Organización de los recursos humanos eventos y 4 tipos de contrato

En la Organización y gestión de eventos sociales la organización de los Recursos Humanos, RRHH, ¿qué es la organización de recursos humanos?, consiste en estructurar cada uno de los roles que desempeñan las personas necesarias en nuestro evento. Ten en cuenta que No es tarea fácil organizar la realización de tareas y asignar a cada persona asignada, veamos el personal que se necesita para organizar un evento y cómo se elabora un plan de recursos humanos siempre teniendo en cuenta el protocolo e imagen corporativa. Junto con los recursos materiales de un evento y económicos los recursos humanos forman todo lo que la organización del evento necesita.

Cuáles son los recursos humanos de una empresa. De qué se encarga recursos humanos, ¿qué son los recursos humanos?: concepto y significado de recursos humanos en un evento (RRHH), el nombre de recursos humanos de un evento se le denomina al conjunto de personas de una organización para desarrollar las actividades a realizar. Por lo tanto los elegidos deben aportar sus conocimientos teóricos y prácticos sobre el tema a través de un currículo bien elaborado.

En la organización de eventos para empresas para calcular cuánta gente necesitaremos para llevarlo acabo no hay una fórmula ideal, porque cada uno de las personas que van a participar son únicas. Para la organización de los recursos humanos en la empresa se ha de tener en cuenta diferentes variables como el número de asistentes, despliegue de medios, envergadura del evento, etc..

Organización de los recursos humanos para un evento

En la organización de los recursos humanos y para organizar todo el personal humano necesario en la celebración de un evento son necesarios varias figuras representativas como son: organizador y coordinador del evento, dos tipos de organizadores de eventos con las siguientes funciones:

El organizador del evento, como figura principal aparece el organizador del evento, que puede ser un emprendedor, un contacto con el orador principal, una asociación, un profesional con una idea, etc. ¿Cuáles son las funciones de un organizador de eventos?, el organizador tiene que tener capacidad de motivar al equipo y delegar las tareas a realizar. De esto va a depender si vamos a necesitar más o menos gente para el evento.

Durante el pre-evento hay figuras que vamos a necesitarlas, bien contratándolas directamente o como proveedores. Además hay que distribuir muy bien las tareas a realizar entre los diferentes coordinadores: administrativas, logística, servicios, etc.

¿Qué hace un organizador de eventos?, las tareas de un organizador de eventos, en este caso el Coordinador en la organización de los recursos humanos, llegados a la planificación del evento el coordinador del evento o líder va a tener que encargarse de:

  1. Las tareas que debemos realizar en esta etapa y la planificación de cada una de ellas.
  2. Primeramente realizar el  programa del evento
  3. A continuación ajustar el primer presupuesto
  4. Empezar a seleccionar Sedes para el evento
  5. Empezar con la disposiciones de los participantes.

Las tareas de organización de los recursos humanos pueden realizarse por una o varias personas, dependerá de la experiencia de cada una de ellas y el grado de organización que lleve. Conforme nos acerquemos al evento las tareas se van a intensificar y habrá que delegar en otros Coordinadores, sobre todo si el número de asistentes es muy elevado el personal para eventos aumentará.

Organización de los recursos humanos en dos etapas: etapa pre-evento y evento

Hay dos etapas en la organización de los recursos humanos de una organización, una primera antes del evento, es el pre-evento, en esta primera etapa el personal necesario son:

Organización de los recursos humanos necesarios en el pre-evento

  1. Los patrocinadores, hay que analizar a los que más nos convienen para el evento y descartar los que no interese según tipo de evento.
  2. Envíos de material y realizar seguimiento que todo ha llegado correctamente.
  3. Inscripciones: seleccionar fechas, forma de pago y realizar un seguimiento a todo.
  4. Realizar el programa, cronograma del acto, envío de invitaciones.
  5. Tesorería: fijar presupuesto, estar pendiente de gastos e ingresos.
  6. Por último proveedores, prensa, promoción y difusión. Para una correcta organización de los recursos humanos la selección del personal será en función del evento y el número de aviso de asistentes.

