Del ceremonial y protocolo institucional aplicado a eventos de empresas como por ejemplo asambleas, conferencias, convenciones, congresos, cursos, seminarios es el protocolo en eventos de empresa de lo que trata este post, UF2397, de las normas y usos habituales en estos actos protocolarias.
Diariamente tienen lugar decenas de actos en cualquier ciudad o institución, donde acuden autoridades y personas de diversos ámbitos que dan lugar al desarrollo de una serie de acontecimientos que deben estar perfectamente organizados, coordinados y llevados a cabo de la forma más adecuada posible, dentro de ciertas normas y reglas establecidas.
¿Qué es el protocolo en eventos de empresa?, es el conjunto de normas y reglas establecidas es el protocolo y ceremonial del evento de marketing y comunicación que se determina según el tipo de evento, programa previsto y respetando las normas de protocolo y ceremonial habitual en el sector y cultura empresarial de la organización.
¿Qué define el protocolo en un evento?. Pues de esta forma, establecer una clasificación de eventos, supone agrupar unos intereses similares en cuanto a objetivos y roles de cada uno de los elementos básicos de una reunión: convocantes y asistentes, su capacidad de decisión y elección de los servicios.
¿Cuáles son las normas de protocolo en eventos de empresa?. Durante el desarrollo de actos y eventos protocolarios, es frecuente que se produzcan varias incidencias, por lo que es necesario estar preparado para gestionarlas mediante diferentes estrategias de resolución para conseguir el éxito de los siguientes objetivos protocolarios.
Objetivos del protocolo en eventos de empresa
Qué es el protocolo y cuál es su objetivo. Cuatro objetivos del protocolo en eventos corporativos
- El primer objetivo con el protocolo en eventos de empresa es interpretar la normativa oficial vigente aplicable en el uso de banderas, escudos, himnos nacionales y autonómicos o actos o eventos institucionales y oficiales.
- Segundo objetivo del protocolo en eventos de empresa es explicar las normas en cuanto al orden de colocación de los asistentes en función del tipo de acto, representación que ostenten las personas o el territorio en que tengan lugar los actos.
- Tercer objetivo del protocolo en eventos de empresa es indicar los puntos críticos y los modos de comportamiento en actos en los que las relaciones públicas tienen un papel destacado.
- y último objetivo del protocolo en eventos de empresa es relacionar los errores e incidencias más habituales en actos y eventos de comunicación protocolarios y las fórmulas de resolución más efectivas.
Protocolo en Asambleas
Protocolo en eventos de empresa como es la asamblea.
¿Qué es una asamblea?, una asamblea general se trata de una reunión periódica en la que el consejo de administración empresarial, que es el organo supremo de la empresa. ¿Quién convoca a una asamblea?, el representante legal de la empresa es el que convoca a sus accionistas o socios con el fin de informar, analizar resultados, repartir dividendos o resolver problemas.
¿Cómo organizar una asamblea con protocolo?. La asamblea es convocada por el representante legal, y se comunica a los accionista mediante documento escrito, con una antelación de 5 días hábiles, con el orden del dia correspondiente a dicha reunión.
¿Dónde se organiza la reunión empresarial?, lu organización de la Asamblea suele llevarse a cabo en los locales de la propia entidad. ¿Cúal es el protocolo empresarial en una asamblea? el protocolo en eventos de empresa es sencillo en la Asamblea y se centra en la convocatoria, recepción y asistencia de los participantes
Elementos integrantes en la convocatoria de asambleas: del protocolo en eventos de empresa
De cómo se debe realizar el protocolo de un evento
- Nombre de la corporacion o entidad empresarial. Nombres de los convocados a la asamblea, fecha, hora y lugar de la asamblea, de órgano al que convoca, fecha, hora y ciudad.
- Orden del día
- Firma del representate legal y secreatarios.
- Dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la reunión.
- El organigrama de la compañía, así como la presidencia y la precedencia (orden de cargos) según cada acto. Por ejemplo, ¿en qué orden intervendrán los diferentes directores de la empresa en una junta?
- Los logos, escudos, símbolos y demás elementos de la imagen corporativa de la empresa y las indicaciones sobre su uso.
- Las normas del protocolo mixto, aquel que se produce cuando la actividad incluye a representantes del sector público, en función de la normativa.
- Las reglas para la recepción y acompañamiento de visitas, indicando cómo se deben desarrollar y quién o quiénes deben participar en las mismas.
- Tratamiento que se dará a clientes, superiores, autoridades…
- Los códigos de comportamiento, haciendo referencia a las pautas exigidas a la plantilla, como vestimenta, horarios, relaciones personales, tratamientos…
- Las indicaciones sobre la elaboración y envío de correo postal o electrónico, memorandos o invitaciones y pautas para la atención telefónica.
- Las líneas generales de la comunicación corporativa, estableciendo los estilos adecuados en cada canal informativo.
- Los obsequios que pueden entregarse durante las celebraciones
Protocolo en conferencias
¿Qué son las conferencias?, las conferencias en la mayor parte de los casos, se trata de debates sobre temas políticos al más alto nivel y su organización corre a cargo del gobierno anfitrión.
La organización de este tipo de eventos requiere alto dominio de las normas protocolarias nacionales e internacionales, así como un exhaustivo control de los asistentes y equipos de seguridad.
