Software de gestión de archivos y Backup en Nube

Necesitamos software de gestión y almacenamiento para poder gestionar todos los archivos codificados y tabulados previamente recogidos del estudio del mercado mediante diferentes herramientas como pueden ser tipos de encuestas, conviene saber cuándo utilizar la encuesta, mediante entrevistas, muestreo, pero siempre un trabajo de campo organizado y un elaborado cuestionario de investigación va a dar lugar a una investigación del mercado fiable y a un informe de investigación exhaustivo.

En el estudio de mercado, a dos niveles, el mercado macro y sus variables y el análisis del micro entorno se incluyen también el análisis de los indicadores macroeconómicos y los organismos nacionales e internacionales. Pues bien para poder gestionar todo el contenido obtenido es fundamental utilizar programas de gestión de archivos.

Tipos de Software y cómo funcionan

¿Qué es el software?, son programas a través de los cuales los equipos informáticos realizan las instrucciones encomendadas, ¿qué tipos de software existen?, tres grupos principales de software:

  • Software de programación como son por ejemplo los editores de texto.
  • Software de sistema es el motor de los diferentes sistemas operativos por ejemplo Windows
  • Software de aplicación son los que realizan funciones, funciones empresariales como son las bases de datos o cualquier otro tipo de software que nos aporte una una función como puede ser la gestión de archivos. Estos tipos de software no existirían sin el software de programación y de sistema

Tenemos todo tipo de software de gestión, software de gestión comercial full, software de gestión logística, software gestión de stock, software sistemas de gestión, software de gestión de ventas, software de gestión de personal, software de gestión empresarial, software gestión de clientes, software gestión de incidencias, software de gestión de almacenes como puede ser Sga mecalux una herramienta para gestionar los procesos de almacenes, programa para gestión de personal, software de ofimática, etc, son programas empresariales.

Dos software de gestión de archivos informáticos

Software para gestionar archivos hay para todo, por ejemplo hasta para recuperar datos, son los software para recuperar archivos borrados. Aquí, ahora, vamos a tratar los procesadores de texto y hojas de cálculo.

  1. Las aplicaciones informáticas o software de gestión como son los procesadores de texto y hojas de cálculo.
  2. Y las bases de datos como almacenamientos de archivos de información de mercados.
    • del archivo y estructura de las bases de datos.
    • Pautas para el diseño de nuevas bases de datos.
    • Manejo de herramientas de búsqueda, consultas y generación de informes en la base de datos.
    • El mantenimiento de la base de datos.

¿Qué es un archivo y cómo se clasifican los archivos?

¿Qué son los archivos de información?, los archivos de información son almacenes, almacenamiento de datos. Datos de información almacenados en diferentes dispositivos de almacenamiento. Un archivo es el lugar físico o digital en el que se almacenan los documentos de la empresa. Un lugar donde se custodian uno o más archivos empresariales. En la actualidad prácticamente todas las empresas, sean grandes o pequeñas gestionan su documentación por medios digitales. Es decir por medios de software de gestión de archivos digitales y con diferentes sistemas de almacenamiento de datos. Existen diferentes tipos de sistemas de archivos como el sistema de archivos windows, software de gestión de archivos de Mac

¿Qué es archivo o fichero? A los archivos también se les llama ficheros incorrectamente debido a la mala traducción del término inglés « file«. Estos archivos o ficheros pueden almacenar programas tanto en código fuente (legible por un ser humano) como en código máquina (legible por el procesador).

Los Procesadores de texto Software de gestión de archivos

¿Qué es un programa de gestión de archivos?, son aquellos programas informáticos ideales para crear, redactar o almacenar información, almacenamiento de documentación. ¿Qué procesadores de texto hay en el mercado?