Recursos humanos necesarios en el evento

Durante el evento necesitaremos tener más personal contratado para llevar a cabo nuestras acciones de organización de los recursos humanos:

  1. Necesitamos personal para realizar la elección del lugar
  2. recursos humanos en una organización de entrega de acreditaciones
  3. Encargados de seguridad
  4. Especialistas en sonido e iluminación
  5. Personal del catering
  6. Los orientadores del acto
  7. y los asistentes de sala.

Es importante ser conscientes que no podemos realizar todo el evento solo por muy buenos organizadores de recursos humanos que seamos. En el tema de la organización de los recursos humanos, la elección del personal que va a trabajar con nosotros es esencial, una selección adecuada para el evento a desarrollar necesitaremos más o menos personal.

Funciones del coordinador general en la organización de los recursos humanos

¿Qué hace un Coordinador de Recursos Humanos?, organizar recursos humanos es la principal función del coordinador general, él es el máximo responsable en el evento que va hacer posible que se cumplan los objetivos y se lleven a cabo las metas marcadas con la organización de los recursos humanos. Además administra todo lo relacionado con el acto y realiza la ejecución del mismo. Veamos cuáles son las funciones de un supervisor de recursos humanos:

  1. Función general de organización y supervisión de los recursos humanos
  2. Qué es la supervisión de los recursos humanos: es dirigir y supervisar a todos los coordinadores de cada área, así como al grupo que trabaja con él, que debe cumplir con su obligaciones establecidas
  3. Debe estar informado de todo lo que refiera al evento y conocer los detalles.
  4. Competencias del coordinador de RR. HH. a tener en cuenta
    1. La audiencia que acude al evento
    2. El alojamiento de nuestros invitados
    3. Las características del lugar del evento
    4. Por supuesto el día de celebración del evento y horario de actividades
    5. y el programa completo del evento.
  5. el coordinador general competente conocerá los resultados sobre anteriores eventos.
  6. Infraestructura para llevar a cabo el evento.
  7. Contratación de los servicios necesarios.
  8. Metas a llevar a cabo en la organización de los recursos humanos.

¿Cuál es la importancia de la supervisión?, la supervisión es garantía de un trabajo bien hecho, que los recursos humanos estén motivados e implicados a conseguir los objetivos marcados es importante que el coordinador lo tenga claro. La supervisión es un cargo que organiza y ordena los recursos humanos, es labor importante una buena organización de las personas necesarias para realizar las diferentes tareas de comisiones y áreas de organización.

Funciones de los coordinadores en la organización de los recursos humanos

La organización en recursos humanos es fundamental para el éxito del evento, así como los recursos materiales. En los trabajos de organización de eventos el coordinador es especialmente relevante:

  1. recursos de un evento, buscar y nombrar a los miembros del comité organizador
  2. Ponerle nombre al evento desarrollar bajo un lema
  3. Definir los objetivos y la meta a alcanzar
  4. Establecer políticas a llevar a cabo en el evento
  5. Llevar a cabo la planificación, organización y control del evento
  6. Llevar a cabo la contratación de empresas y expertos en la gestión de eventos
  7. Buscar proveedores y clientes para posteriormente cerrar el contrato con ellos
  8. Comprobar precios de servicios y productos
  9. Realizar las posibles visitas a las sedes escogidas-elegir métodos devaluación
  10. Crear un presupuesto para el evento y encontrar patrocinadores
  11. Crear estrategias de comunicación
  12. Colaborar junto con la agencia de la campaña publicitaria y elegir medios de comunicación
  13. Crear los sistemas de registros e información
  14. Vigilar los sistemas de seguridad y alimentación
  15. Definir el orden de prelación de las autoridades asistentes al acto
  16. Crear programas de trabajo para el evento
  17. Para finalizar con la selección de menús y servicios para el evento

Recursos humanos organizados por área

Organización de los recursos humanos por Área. ¿Cómo está organizado el área de recursos humanos?, en el plan de organización y recursos humanos de una empresa según el tamaño de la empresa se organiza en 6 área, pero qué es el área de recursos humanos en una empresa.

