Transmisión de Normas e Instrucciones al Personal del Evento

Transmisión de Normas e Instrucciones al Personal del Evento

Producida la contratación del personal con la modalidad más conveniente, pasamos a la transmisión de normas a seguir. Es de máxima importancia dirigirnos con seguridad, así la información llega con claridad a nuestro personal, adquieren las normas corporativas y las hacen suyas. Porque de ellos va a depender en gran parte, el buen funcionamiento del evento, para ello debes seleccionar el mejor espacio equipado para el evento y  haber elaborado el briefing

Pasos a seguir en la transmisión de normas

Para comunicarnos con el personal contratado al dar las instrucciones de su cometido, seguiremos los siguientes pasos en la comunicación de nuestras normas de empresa.

Dirigirnos al personal. ¿Cómo dirigirnos al personal al transmitir instrucciones?.

En primer lugar, presentaremos a cada una de las personas participan en el evento por sectores de trabajo. Debemos dirigirnos a ellos con frases concisas, sin expresiones complicadas, para el buen entendimiento de cada uno de los públicos. Las palabras largas y repeticiones aburrirán al público.

Daremos los puntos específicos del evento, explicando cada uno de ellos para minimizar al máximo los mal entendidos.

El tono de voz en la transmisión de normas.

El tono que utilicemos para la transmisión de las normas e instrucciones influye mucho en la captación de las mismas. Una voz modulada, con tono despacio en el argumento y rápido para destacar un punto ayuda a la comprensión. Cada vez que vayamos a contar algo diferente debemos cambiar el tono: serio, objetivo, crítico, amable, etc. Debemos evitar ser monótonos en el tono utilizado.

Transmisión de normas con el lenguaje corporal

Cuando contemos los puntos más importantes debemos utilizar nuestro cuerpo para incidir en el tema, utilizar gestos con las manos, la cabeza y el tronco ayudan, pero en su justa medida, no en exceso, ya que de lo contrario perdamos credibilidad.

Explicación y transmisión de normas en su totalidad.

Debemos dar la información lo más completa posible, señalando todos los puntos y explicar detalladamente los que pueden crear conflicto.

Vamos a encontrar muchos tipos de personas, con diferentes personalidades y en este grupo tan variopinto seguro que aparece alguna persona con cierta desconfianza en sus capacidades, creándose barreras que van a interferir en la relación de su trabajo.

Este tipo de trabajadores les costará más asimilar las normas para el evento por sus inseguridades y para ello debemos:

  1. Previamente facilitarles la mayor cantidad posible de información.
  2. A continuación marcarles objetivos.
  3. Y por último señalarles que frente a «esto» se debe hacer frente en todo momento.

En la transmisión de normas la información debe mostrarse motivadora para el trabajador, con tono positivo y optimista.

Es importante los Aspectos positivos para la motivación:

  • Ventaja de estar haciendo algo productivo
  • Incentivar a su realización.

Al igual que los aspectos negativos para la motivación:

  • Temor o tensión para motivar.
  • Se van a utilizar solo en momentos de tensión para obtener respuestas rápidas.

Para la motivación debemos utilizar el elogio de la forma más concreta posible y solo cuando sea oportuno y la crítica solo debe utilizarse cuando esté justificada.

Estos dos elementos cuando se utilizan como técnicas de motivación suelen ser muy eficaces.

Debemos indicarles que los objetivos y las tareas a realizar son fáciles.

2 Tipos de respuestas a la transmisión de normas

Información de respuesta silenciosa.

    • Se da por e lenguaje corporal y es una de las fuentes más importante ya que cada gesto, posición del cuerpo constituye una forma de respuesta frente a nuestro discurso. Una postura relajada frente a nosotros, el personal mirando hacia nosotros, colocación ideal dentro de la sala, son algunas de las señales de que la información está llegando de manera positiva.

Información de respuesta por intercambio.

    • Se da con la utilización de lenguaje verbal, mediante la realización de preguntas ya sean abiertas o específicas.

Técnicas para escuchar la información de respuesta a la transmisión de Normas

  • Tener a mano todos los hechos para poder responder.
  • Escuchar de forma activa.
  • Tiempo para intervenir a nuestro publico
  • Asentir.
  • Lenguaje corporal positivo.
  • Mantener el contacto visual con la audiencia.
  • Supervisar la relaciones.

Importante.

En la plantilla, además de las preguntas, debemos anotar toda la información de retorno que hayamos recopilado de nuestro personal, no dejando nada sin pasar, con el objetivo de dar respuesta a todo en la siguiente reunión.