  • Microsoft Word, es el procesador de texto word es de los más utilizados de fácil manejo, sencillo e intuitivo.
  • Apache OppenOffice un Software de gestión de lo más sencillo.
    • un editor de texto, un procesador de textos que puedes usar para cualquier cosa, desde escribir una carta rápida hasta producir un libro completo.
    • calcula, una poderosa hoja de cálculo con todas las herramientas que necesita para calcular, analizar y presentar sus datos en informes numéricos o gráficos candentes.
    • Impresione la forma más rápida y poderosa de crear presentaciones multimedia efectivas.
    • Draw le permite producir todo, desde diagramas simples hasta ilustraciones dinámicas en 3D.
    • Base le permite manipular bases de datos sin problemas. Cree y modifique tablas, formularios, consultas e informes, todo desde Apache OpenOffice. Quizás el mejor programa gestion pymes.
  • WordPad procesador gratuito de textos básicos que se incluye con casi todas las versiones de Microsoft Windows. Es más avanzado que el Bloc de notas pero más sencillo que el procesador de textos de Microsoft Works.
  • PDF es el formato por excelencia de almacenamiento para documentos digitales. Es un meta-archivo, es decir un formato de archivo gráfico.

Cinco ventajas del uso de procesadores de datos

  1. Se puede redactar texto desde el inicio, también se puede cambiar el tipo de letra, además del espaciado, tamaño.
  2. Insertar todo tipo de apoyo: imágenes, gráficos, esquemas, etc..
  3. Posen, en su mayoría, corrector ortográfico, así como diccionario.
  4. Poder almacenarlo fácilmente en ordenadores por ser un formato digital.
  5. Además de que se puede imprimir o reproducir fácilmente cuando sea necesario así como recuperar datos.

Procesadores del Sistema

Decir que los  nuevos Procesadores Intel Core se adapta al estilo de vida, los procesadores Intel Core de 9ª generación cuentan con protección contra Spectre y Meltdown.

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¿Qué procesadores de texto hay en el mercado?. Core i5 «Para ellos, la familia de procesadores Intel Core i5 es la opción, pues ofrece una experiencia visual ideal para el contenido en la red, así como para crear y reproducir audio y video en alta definición. Gracias a las tecnologías Intel Turbo Boost, Intel Hyper-Treading y gráficos Intel HD, es posible jugar con los juegos más populares y seguir haciendo tareas de oficina mientras platicas con amigos en el Messe»

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Hoja de cálculo software de gestión de archivos de información

Hoja de cálculo google drive, son hojas de trabajo, necesarias para guardar información realizada de manera numérica, y cálculos. Existen diferentes tipos de programas de hojas de cálculos o software de hoja de cálculo como son:

  • Microsoft Excel. Posiblemente la hoja de cálculo excel sea el software de gestión más conocido y utilizado a nivel básico, puesto que viene integrada en el paquete Office.
  • Apache OpenOffice es una hoja de cálculo gratis de software de gestión libre.
  • Lotus 1-2-3 fue un programa de hoja de cálculo desarrollado por la hoy desaparecida empresa estadounidense Lotus Development Corporation, que fue adquirida por IBM en 1996.  Aplicación informática desarrollada por IBM.

Cinco ventajas del uso de hoja de cálculo como software de gestión

¿Cuáles son las ventajas de hoja de cálculo?

  1. La seguridad de introducir de forma numérica la información si errores
  2. También la conversión de los datos numéricos en gráficos o esquemas visuales.
  3. Pueden reproducir los datos o histograma, cuadro de sectores, gráficos, etc.
  4. Su almacenamiento informático
  5. La posibilidad de reproducción para adjuntar los datos en informes físicos, etc..