Organizando el área de recursos humanos

La organización y clasificación de recursos humanos por áreas es la siguiente: áreas de recursos humanos técnicos, recursos humanos administrativos, organización de recursos humanos comerciales, recursos humanos de logística, organización de los recursos humanos relaciones públicas y los recursos humanos encargados del área financiera.

  • Organización de los recursos humanos técnicos. El área técnica de los recursos humanos, el departamento técnico de recursos humanos es donde vamos a crear el tema del evento desarrollar. ¿Qué hace el personal técnico?, las funciones de un técnico en recursos humanos, es decir, el área técnica se encarga de crear el reglamento para las ponencias, el área técnica se encarga de invitar a los ponentes al acto y de tenerlos atendidos en todo momento, de informar a los asistentes sobre los aspectos técnicos del evento, entre otras. En resumen serán los encargados de toda la organización técnica del evento.
  • El área administrativa. ¿Cuál es la función del área administrativa?, los recursos humanos administrativos se van a encargar de todos los aspectos administrativos del acto como es la obtención de permisos, seguros, contratación, hospedaje, catering, elaborar la convocatoria entre otras funciones administrativas.
  • Área de Comercialización y difusión. Es la organización de los recursos humanos encargados de la promoción, de la publicidad, son los recursos humanos encargados de los medios de comunicación, de ruedas de prensa, de las entrevistas con los medios, esta área de organización de los recursos humanos es la que permiten la difusión de la información tanto online, recuerda mantener las normas de netiqueta, con difusión offline
  • Organización de los recursos humanos del área de operaciones. ¿Qué es el área de operaciones de una empresa y cuáles son las funciones del área de operaciones?, son las funciones operativas como la logística, distribución y catering, materiales, servicio médico, entre otras funciones.
  • El área de información y relaciones públicas. ¿ Qué se hace en el área de relaciones publicas?, los recursos humanos del área de información y relaciones públicas se encargan de recoger la memoria del evento, invitaciones al evento, ubicación al asistente.
  • El área de finanzas, que son los recursos humanos financieros, la organización de los recursos humanos del área financiera se encargará de elaborar el presupuesto, gastos, ingresos, etc
Organización de los recursos humanos eventos y 4 tipos de contrato 1

Clasificación de recursos humanos por comisiones

¿Cuáles son los tipos de recursos humanos que existen?, el número de personas a contratar en un evento y la tipología de los recursos en la organización va a depender de la envergadura del evento, y del tipo de evento. Pero hay factores comunes para ellos partiendo de las condiciones de trabajo creadas en la fase de pre-evento.

El coordinador general va a distribuir el trabajo en comisiones encargadas de cada uno de los aspectos: logísticos, relaciones públicas y protocolo, recursos humanos para entretenimiento y comisión académica.

Comisión de logística en un evento

¿Cuáles son las funciones de un departamento de logística?, logística qué es y para qué sirve, la comisión de logística en la organización de los recursos humanos se encarga:

  • La comisión de logística se encarga del transporte. Dentro de este apartado vamos a necesitar conductores pero tanto de coches como de autobuses para el traslado de los invitados.
  • La comisión de logística también se encarga del alojamiento de los invitados: hoteles para los invitados
  • Recursos humanos de Alimentación: catering del evento, camareros, restaurante, personal, servicio de limpieza.
  • Secretaría. Servicios generales.

Comisión de relaciones públicas y protocolo

¿ Qué hace un relaciones públicas en la organización de los recursos humanos?, se encargará de la atención a autoridades, del protocolo del evento y de la difusión del evento.

Para la comisión de relaciones públicas necesitaremos:

  • Azafatas
  • Encargados de RRHH
  • jefe/a de protocolo,
  • Encargado de comunicación se encargará de propiciar y mantener relaciones con los medios de comunicación 

Comisión de entretenimiento

En la organización de los recursos humanos la comisión de entretenimiento mediante fiestas, tours, excursiones, todo en relación al ocio y entretenimiento se hará cargo la comisión de entretenimiento.

