Contratación de Logística y Catering en Eventos Sociales

Contratación de Logística y Catering en Eventos Sociales

Aspectos importantes en la contratación de eventos sociales son la logística y catering, pero sabes qué son la logística y el servicio de catering para eventos empresariales y lo qué se debe saber de ellos antes de contratarlos. La logística en eventos es definida como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar acabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución.

La logística en eventos. Qué es la logística de eventos,  la definición recoge todo lo relacionado con el almacenamiento de los productos que vamos a recibir por parte de los proveedores. Pero claro ten en cuenta que no es lo mismo la logística de banquetes a la logística de un bar porque la diferencia es notable. Un buen almacén para recibirlos o sala adicional es necesario en cualquier lugar de celebración.

Cómo organizar un evento empresarial teniendo en cuenta los diferentes tipos de logística, las responsabilidades del director de operaciones, los factores interrelacionados y los contratos. Sin olvidar las normas de protocolo e imagen corporativa.

Contenido

Tipos de logística en eventos

Nos encontramos con tres tipos de logística en la planificación de eventos,  la gestión de aprovisionamiento, la distribución, y la producción.

Logística de aprovisionamiento 

Relacionada con las materias primas, productos semi-acabados, por ejemplo empresas de catering de productos cárnicos para eventos y celebraciones, equipamientos técnicos, etc

Es el conjunto de actividades cuya finalidad es llevar a cabo la entrega de productos seleccionados anteriormente por la empresa. Y por supuesto contar con la cantidad necesaria para cubrir el pedido es imprescindible. La cadena logística en eventos implica la gestión del transporte, (almacenaje logística y distribución), red de proveedores, fecha de entrega, sistemas de información.

Logística de distribución

Actividades que tienen como finalidad llevar acabo las entregas solicitadas por el organizador de eventos, en las mejores condiciones posibles. Por ejemplo el transporte de catering.

Almacenaje logística y distribución. Por supuesto debemos garantizar la buena distribución del producto, sin coste adicional alguno para el organizador del evento.

Logística de producción

La producción va asegurar la disposición de las entregas deseadas por el organizador del evento y las cantidades deseadas. Implica y garantizan las mejores condiciones de relación calidad-precio. En la logística de producción tenemos que tener especial atención al análisis de riesgo, es decir, que se deben estudiar y analizar las posibilidades y las consecuencias que causaría cada factor de riesgo en la cadena de suministro de nuestro proyecto.
El contrato de servicios de logística en eventos recoge cada una de las partes, igual que otro tipo de contacto. Pero cada una de ellas tendrá unas obligaciones y derechos diferentes.

Los demás detalles del contrato debe favorecer las dos partes, tanto proveedores de servicio como receptores de los mismos.

Responsabilidades y deberes del operador logístico

Los requisitos para ser operador logístico es llevar a cabo las seis gestiones siguientes:

  1. El tipo de transporte ha utilizar como canal de producto
  2. Controlar y verificar la carga y mercancía.
  3. El embalaje de la mercancía.
  4. Los medios de transporte.
  5. La gestión de seguros
  6. Y por último preparar la documentación necesaria para la importación y exportación.

El cliente también cuenta con una serie de obligaciones para el contrato de logística y catering.

  1. Debe especificar los servicios de forma clara y sencilla, así se evitaran las confusiones.
  2. Abonará la cantidad pactada en el contrato
  3. La entrega es importante que esté a disposición del operador a tiempo.

Factores interrelacionados en la logística de eventos 

Analicemos ahora el proceso de logística a partir de la realización del pedido, un servicio de catering para eventos empresariales. En dicha planificación logística aparecen varios factores que están interrelacionados. 

La Demanda.

Relaciona y unifica aspectos físicos dentro de una empresa u organización. Engloba: Primeramente a los productos que se van a vender en el mercado, posteriormente la elaboración de los pedidos, para finalizar con las fechas de entrega de la carga y las valoraciones personales.

La planificación de las producciones.

Se realizar con la finalidad de obtener mejores resultados en la cantidad de productos que se quieren producir en un periodo de tiempo concreto, para diagnosticar las necesidades.

Engloba: Mano de obra a necesitar, materias primas a utilizar, maquinaria y personal para trabajar.

El inicio de esta etapa lo va a fijar el mercado y las necesidades, es decir, la estimación de las cantidades que vamos a necesitar para cubrir la demanda en un tiempo concreto.

Distribución

Grupo de personas que se van a encargar de repartir o distribuir el producto fabricado.