La información de retorno recibida para el uso de las siguientes reuniones informativas del personal, se debe hacer una lista de reglas básicas sobre lo que se espera y lo que nuestro personal va a recibir de cada una de las sesiones de información, relativas a las instrucciones y normas básicas de organización.

En dicha lista pueden aparecer temas más conflictivos que deben ser tratados y solucionados sin evasión alguna. La mayoría de estos temas conflictivos se verán de forma implícita en un principio para más tarde ser explícitos.

Ventajas e Inconvenientes de reuniones periódicas para transmisión de Normas

Familiaridad entre los asistentes. Cada reunión refuerza la unión y el conocimiento de cada uno de ellos, sirviendo esto para el trabajo diario.

Mayor eficacia, eficacia y espíritu de equipo. Como suele decirse la unión hace la fuerza, por eso son tan importantes la reunión para la transmisión de normas e información.

Mejora la Comprensión de las instrucciones. Está comprobado que la formación en grupos mejora la organización en las tareas a realizar.

Animación. Los consejos ofrecidos en la reuniones mejora el ánimo de los asistentes, lo que se traduce en una mejor puesta en escena del trabajo a realizar.

Al mismo tiempo se presentan también, una serie de inconvenientes

Exceso de familiaridad entre los asistentes. Puede llevarles al aburrimiento y deterioro general de las normas en el trabajo diario.

Repetición de la información puede producir una reducción en el impacto.

Cansancio por la reuniones periódicas.

Fases de reuniones para transmisión de normas

Realizar reuniones informativas relativas a las normas e instrucciones de cada uno de los puestos a realizar son de máxima importancia porque de ellas va a depender la buena realización de las funciones. Hay que realizarlas cada mañana, el comienzo de la jornada laboral con la intención de formar en la primera reunión y recordar y valorar en las siguientes.

No debemos bajar la guardia ante los rumores o imprevisto y estás informado de cada uno de las situaciones de nuestros empleados, nos van a ayudar a conocerlos mejor y poder preocuparnos por ellos cada día.

La motivación es básica en toda relación laboral, pero en labores relacionadas con públicos no se puede tener empleados desmotivados.

Y por último, para conseguir el éxito en el evento debemos hacerlos partícipe del evento. Solo así se sentirán dentro de él y actuarán con coherencia.

Personal necesario para contratar

Ya hechas las contrataciones de logística y catering y antes de comenzar a capacitar al personal debemos como organizadores del evento definir cuáles son los puestos de trabajo y el número de personas necesario para cubrir cada uno de ellos. Hay casos donde el personal temporal va a necesitarse antes de comenzar el evento.

Los puestos más frecuentes son:

  1. Recepción y orientación de asistentes.
  2. Inscripción y acreditación: Muchas veces se entregan antes del comienzo para evitar atascos el primer día.
  3. Coordinación de las actividades.

A tener en cuenta en la transmisión de Normas

A la hora de la formación de personal para el evento es importante hacerlo en dos vertientes: Individualmente y dentro de un equipo de trabajo.

  1. Debemos realizar una o varias reuniones al día previas al comienzo del evento para dejar claro las tareas a realizar y el puesto que ocupará cada uno de ellos. Estas reuniones son de utilidad porque cuanta más información tengan del evento mejor responderán a las consultas de los participantes. Irán más rápido y podrán responder ante cualquier imprevisto.
  2. Crear un manual de instrucciones para que previamente lo tenga cada uno de los trabajadores del evento con la finalidad de poner puntos en común en las reuniones y resolver dudas.
  3. Mostrarles todos los espacios que se van utilizar en el evento, incluidos los baños, ya que es una de las preguntas más frecuentes en un evento.
  4. En las reuniones debemos utilizar los role-play, muy útiles para que el personal sepa desenvolverse en cualquier situación, además de practicar cuestiones previas al evento, como los horarios de las actividades y ponencias, contestar preguntas relacionadas con el programa o cronograma, conocer la ubicación de la Sede, etc
  5. Dejarles claro el tratamiento de los asistentes, ya que no están obligados a conocer el protocolo, pero nosotros si lo estamos.
  6. Fomentar el trabajo en equipo, para coordinar momentos claves como el inicio, donde aparece mucha gente y nosotros como organizadores no podemos estar en todos los sitios a la vez.
  7. Dejarles claro desde el principio la cadena de mando en cada una de las áreas de organización.

Para que nuestro Personal responda a nuestras instrucciones debemos motivarlos en todo momento.

Primero la información y a continuación la motivación.