Tarea de la comisión académica

La comisión académica en la organización de los recursos humanos de la gestión de eventos tienen como función revisar el temario de las ponencias, elaborar las normas para las elaboración de trabajos y metodología de trabajo. Debemos determinar claramente y estar seguros de las funciones de cada uno de las personas contratadas para el evento. Responsabilidades, ubicación dentro del evento y el horario que van a cumplir. La organización de los recursos humanos se tiene que tener presente que la comisión académica debe estar capacitada para cualquier imprevisto o situación de emergencia, en especial en aquellos eventos que van atender a los invitados.

Tipologia de recursos humanos

Organización de los recursos humanos por perfiles profesionales necesarios dependerá de la contratación del tipo de evento, es decir, que vamos a encontrar perfiles semejantes y necesarios recursos humanos en la organización y gestión de eventos

  • Organización de los recursos humanos para la seguridad, el personal de seguridadde qué se encargan los recursos humanos de seguridad, se encargan de vigilar las entradas y salidas de las distintas salas que puede tener el evento. Además si existe alguna autoridad que necesite protección se encargan de reforzar la que traiga dicha persona. Debemos crear un plan de seguridad y emergencia por si ocurre cualquier cosa saber cómo actuar, que dependerá en todo momento del evento y personal asistente.
  • Auxiliares de sala se encargará de acompañar a cada persona a su asiento sepan dónde ubicarse, controlaran la tranquilidad en sala y si necesitan algo nuestros invitados.
  • Camareros imprescindibles si vamos a ofrecer alimentos en nuestro evento. Se encargan de servir comidas y bebidas a los asistentes del evento.
  • Conductores encargados de transportar a nuestros invitados desde el lugar y llevarlos una vez finalizado el evento
  • Bomberosdeberemos contar con un servicio de bomberos o si se produce.
  • Fotógrafos deben captar los momentos más importantes del evento para posterior envío a la prensa o guardarlas en el archivo post-evento
  • Carpinteroses bueno contar con el apoyo de algunos por si ocurre algún percance que puedan solucionar.
  • Servicio médico, obligatorio contar con médico, enfermera y servicio de ambulancia para cubrir las posibles emergencias.
  • ElectricistasImprescindibles en el acto por la cantidad de recursos técnicos con los que vamos a contar que necesitan de la electricidad.
  • IntérpretesSi invitamos algún personaje relevante de ámbito internacional, necesitará traducción simultánea.
  • Servicio de limpieza: Un buen servicio de limpieza nos garantiza la higiene en cada uno de los espacios.
  • PromotorasA la hora de promocionar el evento debemos contratar algunas personas encargadas de dicha tarea.
  • Guía de turismoSi realizamos visitas guiadas como actividad complementaria al evento.
  • RecepcionistasImportantísimo un buen punto de información con personal de recepción.
  • Técnicos de audio e informáticos: Se debe contar con especialistas de dicha índole para el mantenimiento del material de audio y ordenadores, o la red wifi.
  • Supervisores de cada una de las áreas.
  • Personal para entretenimiento para los descansos que se realicen en el evento.

Es de vital importancia a la hora de la contratación, fijarse en las experiencias del personaje porque de ella se valdrán para salir adelante sin nuestra ayuda.

Organización recursos humanos: tipos de contratos para eventos

Tipos de contratos en la organización de los recursos humanos: el tipo de contratación para el personal del evento en España se redujeron los contratos a cuatro modalidades:

  1. Indefinidos
  2. El contrato de organización de eventos Temporales, por ejemplo un contrato de banquetes
  3. De Formación y aprendizaje el contrato de recursos humanos
  4. Prácticas, por ejemplo un contrato organización de eventos en prácticas

El Personal que va a trabaja en nuestro evento debe estar dado de alta en la SS. recordemos que una característica de los eventos es la temporalidad, es decir tiene una duración en el tiempo, por esta razón el contrato a este tipo de personas sería la modalidad temporal.