Engloba: Analizar el medio de transporte utilizado en función del tipo de producto. Las características del transporte para hacer la entrega de forma rápida y en óptimas condiciones.

En este apartado hay que valorar la importancia de los factores de logística y catering.  Si realizamos en buenas condiciones la entrega, nuestro cliente estará satisfecho y nos llevará a un mayor número de clientes.

Aprovisionamiento.

Recoge el inventario de lo que la empresa va a realizar periódicamente.

 Engloba: Ventas de los productos o servicios al mejor postor.

Cuando realizamos los pedidos nos interesa suministrar los productos a empresas organizaciones con repercusión y éxito.

Inventarios.

Nos sirve para llevar un registro de la mercancía que tenemos en la empresa o almacenes. Se realiza mediante un listado de productos disponibles para el consumo y los que no, enumerando cantidades de cada uno. En él se registra también los productos que se han vendido.

En la actualidad se realiza mediante unos registros informáticos con programas, tipo excel, aunque existen lugares que continúan realizando de forma manual..

Contratos de logística y Catering 

Para sellar la contratación de los servicios de logística y catering con las empresas seleccionadas hay que hacer un contrato al igual que con el resto de servicios contratados.

El nombre de los contratos puede ser: Contrato de logística y contrato catering o bien servicios de logística y catering .

Tiene como objetivo regular las relaciones entre las empresas que ofrecen estos servicios y sus posibles clientes.

Incluyen desde servicios de carácter general, como el transporte (alquiler de coches, bus, etc.), distribución de mercancías, almacenamiento y entrega posterior de los mismos.

También recoge otro tipo de servicios adicionales, como el marcado de precios, el etiquetaje, cobros y facturación, etc.

Cláusulas del contrato de logística de eventos. El contrato de logística debe recoger unas cláusulas referidas principalmente a las reclamaciones que se pueden generar de esos servicios, los propios servicios, las tarifas de los proveedores y el derecho de propiedad de productos.

¿Qué es el contrato del catering?

Es un documento donde se establecen las expectativas de servicio entre un proveedor de alimentos y un cliente determinado. Es un texto legal y obligatorio. Debe estar bien redactado fijando en él las obligaciones, los plazos de entrega y pago del servicio. Es de vital importancia respetar las fechas de entrega y el plazo para el pago.

Hoy en día resulta normal que dentro la actividad económica de la empresa, se presenten situaciones en las que los clientes tengan deudas que no puedan ser canceladas, en por eso que algunas empresas contratan a otra para que se encargue del cobro de esas cuentas por cobrar a clientes, este proceso se conoce como contrato de factoring.

Qué es el número de registro sanitario

Las empresas de catering tienen que contar con un número sanitario como registro empresas alimentarias. Éste número es el permiso que les otorga el Estado dando seguridad que la empresa cumple la normativa. Si no cuenta con éste número será responsabilidad del organizador del evento los posibles daños o perjuicios que conlleve dicha alimentación. Tiene que ser específico para la actividad de catering, ya que si expone un número perteneciente a otra actividad, estaríamos cometiendo fraude.

Códigos registro sanitario

La fórmula que tenemos como organizadores es muy fácil, sólo hay que comprobar los siguientes códigos:

Ejemplos

El código 26.051501CC. Perteneciente a la fabricación o elaboración o transformación de comidas preparadas. (Registro sanitario catering). Código permitido para realizar el servicio de catering.

10.182261CC. Almacenamiento de productos cárnicos. En cambio este código No está permitido, relacionado con el sector pero no válido.

La empresa de catering debe además tener contrato en vigor y alta en la Seguridad Social de las persona asignadas al servicio y un seguro de responsabilidad civil.

 Como organizadores no podemos permitirnos ningún error legal de cada una de las empresas que vayan a colaborar con el mismo, por ello, debemos solicitar a la empresa de catering los documentos de cotización TC2 de la seguridad social de las personas que vayan a participar en nuestro evento. Debemos tener en cuenta que se ocurre algo en el lugar de celebración y el trabajador no cuenta con su alta en la SS el responsable es el organizador del mismo ya que no existe vinculación legal con la empresa del evento.

Seguro de responsabilidad civil: Disponer de un seguro de R.C. para actividades de elaboración y suministro de comidas preparadas y servicios de catering, donde se estipulen unas cantidades que cubran los servicios que prestan. Si la empresa de catering no lo tiene pone en evidencia su profesionalidad y además nos traslada a nosotros, como organizadores, todos los riesgos del servicio.