Protocolo en congresos de empresas
¿Qué son los congresos?. Son reuniones a gran escala, normalmente abiertas y dirigidas a un sector determinado para divulgar ideas y diseñar objetivos.
El protocolo en los congresos, ¿cómo organizar un congreso?, la planificación del congreso, la organización y responsabilidad le está adjudicada a un comité organizador, que se constituye en órgano de decisión. Durante todo el proceso de planificación y preparación del congreso, el operador deberá estar en continuo contacto con este grupo de personas para coordinar el ritmo y desarrollo de las convocatorias, lo que implica el establecimiento de reuniones periódicas, cuya agenda y seguimiento marcarán los planes y calendarios de actuación en cada momento, garantizando así el éxito de la celebración del congreso.
Protocolo en convenciones
Planificación y preparación de las convenciones, qué son las convenciones. Son reuniones convocadas de forma cerrada con participación restringida a los miembros de una empresa u organización, por lo que su organización es menos compleja que la de los congresos.
Esto se debe no solamente al hecho de que la participación no conlleva cuotas, sino porque el responsable de la convocatoria realizada, es en este caso, una sola persona. Dicho representable es quien decide el hotel donde alojarse, el medio de transporte utilizar, los días de reunión, si los participantes irán o no acompañados con acompañante, en definitiva las normas o procolo en eventos de este tipo de reuniones.
Protocolo en eventos como cursos, seminario, simposios
Orbanización se suele llevar a cabo por la organización convocante: Universidad, asociación, etc. y siempre en colaboración con la sede u hotel donde se desarrolla el evento y la agencia de viajes encargada del transporte y alojamiento de los asistentes, dado el caso de que estos residen fuera del lugar de celebración de la reunión.
¿Qué es un seminario?, son reuniones de carácter formativo, cuyo contenido se centra en la exposición de temas, organización de grupos de trabajo, debates, contraste de opiniones y conclusiones. ¿Qué es un simposio?, también son reuniones con carácter formativo, se trata de aportar conocimientos propios del sector y el protocolo en eventos de empresa como son cursos, seminarios y simposios tienen los mismo objetivos que todos los eventos empresariales, el éxito de organización.
Protocolo en eventos de empresa: las ferias y exposiciones
¿Qué es una feria? el protocolo en la organización de ferias. El protocolo en enventos empresariales como ferias y exposiciones y puesto que se trata de mercados mayoristas y minoristas de determinados productos y servicios para facilitar el intercambio de negocio. Su protocolo de organización difiere enormemente de la organización de congresos y convenciones, ya que incluye otros componentes como personal técnico de montaje, iluminación, sonido y azafatas, así como conocimiento del sector en determinadas fechas para situar la feria en el momento idóneo y sin que concurra con otras paralelas.
Las ferias son eventos temporales y magníficas herramientas de promoción.
Viajes de incentivo
¿Qué es un viaje de incentivo?, el viaje incentivo es una estrategía comercial que utilizan las empresas para motivar a sus equipos comerciales para vender más o hacer mejor su trabajo. El protocolo en eventos de empresa como son los viajes de incentivo tiene dos fases a seguir:
Primera fase de motivación.
El protocolo en eventos de motivación en esta primera fase va dirigida a crear un ambiente propicio y conformado por una serie de mensajes que den lugar a que las personas que forman la red comercial se motiven y esfuercen para conseguir el premio.
Esta campaña va dirigida a la red comercial del producto en su conjunto, sin embargo, el premio tan solo es logrado por algunos de ellos. De esta forma, el beneficio recibido por la empresa con el aumento de ventas, le compensa ampliamente la inversión que realiza en el viaje.
Segunda fase de preparación
Se inicia con una prospección del destino y un estudio de los servicios en cantidad y calidad, buscando que el viaje resulte inolvidable para sus participantes, no solo por el destino, sino por la calidad, cualidad y originalidad de los servicios, que van desde el alojamiento, la alimentación, las visitas y el transporte en condiciones óptimas hasta las fiestas temáticas en la que los participantes son los protagonistas de ceremonias y tradiciones locales, viviendo una experiencia inigualable y preparada en exclusiva para ellos, experiencia, por otro lado, no existente en los viajes turísticos organizados para el gran público a esos mismos destinos.
Por último y no por ello menos importante, está la presencia subliminal de la empresa en todo el entorno. Para ello se utilizan, el protocolo e imagen corporativa, logotipos, mensaje y eslóganes que van identificando la presentación del servicio con la propia empresa, produciendo así la consiguiente fidelización e interés por parte del trabajador.
Otras reuniones con protocolo
Existen otras manifestaciones que, por su carácter de participación masiva, pueden precisar para su organización de los servicios de una empresa especializada, por ejemplo, exposiciones universales, conciertos y festivales de música y teatro, fiestas locales, visitas papales, enlaces matrimoniales, campeonatos, juegos olímpicos, torneos específicos, carreras de caballos, etc..
El protocolo en eventos de empresa y organización requiere un tratamiento específico para cada sector y un profundo conocimiento de las peculiaridades que cada evento lleva consigo
¿Cuál es la importancia de los protocolos?. La importancia del protocolo en eventos empresariales es tal que garantiza el éxito del evento, garantiza que todo transcurra en orden, así como la seguridad y que se cumplan sus objetivos. ¿Qué tipos de protocolo hay?