Ofertas de empleo Recursos Humanos

Contrato de modalidad temporal en la organización de los recursos humanos

Cómo hacer un contrato para un evento temporal, ¿qué es un contrato temporal? el contrato temporal es todo aquel que se caracteriza porque tiene un comienzo y fin en el tiempo, nos encontramos con 3 tipos de contratos temporal:

  1. Los contratos eventuales por necesidades de la producción
  2. Contratos eventuales por obra y servicio determinado
  3. Y el Contrato de interinidad

Qué es un contrato eventual en la organización de los recursos humanos

Qué significa contrato temporal, significa que hay circunstancias especiales en la empresa, contrato eventual por circunstancias de producción para atender las circunstancias del mercado, acumulación de tareas o exceso de pedidos, aun tratándose de la actividad normal de la empresa. En él deben mencionarse la causa que lo justifica, el carácter de la contratación, tiempo de vigencia y trabajo desarrollar. Debe realizarse por escrito para los casos en que la duración vaya ser mayor de cuatro semanas y en los casos que se trabaje a tiempo parcial.

¿Cuánto tiempo se puede estar con un contrato eventual? Un contrato eventual puede tener un duración máxima de 6 meses dentro de un periodo de 12 meses, aunque puede modificarse según los convenios colectivos sectoriales, según

  • La duración máxima del contrato de eventos sociales
  • El periodo dentro del cual puede celebrarse
  • Ambas cosas.

En cualquier caso, un contrato eventual no pueden superar los 18 meses, es decir que no se puede ser contratado eventual más de 18 meses.

Los contratos eventuales pueden prorrogarse siempre que las dos partes estén de acuerdo, y por una única vez, sin que exceda de la duración máxima. Se extinguirá por la expiración del tiempo convenido. Si se trabaja por tiempo inferior se entenderá prorrogados hasta alcanzar la duración máxima. Una vez finalizado el contrato, el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización correspondiente a la parte proporcional de la cantidad que resulta a abonar nueve días de salario por año. A partir del 1 de enero de 2015 la cuantía se calcula por 12 días de salario.

Contrato de obra y servicio determinado

El contrato de Obra y Servicio Determinado es el que tiene como finalidad realizar una obra o un servicio con autonomía y sustantividad dentro de la actividad de la empresa. La ejecución de la obra o el servicio es limitada en el tiempo, sin concretar la duración, la cual no puede exceder de los 3 años.

Dependiendo del convenio se podrá aplicar o no este tipo de contrato. Puede aplicarse tanto a tiempo parcial como completo, y el contrato tendrá vigencia mientras dure la obra o el servicio. Si se fijara una fecha de finalización del contrato será meramente orientativa, sin superar los tres años máximos establecidos. Transcurrido este plazo el trabajador pasa a ser fijo en la empresa.

Todo lo anterior debe formalizarse por escrito, especificando: Carácter de contratación, identificar la obra o el servicio determinado, duración del contrato y trabajo a realizar.

La extinción del mismo se produce cuando finalice la obra o el servicio. Si la duración es superior a un año el empresario está obligado a informar de la finalización al empleado con 15 días de antelación. Si no cumple con este tipo de aviso el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización por el plazo incumplido. O bien finaliza la obra y el trabajador sigue prestando sus servicios, el contrato se prorroga por tiempo indefinido.

Al finalizar el contrato de Obra y Servicio determinado el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización de 9 días por año de trabajo, 12 a partir del 1 de enero de 2015. Éste tipo de contrato es quizá el más habitual entre el personal contratado para un evento por sus peculiaridades.

¿El contrato de interinidad qué es?

El contrato de Interinidad es el que cubre el puesto de trabajo de un trabajador, con derecho a reserva del mismo, de forma temporal durante el proceso que dure la reserva, o por selección de personal.

Se formalizará por escrito especificando con precisión el carácter de la interinidad, identificar al trabajador sustituido y con derecho a reserva del puesto, causa de la sustitución, puesto de trabajo, duración y trabajo a desarrollar.

  • Duración del contrato de Interinidad
    1. Contrato de interinidad por sustitución: mientras dure la misma.
    2. Promoción o selección: 3 meses.
  • Contrato de interinidad, contrato de modalidad jornada completa excepto:
    1. Si el trabajador que sustituimos está a jornada parcial. – puesto de trabajo que se va a realizar a tiempo parcial.
    2. Contrato para completar la jornada reducida de un trabajador.

En la organización de los recursos humanos las tres modalidades servirían para contratar al personal de nuestro evento dependiendo de las características del puesto a cubrir.

Deja un comentario

error: Content is protected !!