¿Qué es el catering de un evento?

Llamamos catering a un servicio colectivo de alimentación que aprovisiona comida y bebida en eventos de todo tipo, ya sea institucionales o privados, a cambio de un pago determinado en el contrato.

Suele darse en varios niveles como hemos visto en la definición, ya sea en ámbitos privados. Catering para fiestas, catering cumpleaños, catering bodas, catering bautizo, cumpleaños, aniversarios, etc.) o bien, en actos institucionales, catering empresarial, catering eventos corporativos,o catering para colegios. Se puede decir que en cualquier tipo de celebración se puede contratar logística de catering.

En otros casos es el mismo lugar de celebración el que ofrece este servicio al alquilar sus instalaciones, pero en la mayoría de los eventos son empresas privadas especializadas en el sector las que elaboran y trasladan a los cocineros para elaborar los menús.

Qué incluye el servicio de catering 

Qué ofrece un servicio de catering, el servicio de catering para eventos empresariales puede incluir:

  • Comida para eventos  
  • Bebida
  • Mantelería
  • Cubiertos
  • Cocineros
  • Camareros
  • Personal de limpieza.

Lugares de celebración para catering

Comencemos recordando algunos espacios de celebración donde se pueda adaptar perfectamente el servicio de catering y también al mismo tiempo que se pueda dejar publicidad de catering.

Bodegas

Últimamente hay un aumento de la demanda para celebrar eventos en bodegas, por su entorno único, arquitectura exquisita, ubicación alejada y el añadido de jardines y patios maravillosos.

Fincas y Cortijos

Recinto muy andaluz donde se ofrece además de entorno relajado, salones, patios y en algunos casos habitaciones donde hospedarse.

Restaurantes

Realizan ellos los menús y dependiendo de la  capacidad del mismo van a contar con salones amplios, jardines y zonas infantiles tan requeridas hoy en día.

Jardines

Si celebramos nuestro evento en primavera o verano es una buena opción pero debemos tener en cuenta el uso de carpas en caso de lluvia.

Los salones de celebraciones

son  lo más usual a la hora de celebrar un evento por su cobertura en cuanto a equipamiento, ambientes y decoración. Normalmente trabaja con un servicio de catering concreto pero la organización del evento es quien decide.

Museos

Dentro de esta modalidad los encontramos de índole privado o públicos. La elección puede ser muy original, pero encontramos como inconveniente las posibles restricciones que nos van a poner, lo que limitaría mucho aspecto de nuestro evento .

Castillos y Palacios.

Son de características muy parecidas a los Museos por su valor histórico.

Si el número de personas que asisten al evento finalmente es mayor, la mejor opción es realizar un picoteo anterior al plato fuerte o bien elegir la opción buffet. La comida va a estar servida desde la momento que decidamos nosotros como organizadores, por lo que los participantes van a estar contentos con el servicio que se ofrece.

Otro punto a tener en cuenta a la hora de la contratación es la variedad en los alimentos, teniendo en cuenta que no todos los participantes tienen la misma alimentación. Por eso, es buena opción, contar con diferentes platos: pescado, carne, menús vegetarianos, menús para diabéticos y celíacos, etc.

En todos y cada uno de ellos se admite y/o es necesario un servicio de catering. Pero veamos lo que engloba este término, catering, tan conocido.

Tipos de catering para eventos, comida para eventos

En el mercado actual existen muchos tipos de catering lo primero a tener en cuenta es la hora del servicio, ya que no va a ser lo mismo elegir un menú para mediodía que para por la noche, por la cantidad de comida.

  • Catering aperitivo

Qué es el catering aperitivo, en el catering que se va a calcular la cantidad de comida según el número de personas que acudan al evento. La duración de 30 minutos y se van a servir platos fríos y calientes, por ejemplo canapés aperitivos.

  • Catering cocktail

En el servicio de coctelería se hace una estimación de los alimentos a servir, entre veinte y treinta piezas. Tiene un horario establecido que será a mediodía sobre la 1:00 de la tarde o sobre las 9:00 de la noche. Por ejemplo, se pueden sirven bocados salados y dulces.

  • Catering recepción

Puede considerarse un evento aislado, ya que su duración es extensa, sobre tres horas. Podemos utilizarlo para dar bienvenida a alguien por ejemplo, y en él se servirá unos veinte bocados por persona. El horario de las recepciones suele ser entre las ocho y ocho y media de la tarde.

