logística y catering en la gestión de eventos

Contratación de Logística y Transporte en Eventos Sociales

Aspectos importantes en la contratación de eventos sociales son la logística y transporte, pero sabes qué es la logística y el transporte para eventos empresariales. Antes de contratar los servicios de logistica y transportes debes saber que la logística en eventos es definida como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución.

¿Qué es la logística en una empresa?, clave en la cadena de producción y suministro de cualquier empresa. ¿Qué es la logística de eventos?, la definición de logística para eventos recoge todo lo relacionado con el almacenamiento de los productos que vamos a recibir por parte de los proveedores. En la logística de catering se tiene en cuenta el volumen, que no es lo mismo la logística de banquetes a la de un pequeño bar . Un buen almacén para recibirlos o sala adicional es necesario en cualquier lugar de celebración.

Cómo organizar un evento empresarial teniendo en cuenta los diferentes tipos de logística, las responsabilidades del director de operaciones, los factores interrelacionados y los contratos. Sin olvidar normas de protocolo e imagen corporativa. 
 

Tipos de logística y transporte en eventos

Nos encontramos con tres tipos de logística y transporte en la planificación de eventos, es decir una logística de envíos desde el inicio de la gestión de aprovisionamiento, distribución, y  producción.

Logística de aprovisionamiento 

¿Qué es la logística de aprovisionamiento?, es el conjunto de actividades cuya finalidad es llevar a cabo la entrega de productos seleccionados anteriormente por la empresa. La cadena logística en eventos implica la gestión del transporte, logística de almacenamiento y distribución, red de proveedores, fecha de entrega, sistemas de información. 

La logística de aprovisionamiento es una actividad clave en la cadena de suministro, relacionada con las materias primas, con productos semi-acabados, la logística de aprovisionamiento se encarga de optimizar el pedido, como decíamos, contar con la cantidad necesaria para cubrir el pedido es imprescindible tenerlo siempre presente.

Transporte logística y distribución

Logística y transporte de mercancías. Son actividades que tienen como finalidad llevar a cabo las entregas solicitadas por el organizador de eventos, en las mejores condiciones posibles. Por ello debemos ser selectivos a la hora de contratar empresas de logística y transporte. Tanto si son transporte y logística internacional terrestre como si son logística transporte marítimo o logística de transporte aéreo, siempres debemos contar con las mejores empresas de logística.

Almacenaje logística y distribución. Por supuesto debemos garantizar la buena distribución del producto, sin coste adicional alguno para el organizador del evento.

Logística de producción

¿Qué es la logística de abastecimiento?. La producción va asegurar la disposición de las entregas deseadas por el organizador del evento y las cantidades deseadas. Implica y garantizan las mejores condiciones de relación calidad-precio. En la logística de producción tenemos que tener especial atención al análisis de riesgo, es decir, que se deben estudiar y analizar las posibilidades y las consecuencias que causaría cada factor de riesgo en la cadena de suministro de nuestro proyecto.
El contrato de servicios de logística en eventos recoge cada una de las partes, igual que otro tipo de contacto. Pero cada una de ellas tendrá unas obligaciones y derechos diferentes.

Los demás detalles del contrato debe favorecer las dos partes, tanto proveedores de servicio como receptores de los mismos.

Responsabilidades y deberes del operador logístico

¿Qué es un operario logístico?,¿cuáles son las funciones de un operador logístico?. En una empresa de logística de eventos, los requisitos del operador logístico es llevar a cabo las seis funciones siguientes:

  1. El tipo de transporte ha utilizar como canal de producto
  2. Controlar y verificar la carga y mercancía.
  3. El embalaje de la mercancía.
  4. Los medios de transporte.
  5. La gestión de seguros
  6. Y por último preparar la documentación necesaria para la importación y exportación.

El cliente también cuenta con una serie de obligaciones para el contrato de logística catering.

  1. Debe especificar los servicios de forma clara y sencilla, así se evitaran las confusiones.
  2. Abonará la cantidad pactada en el contrato
  3. La entrega es importante que esté a disposición del operador a tiempo.

 

Factores interrelacionados en la logística de eventos 

Analicemos ahora el proceso de logística a partir de la realización del pedido, un servicio de catering para eventos empresariales. En dicha planificación logística aparecen varios factores que están interrelacionados. 

La Demanda en la logística de eventos

Relaciona y unifica aspectos físicos dentro de una empresa u organización.

Engloba:

  1. Primeramente a los productos que se van a vender en el mercado,
  2. posteriormente la elaboración de los pedidos,
  3. para finalizar con las fechas de entrega de la carga y las valoraciones personales.

La planificación de las producciones.

¿Cómo hacer una planificación de la producción?. Forma parte del desempeño y la operatividad de un negocio y se realiza con mayor o menos frecuencia dependiendo del nivel de innovación que se maneje. Se realizar con la finalidad de obtener mejores resultados en la cantidad de productos que se quieren producir en un periodo de tiempo concreto, para diagnosticar las necesidades.