 Soportes informáticos para el almacenamiento de datos

Existen diferentes tipos de almacenamiento de datos, almacenamiento externo, almacenamientos en la nube y también existe varios tipos de dispositivos para almacenar datos. Son los soportes de la información, con soportes de información nos referimos a todos los dispositivos que pueden almacenar información. ¿Cuáles son dispositivos de almacenamiento más utilizado?, los dispositivos más utilizados hoy en día son el usb, la nube, discos duros,

clasificación de los soportes de almacenamiento de datos

Los soportes informáticos de almacenamiento de información evolucionan de forma fugaz, se actualizan de igual manera que internet, hace «dos días» el DVD era un el mejor soporte de información y hoy ni se utiliza, porque hay nuevos y más adecuados soportes como ahora veremos en las ventajas y desventajas de algunos de ellos. Por ejemplo la capacidad de almacenaje. Según la capacidad de almacenamiento de los soportes podremos agrupar un número de ficheros u otro dentro de ellos, el que permita su capacidad total.

  • Dispositivos de almacenamiento óptico como Blu-Ray, CD,
  • Dispositivos de almacenamiento magnético como por ejemplo discos duros y disquetes,
  • Los dispositivos de almacenamiento electrónico como son el pendrive o la tarjeta de memoria como dispositivos de almacenamiento externo y donde se guarda la información de forma electrónica.

¿Cómo se guardan los datos en una unidad de almacenamiento?

Ventajas y desventajas de los soportes informáticos externos

Los soportes informáticos de almacenamiento externo son aquellos dispositivos que no están dentro del equipo, como ventaja principal de los software de gestión externos decir que son sencillos de transportar, pesan poco y presentan una larga duración. Existe mucho soporte de almacenamiento de datos digitales hoy en día, los soportes digitales más utilizados son los pendrive o memorias USB.

software de gestión de archivos

Los soportes informáticos de almacenamiento externo son aquellos dispositivos que no están dentro del equipo, como ventaja principal de los software de gestión externos decir que son sencillos de transportar, pesan poco y presentan una larga duración. Existe mucho soporte de almacenamiento de datos digitales hoy en día, los soportes digitales más utilizados son los pendrive o memorias USB.

  1. Dispositivos de almacenamiento de datos como el disquete, CD´s, el USB, tienen un almacenamiento no del todo confiable ya que todo lo pueden dañar y propensos a virus. Los PenDrive o Unidad flash si son resistentes a los rasguños que tanta desventaja de uso tenía los CD´s, se conecta al puerto USB del equipo. Es el sistema de almacenamiento y transporte personal de datos más utilizado en la actualidad, y pueden tener una gran capacidad de almacenaje.
  2. son frágiles dispositivos de almacenamiento, generalmente cuando sufren algún daño en la parte externa puede ocurrir la destrucción de documentos en su totalidad.
  3. Por otro lado, como decimos son sencillos de transportar y presentan una larga duración y si se tiene el debido cuidado con cada uno de estos aparatos pueden tener una larga duración. En el caso de los CD´s pueden durar alrededor de los 100 años.
  4. Nos facilitan el trabajo l­os dispositivos de almacenamiento, tal y como su nombre dice almacenan archivos facilitando nos así el manejo práctico de información.

Copias de seguridad y actualización de soportes informáticos

¿Cómo podemos mantener seguros nuestra documentación digital? primero mediante diferentes sistemas y procedimientos para la realización de copias de seguridad y actualización de los soportes informáticos. El Antivirus es el primer respaldo para mantener la información protegida porque los software de gestión también son vulnerables. Otra de las soluciones de gestión de vulnerabilidades de software son:

  1. Cortafuegos o Firewall, ¿qué es un firewall de software? es un programa informático que se instala en el equipo y que sirve para proteger nuestra conexión a la red. La función del firewall de software es analizar y bloquear las conexiones que puedan suponer un riesgo y se instala en el dispositivo. Hay que diferenciar entre el firewall de software y el firewall de hardware, este último, el cortafuegos de hardware se sitúa entre el equipo e Internet y conectado en el router.
  2. Análisis a través de antivirus de todos los datos que lleguen a los ordenadores. Antivirus bitdefender total security 2020 una protección antivirus contra amenazas en Windows y Virusbarrier Antivirus y firewall para Mac.
  3. Descarga de programas y software legales, de confianza, o bien inspeccionado por un técnico.
  4. Navegación segura por Internet, así como compras online a través de medios legales.
  5. Realizar copias de seguridad periódicamente, hacer copias lo más frecuente posible.