  • Catering recepción buffet

 Más amplio que los otros tipos de recepciones ya que se van a ofrecer comida para eventos tantos platos fríos como calientes y algunas guarniciones.

  • Catering recepción, comida o banquete

Sería el catering apropiado para una cena de clausura, por ejemplo, ya que van a englobar una recepción con aperitivos. Catering recepción buffet se suele calcular seis bocados por persona; un plato principal; segundo plato y postre. También va a incluir café, un brindis y pastelería francesa para después de la cena.

Tiene una duración mayor que el resto, por el número de platos, que suele oscilar entre seis y ocho horas. Normalmente el horario adecuado de inicio sería sobre las nueve y media de la noche.

  • Catering desayuno de trabajo

 Se va realizar en las primeras horas del día, teniendo un cálculo de siete bocados por asistente. Hay diferentes modalidades de desayuno.

  • Catering Brunch

El brunch es una combinación de desayuno y almuerzo, ese término de origen inglés procede de las palabras breakfast y lunch.

Se está haciendo muy famoso en nuestro país con el uso cada vez más habitual del mismo.

Se suele servir sobre las 11:00 de la mañana y dura sobre hora y media.

  • Catering coifee break:

Es una parada en el evento donde vamos a ofrecer a los invitados, café, té, zumos, bocados dulces y salados. Básicamente dura unos treinta minutos.

  • Catering vino de honor

Lo que vamos a servir en este tipo es vino, en sus diferentes versiones. Suele realizarse sobre las doce del mediodía o bien, alrededor de las 7:00 de la tarde. Puede acompañarse de algún alimento.

¿Qué incluir en el presupuesto del catering?

Llegada a la hora de realizar el presupuesto, los precios de catering para eventos pueden variar considerablemente. Pero un evento que vaya a necesitar catering debe incluir en su presupuesto:

Aspectos Generales

Necesidades de los participantes, ya sean de índole dietética, religiosa, cultural, etc. Por ejemplo la comida para eventos tiene que tener en cuenta a los vegetarianos y veganos, a las alergias alimenticias e intolerancias, etc. Nosotros como organizadores debemos informarnos para comunicárselo a la empresa.

Aperitivos

Debemos asegurarnos que van a ofrecerse ya que lo apropiado es servirlos una hora antes de la comida aproximadamente. Por ejemplo pinchos y canapés fríos.

Los servicios de alquiler

Mesas, sillas,  plantas, vajilla, cubiertos, cristalería, mantelería, recipientes, etc. Hay que aclarar con la empresa de catering si incluye la colocación de las sillas y mesa, si se realiza recogida, y posteriormente especificado en el contrato. Aunque la mayoría de empresas de este sector lo incluyen.

Personal

Va a depender de cada empresa de catering que contratemos para el evento, pero casi todos cuentan con un gerente, un chef, un ayudante de cocina, y camareros. Si la comida para eventos es tipo buffet vamos a necesitar menos personal que si es elegida por carta, ya que en esta modalidad hay bastante más trabajo y vamos a necesitar casi el doble de personal.

Costes Adicionales

En este apartado se van a recoger todos los permisos e impuestos que la empresa de catering va a necesitar para llevar a cabo su trabajo. Lo más importante van a ser la licencia de negocio y el permiso sanitario. En la actualidad encontramos empresas que no cuenta con los requisitos legales establecidos para ofrecer este servicio, por lo que hay que asegurarse bien.

La actual crisis ha llevado a la economía sumergida también el ámbito de la alimentación, sin personal sino con su propia familia. Es nuestro deber como organizadores del evento solicitar todos los documentos legales, evaluar a las empresas y comprobar la experiencia mediante referencias anteriores. 

 La empresa de catering debe tener obligatoriamente.

  1. Número de registro sanitario de catering,
  2. Seguro de Responsabilidad Civil
  3. Contrato en vigor y arte en la Seguridad Social del personal asignado el servicio.
  4. Es frecuente que la empresa de catering escogida para nuestro evento, tenga además compromiso adquirido con otras empresas para otros servicios. Para mantener nuestro contrato de forma leal debemos incluir algunas cláusulas en el mismo.
  5. Nombre de las partes: se debe mencionar el nombre de cada una de las partes y de la persona encargada como representante de la empresa de catering que nos da el servicio.
  6. Especificar la fecha, la hora, lugar del día o días de servicio, dejando claro que nosotros como organizadores del evento podemos cambiarlos.
  7. Detallar el menú, la forma de preparación de los alimentos, la entrega, la decoración, etc.  Al mismo tiempo debemos redactar nuestras obligaciones respecto la empresa contratada, como puede ser el equipo de cocina necesario.
  8. Cláusulas de protección del material por si se pierde, rompe o estropea algún material utilizado durante el acto.
  9. Concretar el pago total, la parte por adelantado en concepto de depósito y conocer sus derechos en caso de devolución.
  10. Confirmar en la medida de lo posible el número de comensales.
  11. En caso de conflicto especificar cómo puede resolverse.