Engloba:

  1. Mano de obra a necesitar
  2. Materias primas a utilizar,
  3. Maquinaria y personal logistico para eventos.

El inicio de esta etapa lo va a fijar el mercado y las necesidades, es decir, la estimación de las cantidades que vamos a necesitar para cubrir la demanda en un tiempo concreto.

Distribución logística de eventos

Distribución es la acción y efecto de distribuir, de entregar una mercancía. Es un grupo de personas que se van a encargar de repartir o distribuir el producto fabricado.

Engloba:

  1. Analizar el medio de transporte utilizado en función del tipo de producto.
  2. Las características del transporte para hacer la entrega de forma rápida y en óptimas condiciones.

En este apartado hay que valorar la importancia de los factores de logística y catering, porque si realizamos en buenas condiciones la entrega, nuestro cliente estará satisfecho y nos llevará a un mayor número de clientes.

Aprovisionamiento logística y transporte

¿Qué es el aprovisionamiento de una empresa?. Recoge el inventario de lo que la empresa va a realizar periódicamente.

 Engloba: Ventas de los productos o servicios al mejor postor.

Cuando realizamos los pedidos nos interesa suministrar los productos a empresas organizaciones con repercusión y éxito.

Inventarios en la logística y transporte

Nos sirve para llevar un registro de la mercancía que tenemos en la empresa o almacenes. Se realiza mediante un listado de productos disponibles para el consumo y los que no, enumerando cantidades de cada uno. En él se registra también los productos que se han vendido.

En la actualidad se realiza mediante unos registros informáticos con programas, tipo excel, aunque existen lugares que continúan realizando de forma manual..

Contratos de logística y transporte

Para sellar la contratación de los servicios de logística y catering con las empresas seleccionadas hay que hacer un contrato al igual que con el resto de servicios contratados. 

Un modelo de contrato de producción de eventos podría constar de:

El nombre de los contratos puede ser: Contrato de logística y contrato catering o bien servicios de logística y catering .

Tiene como objetivo regular las relaciones entre las empresas que ofrecen estos servicios y sus posibles clientes.

Incluyen desde servicios de carácter general, como el transporte (alquiler de coches, bus, etc.), distribución de mercancías, almacenamiento y entrega posterior de los mismos.

El modelo de contrato de servicios logísticos también recoge otro tipo de servicios adicionales, como el marcado de precios, el etiquetaje, cobros y facturación, etc.

Cláusulas del contrato de servicios logísticos de eventos. El contrato de logística debe recoger unas cláusulas referidas principalmente a las reclamaciones que se pueden generar de esos servicios, los propios servicios, las tarifas de los proveedores y el derecho de propiedad de productos.

¿Qué es el contrato del catering?

Es un documento donde se establecen las expectativas de servicio entre un proveedor de alimentos y un cliente determinado. Es un texto legal y obligatorio. Debe estar bien redactado fijando en él las obligaciones, los plazos de entrega y pago del servicio. Es de vital importancia respetar las fechas de entrega y el plazo para el pago.Hoy en día resulta normal que dentro la actividad económica de la empresa, se presenten situaciones en las que los clientes tengan deudas que no puedan ser canceladas, en por eso que algunas empresas contratan a otra para que se encargue del cobro de esas cuentas por cobrar a clientes, este proceso se conoce como contrato de factoring.

Qué es el número de registro sanitario

Las empresas de catering tienen que contar con un número sanitario como registro empresas alimentarias. Éste número es el permiso que les otorga el Estado dando seguridad que la empresa cumple la normativa. Si no cuenta con éste número será responsabilidad del organizador del evento los posibles daños o perjuicios que con lleva dicha alimentación. Tiene que ser específico para la actividad de catering, ya que si expone un número perteneciente a otra actividad, estaríamos cometiendo fraude.

Códigos registro sanitario

La fórmula que tenemos como organizadores es muy fácil, sólo hay que comprobar los siguientes códigos:

Ejemplos

El código 26.051501CC. Perteneciente a la fabricación o elaboración o transformación de comidas preparadas. (Registro sanitario catering). Código permitido para realizar el servicio de catering.10.182261CC. Almacenamiento de productos cárnicos. En cambio este código No está permitido, relacionado con el sector pero no válido.

La empresa de catering debe además tener contrato en vigor y alta en la Seguridad Social de las persona asignadas al servicio y un seguro de responsabilidad civil.Como organizadores no podemos permitirnos ningún error legal de cada una de las empresas que vayan a colaborar con el mismo, por ello, debemos solicitar a la empresa de catering los documentos de cotización TC2 de la seguridad social de las personas que vayan a participar en nuestro evento. Debemos tener en cuenta que se ocurre algo en el lugar de celebración y el trabajador no cuenta con su alta en la SS el responsable es el organizador del mismo ya que no existe vinculación legal con la empresa del evento.

Seguro de responsabilidad civil: Disponer de un seguro de R.C. para actividades de elaboración y suministro de comidas preparadas y servicios de catering, donde se estipulan unas cantidades que cubran los servicios que prestan. Si la empresa de catering no lo tiene pone en evidencia su profesionalidad y además nos traslada a nosotros, como organizadores, todos los riesgos del servicio.

