La búsqueda se puede realizar de distintas formas en el interior de esta aplicación específica:

  1.  Búsqueda de cualquier registro por desplazamiento, es decir, mostrando toda la información en tablas o grandes archivos. Este manejo de búsqueda no es nada efectivo si disponemos de mucha información almacenada.
  2. Utilizando la herramienta “Búsqueda“ como motor. Funciona por relaciones de contenido, de la misma manera que el Tesauro. Podemos especificar que buscamos un archivo que “contiene “ una palabra o que “es igual» a la palabra que estamos buscando. En este tipo de búsqueda nos aparecerán todos los archivos, documentos, etc. que tengamos en nuestra base de datos, pero los que contiene o tienen la palabra concepto buscado aparecerán resaltados.
  3. Podemos utilizar el filtro. El filtro, a diferencia de la búsqueda como motor, nos mostrará exclusivamente el concepto o término que queramos filtrar.
  • Ejemplo práctico de cómo afectaría este tipo de búsquedas

Vamos a ver un ejemplo práctico de cómo afectaría este tipo de búsquedas

En una base de datos ficticia realizada de manera sencilla, clasificada mediante códigos y términos  o conceptos.

Disponemos de una base de datos con distintos archivos, en el interior de los cuales existen distintos ficheros con la información necesaria.

Clientes (001).

XXXX (001_1)

1.1.1. Nombre.

1.1.2. Teléfono

1.1.2. Datos fiscales.

XXXX  (001_2)

Proveedores (002)

XXXX  (002_1)

Personar interno (003)

Personar externo (004)

Puntos de distribución (005).

  • Tipos de búsqueda
  1. Si buscáramos por desplazamiento nos aparecería toda la información almacenada, teniendo que buscar de manera manual aquella consulta necesaria.
  2. Buscamos por contenido o igual. Si ponemos la palabra “Personal“ nos resaltará los archivos personal interno o externo, además de todos los documentos o datos que contengan esa palabra. Si por el contrario, buscáramos “ teléfono“ nuestra consulta se complicaría, ya que resaltaría todo aquel archivo y fichero que tuviera dicho término, además de aparecer todo el resto de datos de la base.
  3. Con el filtro solo nos aparecerán los términos, códigos o conceptos que estamos buscando. Es mucho más útil que la búsqueda. Pongamos que buscamos un código: sabemos que empieza por 005, por lo tanto el filtro nos mostrará solo los ficheros existentes en el interior del archivo “puntos de distribución“.

En múltiples aplicaciones, como el Access , podemos realizar «consultas». Las consultas son una herramienta muy eficaz de búsqueda de información, ya que son personalizadas, es decir: podemos aplicar filtros personalizados, conceptos personalizados u ordenar registros de dicha manera. Además, las consultas personalizadas se puede “guardar“ en la aplicación, para ser utilizadas por los gestores de base de datos, empleados o manejadores de base de datos cuantas veces quiera.

  • Generación de informes

Otra de las herramientas útiles en la aplicaciones de creación de bases de datos es la generación de informes que contenga la información requerida o necesaria en el interior de la base de datos.

Si seguimos con el ejemplo de aplicación Access, un informe se genera manejando la herramienta “crear» y seguidamente “informe».

Siguiendo con ejemplos sencillos, pongamos que queremos generar un informe que contenga todos los teléfonos de contactos de los clientes. En este caso, el asistente de generación de informes nos pedirá qué archivos queremos incluir: “Clientes“ y nos permitirá escoger dentro del archivo clientes las divisiones realizadas en su interior, en este caso “teléfonos». Podemos añadir cuantos archivos, ficheros o divisiones necesitemos para generar el informe.

Posteriormente podemos ordenar el informe con la información seleccionada. Queremos ordenar el informe clientes con

  1. Teléfonos.
  2. Dirección postal
  3. Datos fiscales.

En el caso de ser archivos numéricos, es decir, con cifras, el generador de informes también nos permitirá realizar sumas, restas o promedios de la información seleccionada.

Ejemplo: Hemos generado un informe de “Ventas» y seleccionado las ventas por trimestres. Posteriormente, las hemos ordenado de ascendente a descendente, es decir: primer trimestre, segundo trimestre, etc. El generador de informes puede hacernos un promedio de las ventas que ha obtenido la empresa a lo largo del año.

Los informes son herramientas muy útil para consultar, mostrar presentaciones de cualquier información que contenga nuestra base de datos.

El mantenimiento de las bases de datos

Cuando una base de datos de cualquier empresa se hace de un tamaño ingente, donde varios trabajadores introducen cada día nuevos datos o bien se elimina otros muchos, es necesario un mantenimiento óptimo de la base de datos de la empresa.

Con mantenimiento nos referimos a todas aquellas tareas que se pueden realizar para disponer de una base actualizada, sin información desfasada, bien documentada, integrada en el interior de los correspondientes archivos o ficheros, etc..

El mantenimiento se puede llevar a cabo de distintas formas:

  1. Puede ser a nivel individual si nuestro banco de datos es reducido o bien si la empresa es pequeña o tiene poco movimiento económico. En ese caso, el responsable de la base de datos de la empresa puede actualizar la, modificar o limpiarla de información atrasada de manera periódica.
  2. A través de las aplicaciones antes mencionada como SQL. Incluye un conjunto de herramientas que realiza funciones de mantenimiento en el interior del propio programa, como tareas de limpieza, limpieza de historial, comprobación de la integridad de la base de datos, etc..
  3. Con aplicaciones informáticas diseñadas especialmente para el mantenimiento y resolución de problemas en el almacenamiento de datos.
  4. Y por último a través del personal externo de la empresa o responsables informáticos. Entre sus funciones el mejorar, modificar, mantener y limpiar las bases de datos y componentes informáticos necesarios en la empresa.

Es realmente importante resaltar que siempre es necesario para mantener la integridad de cualquier base de datos realizar .

Una copia de seguridad de los datos originales informáticos a otro soporte para asegurar su recuperación en caso de pérdida. Borrados accidentales, archivos corrompidos, averías graves, virus, etc.

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