Éstas son solo algunas de ellas, pero en las cláusulas de un contrato de catering se pueden incluir las que queramos y más beneficien a nuestro evento, aunque lo mejor es negociar con ella desde el principio y llevar todos los puntos claros.

Claves para contratar el mejor servicio catering 

  1. Debemos solicitar los permisos correspondientes al proveedor de nuestra empresa de catering ya que el mundo de la alimentación es bastante exigente y no se puede olvidar algo esencial.
  2. Nuestro proveedor tiene que haber contratado un seguro relacionado con la actividad que desarrolla.
  3. Debemos visitar la empresa para observar el proceso de elaboración de los alimentos y ver las instalaciones.
  4. Probar los platos antes de elegir el menú seleccionado.
  5. Evitar listas de espera. Normalmente, según la época del año, las empresas se encuentran con un gran volumen de trabajo, por esta razón conviene solicitar el servicio de manera anticipada.
  6. Hay que tener claro el tipo de evento a la hora de contratar el catering, ya que es importante el lugar, los asistentes, etc.
  7. Elegir un día entre semana resulta más económico y fácil para tener éxito en el servicio.
  8. En la invitación del evento debemos incluir el menú para que al receptor le resulte más atrayente.
  9. Saber todo lo que incluye el servicio por si debemos llevar algo nosotros.

Empresa de catering en la provincia de Alicante puedes hacer tu contrato de catering.

La celebración del evento es algo único por eso debemos cuidar todos los detalles. La alimentación es algo vital que influye de manera positiva en el evento, por eso debemos seleccionar con esmero la empresa. Para hacer el contrato de comida para eventos, la empresa que se seleccione será la mejor, la que cumpla nuestras expectativas de normas de calidad y por supuesto que tenga todas en regla.

Contratación de otros medios de apoyo junto a la logística y catering

Una vez elegido y contratado el lugar de celebración y la organización logística de una empresa, debemos contratar por ejemplo artistas para fiestas, es decir, otros servicios de apoyo.

Éstos no los vamos a utilizar durante todo el recorrido del evento, sino que van a ser servicios puntuales.

Pueden ser:

Casino para eventos.

Para fiestas especiales, bodas, banquetes, eventos corporativos, escenografías para spots publicitarios, cine y servicios a organizadores y productores de eventos.  En la actualidad cuenta con un gran activo de profesionales especializados en el gremio como  jefes de mesa, crupieres, azafatas y personal de catering, que le garantizarán el éxito de su evento. Serán los encargados de iniciar facilmente a los asistentes en las reglas del juego (ruleta, poker, black jack, …) para que puedan unirse rápidamente a la mesa y divertirse.

Famosos:

Podemos contar con la presencia de algún personaje famoso, ya sea presentador, deportista, cocinero, etc, . Dependiendo del tipo de evento podemos contar con la presencia de uno de ellos con la finalidad de obtener una mayor difusión del acto.

Para contratar artistas para eventos podemos hacer dos cosas, contactar con el personaje en cuestión directamente, a través del representante, o bien, a través de agencias especializadas.

Agencia de publicidad

Para llevar a cabo las diferentes acciones de promoción del evento y publicidad lo mejor es contratar una agencia de publicidad digital para que nos desarrolle una campaña completa de publicidad . En esta debemos incluir publicidad de google, cuñas de radio, folletos, vallas publicitarias, entrevistas con los organizadores, spots en cines,  publicidad televisiva locales de la zona, para la etapa de pre-evento. Además de llevar a cabo la promoción en la zonas de relevancia.

Buscar Patrocinadores

Los patrocinadores en los eventos generan bastante alivio para un presupuesto que con el paso de las fases del evento se va ajustando.

Traductor profesional

Por que nuestros asistentes si no conocen la lengua no van a enterarse de nada, en especial la traducción ingles español.

Servicio médico

Es básico contar con un equipo médico adecuado para el evento por si surge alguna emergencia que podamos actuar con la mayor rapidez posible. por ejemplo servicio ambulancia

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