¿Qué es el catering de un evento?

Llamamos catering a un servicio colectivo de alimentación que aprovisiona comida y bebida en eventos de todo tipo, ya sea institucionales o privados, a cambio de un pago determinado en el contrato.Suele darse en varios niveles como hemos visto en la definición, ya sea en ámbitos privados. Catering para fiestas, catering cumpleaños, catering bodas, catering bautizo, cumpleaños, aniversarios, etc.) o bien, en actos institucionales, catering empresarial, catering eventos corporativos,o catering para colegios. Se puede decir que en cualquier tipo de celebración se puede contratar logística de catering.

En otros casos es el mismo lugar de celebración el que ofrece este servicio al alquilar sus instalaciones, pero en la mayoría de los eventos son empresas privadas especializadas en el sector las que elaboran y trasladan a los cocineros para elaborar los menús. Qué incluye el servicio de catering, qué ofrece un servicio de catering, el servicio de catering para eventos empresariales puede incluir:

  • Comida para eventos  
  • Bebida
  • Mantelería
  • Cubiertos
  • Cocineros
  • Camareros
  • Personal de limpieza.

Claves para contratar el mejor servicio de catering

  1. Debemos solicitar los permisos correspondientes al proveedor de nuestra empresa de catering ya que el mundo de la alimentación es bastante exigente y no se puede olvidar algo esencial.
  2. Nuestro proveedor tiene que haber contratado un seguro relacionado con la actividad que desarrolla.
  3. Debemos visitar la empresa para observar el proceso de elaboración de los alimentos y ver las instalaciones.
  4. Probar los platos antes de elegir el menú seleccionado.
  5. Evitar listas de espera. Normalmente, según la época del año, las empresas se encuentran con un gran volumen de trabajo, por esta razón conviene solicitar el servicio de manera anticipada.
  6. Hay que tener claro el tipo de evento a la hora de contratar el catering, ya que es importante el lugar, los asistentes, etc.
  7. Elegir un día entre semana resulta más económico y fácil para tener éxito en el servicio.
  8. En la invitación del evento debemos incluir el menú para que al receptor le resulte más atrayente.
  9. Saber todo lo que incluye el servicio por si debemos llevar algo nosotros.

La celebración del evento es algo único por eso debemos cuidar todos los detalles. La alimentación es algo vital que influye de manera positiva en el evento, por eso debemos seleccionar con esmero la empresa. Para hacer el contrato de comida para eventos, la empresa que se seleccione será la mejor, la que cumpla nuestras expectativas de normas de calidad y por supuesto que tenga todas en regla. Empresa de catering en la provincia de Alicante puedes hacer tu contrato de catering

Contratación de otros medios de apoyo junto a la logística y catering

Una vez elegido y contratado el lugar de celebración y la organización logística de una empresa, debemos contratar por ejemplo artistas para fiestas, es decir, otros servicios de apoyo.

Éstos no los vamos a utilizar durante todo el recorrido del evento, sino que van a ser servicios puntuales.

Pueden ser:

Casino para eventos.

Para fiestas especiales, bodas, banquetes, eventos corporativos, escenografías para spots publicitarios, cine y servicios a organizadores y productores de eventos.  En la actualidad cuenta con un gran activo de profesionales especializados en el gremio como  jefes de mesa, crupieres, azafatas y personal de catering, que le garantizarán el éxito de su evento. Serán los encargados de iniciar fácilmente a los asistentes en las reglas del juego (ruleta, poker, black jack, …) para que puedan unirse rápidamente a la mesa y divertirse.Famosos:Podemos contar con la presencia de algún personaje famoso, ya sea presentador, deportista, cocinero, etc, . Dependiendo del tipo de evento podemos contar con la presencia de uno de ellos con la finalidad de obtener una mayor difusión del acto. Para contratar artistas para eventos podemos hacer dos cosas, contactar con el personaje en cuestión directamente, a través del representante, o bien, a través de agencias especializadas.

Agencia de publicidad

Para llevar a cabo las diferentes acciones de promoción del evento y publicidad lo mejor es contratar una agencia de publicidad digital para que nos desarrolle una campaña completa de publicidad . En esta debemos incluir publicidad de google, cuñas de radio, folletos, vallas publicitarias, entrevistas con los organizadores, spots en cines,  publicidad televisiva locales de la zona, para la etapa de pre-evento. Además de llevar a cabo la promoción en la zonas de relevancia.

Buscar Patrocinadores

Los patrocinadores en los eventos generan bastante alivio para un presupuesto que con el paso de las fases del evento se va ajustando.

Traductor profesional

Por que nuestros asistentes si no conocen la lengua no van a enterarse de nada, en especial la traducción ingles español.

Servicio médico

Es básico contar con un equipo médico adecuado para el evento por si surge alguna emergencia que podamos actuar con la mayor rapidez posible. por ejemplo servicio ambulancia

2 comentarios en “Contratación de Logística y Transporte en Eventos Sociales”

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