 Copias de seguridad de software de gestión de archivos

¿Para qué sirven las copias de seguridad?, disponer de un respaldo de toda la información esencial puede evitarnos muchos dolores de cabeza. Porque tener a salvo tu copia de seguridad en un dispositivo de almacenamiento, en dispositivos externos, o en la nube, no tiene precio. Tus datos o archivos siempre estarán dispuestos a ser restaurados y la memoria del ordenador no tiene porque estar siempre llena.

Los software de gestión llevan con ellos dos formas de hacer las copias de seguridad, dos tipos de copias de seguridad; una copia de seguridad que se programa según necesidad y una segunda backup de programación manual:

Copia de seguridad programada tiene unas ventajas

  • No se depende de ninguna persona
  • se realiza siempre periódicamente en el mismo día, al estar programadas
  • Es importante que puedan realizar copias con archivos abiertos
  • Se necesita de almacenamiento en la nube o centros, de respaldo para almacenar la información Virtual.

Copias de seguridad manual

  • Dependen de una persona para realizar las.
  • La persona encargada de realizar las debe tener un horario estricto.
  • Se deben cerrar todos los archivos y programas antes de realizar la copia manual.
  • Y por último se necesita de dispositivos digitales para almacenar la información, pudiendo guardar estos en sitios seguros.

Las 13 ideas importantes de los software de gestión de archivos

  • La primera idea a tener en cuenta es que la información o documentación, etc. se puede guardar de manera física cuando el archivo de información está en soporte papel y del mismo modo el almacenamiento también puede ser en archivos informáticos.
  • La documentación que se genera en una empresa se puede almacenar y realizar mediante hojas de cálculo, procesadores de texto, base de datos.. en software de gestión
  • Los procesadores de texto son aquellos programas informáticos para crear y redactar todo tipo de informes.
  • Las hojas de cálculo son aplicaciones informáticas utilizadas para introducir datos numéricos.
  • La propia aplicación informática calcula por sí misma todo tipo de informaciones.
  • Las bases de datos son la opción más utilizada para almacenar todo tipo de información de cualquier empresa.
  • Además también las bases de datos pueden almacenar datos numéricos, porcentuales, documentación, artículos, etc.
  • Es imprescindible ordenar correctamente las bases de datos, por temática, fecha, código, etc..
  • Aunque existen bases de datos muy sencillas, las grandes empresas utilizan formatos mucho más complejos, como la aplicación SQL o Access. Puedes hacer una copia de seguridad de tu base de datos de formas diferentes, una a través de la interfaz phpMyAdmin o una copia de seguridad de la base de datos MySQL, ambas se encuentran en el cpanel de tu dominio. 
  • El tesauro es una herramientas dentro de la propia aplicación de creación de base de datos que permite buscar información en su interior. Empleada para encontrar más fácil los datos requeridos.
  • El mantenimiento de las bases de datos se puede realizar de manera manual, o a través de la propia aplicación utilizada para realizar la base de datos o contratando empresas externas especialidades.
  • Aunque en la actualidad, sin embargo, lo más económico y cómodo es utilizar el almacenamiento en la nube. El almacenamiento en red donde se guardan todos los datos en un espacio virtual privado. Las copias de seguridad en la nube para empresas aumentan día a día. Son soluciones gratuitas de Backup en la Nube para empresas: Google con su propio sistema de almacenamiento google drive.
  • Y por último, dependiendo de la base de datos o ficheros que vayamos a realizar es necesario cumplimentar todo tipo de información: nombres de proveedores o clientes, correo electrónico, teléfonos, direcciones, etc.

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