Organización de los Recursos Humanos y Tipos de Contrato

Organización de los Recursos Humanos y Tipos de Contrato

En la gestión de eventos sociales la organización de los Recursos Humanos, RRHH, consiste en estructurar cada uno de los roles que desempeñan las personas en nuestro evento. Ten en cuenta que No es tarea fácil organizar la realización de tareas y asignar a cada persona asignada.

¿Qué son los recursos humanos?

Concepto y Significado de Recursos Humanos (RRHH). Se conoce con el nombre de RRHH al conjunto de personas, a una organización para desarrollar las actividades a realizar. Por lo tanto los elegidos deben aportar sus conocimientos teóricos y prácticos sobre el tema a través de un currículo bien elaborado.

Junto con los recursos materiales y económicos los recursos humanos forman todo lo que la organización del evento necesita.

Además en la organización del evento para calcular cuánta gente necesitaremos para llevarlo acabo no hay una fórmula ideal, porque cada uno de las personas que van a participar son únicas.

Vamos a tener en cuenta diferentes variables: número de asistentes, despliegue de medios, envergadura del evento, etc..

Organización de los recursos humanos.

Para organizar todo el personal humano necesario en la celebración de un evento son necesarios varias figuras representativas como son: organizador, el coordinador..,  ahora los veremos a demás de las funciones de cada uno.

El Organizador del Evento 

Como figura principal aparece el organizador del evento, que puede ser un emprendedor, un contacto con el orador principal, una asociación, un profesional con una idea, etc.

El organizador tiene que tener capacidad de motivar al equipo y delegar las tareas a realizar. De esto va a depender si vamos a necesitar más o menos gente para el evento.

Durante el pre-evento hay figuras que vamos a necesitarlas, bien contratándolas directamente o como proveedores. Además hay que distribuir muy bien las tareas a realizar entre los diferentes coordinadores: administrativas, logística, servicios, etc.

 El Coordinador

Llegados a la planificación del evento el coordinador del evento o líder va a tener que encargarse de:

  • Las tareas que debemos realizar en esta etapa y la planificación de cada una de ellas.
  • Primeramente realizar el  programa del evento,
  • A continuación ajustar el primer presupuesto.
  • Empezar a seleccionar Sedes para el evento.
  • Empezar con la disposiciones de los participantes.

Las tareas de organización de los recursos humanos pueden realizarse por una o varias personas, dependerá de la experiencia de cada una de ellas y el grado de organización que lleve.

Conforme nos acerquemos al evento las tareas se van a intensificar y habrá que delegar en otros Coordinadores, sobre todo si el número de asistentes es muy elevado.

Organización de los recursos humanos en la etapa pre-evento y evento.

En la etapa del pre-evento debemos organizar a

  1. Patrocinadores: analizar los que más nos convienen para el evento y descartar los que no interese según tipo de evento.
  2. Envíos de material y realizar seguimiento que todo ha llegado correctamente.
  3. Inscripciones: seleccionar fechas, forma de pago y realizar un seguimiento a todo.
  4. Realizar el programa, cronograma del acto, envío de invitaciones.
  5. Tesorería: fijar presupuesto, estar pendiente de gastos e ingresos.
  6. Por último proveedores, prensa, promoción y difusión (personal que se necesitará según el evento y el número de aviso de asistentes .

Durante el evento necesitaremos tener más personal contratado para llevar a cabo nuestras acciones:

  1. Necesitamos personal para realizar la elección del lugar,
  2. entrega de acreditaciones,
  3. seguridad,
  4. sonido iluminación,
  5. catering,
  6. orientadores del acto,
  7. asistentes de sala.

Es importante ser conscientes que no podemos realizar todo el evento solo por muy buenos organizadores de recursos humanos que seamos. Por eso la elección del personal que va a trabajar con nosotros debe ser esencial. Según el evento a desarrollar vamos a necesitar más o menos personal.

Funciones del Coordinador General.

Es el máximo responsable en el evento le va hacer posible que se cumplan los objetivos y se lleven acabo las metas marcadas. Además administra todo lo relacionado con el acto y realiza la ejecución del mismo.

  1. Función general.
  2. Dirigir y supervisar a todos los coordinadores de cada área, así como al grupo que trabaja con él, que debe cumplir con su obligaciones establecidas.
  3. Debe estar informado de todo lo que refiera al evento y conocer los detalles.
  4. Aspectos a tener en cuenta: primero a tener en cuenta es la Audiencia que acude al evento, alojamiento de nuestros invitados, Características del lugar del evento, día de celebración del evento y horario de actividades, programa completo del evento.
  5. Resultados sobre anteriores eventos.
  6. Infraestructura para llevar a cabo el evento.
  7. Contratación de los servicios necesarios.
  8. Metas a llevar acabo.

Funciones de los Coordinadores 

  1. Especialmente relevante es buscar y nombrar a los miembros del comité organizador
  2. Ponerle nombre al evento desarrollar bajo un lema
  3. Definir los objetivos y la meta a alcanzar
  4. Establecer políticas a llevar a cabo en el evento
  5. Llevar a cabo la planificación, organización y control del evento
  6. Llevar a cabo la contratación de empresas y expertos en la gestión de eventos
  7. Buscar proveedores y clientes para posteriormente cerrar el contrato con ellos
  8. Comprobar precios de servicios y productos
  9. Realizar las posibles visitas a las sedes escogidas-elegir métodos devaluación
  10. Crear un presupuesto para el evento y encontrar patrocinadores
  11. Crear estrategias de comunicación
  12. Colaborar junto con la agencia de la campaña publicitaria y elegir medios de comunicación
  13. Crear los sistemas de registros e información
  14. Vigilar los sistemas de seguridad y alimentación
  15. Definir el orden de prelación de las autoridades asistentes al acto
  16. Crear programas de trabajo para el evento
  17. Para finalizar con la selección de menús y servicios para el evento

Organización de los Recursos humanos por Área.

Área técnica

Dentro de este departamento vamos a crear el tema del evento desarrollar, crear el reglamento para las ponencias, invitar a los ponentes al acto además de tenerlos atendidos en todo momento, informar a los asistentes sobre los aspectos técnicos del evento, entre otras. En resumen serán los encargados de toda la organización técnica del evento.

El área administrativa

se van a encargar de todos los aspectos administrativos del acto como la obtención de permisos, seguros, contratación, hospedaje, catering, elaborar convocatoria, entre otras.

Área de Comercialización y Difusión

Aquí vamos a encontrar la promoción, publicidad, medios de comunicación, ruedas de prensa, entrevistas con los medios, entre otras.

Dentro del área de operaciones

la logística, distribución y catering, materiales, servicio médico, entre otras.

El área de información y relaciones públicas

que va a recoger, memoria del evento, invitaciones, ubicación asistente, etc.

Y área de finanzas:

Finalmente el presupuesto, gastos, ingresos, etc.

Organización de los recursos humanos por Comisiones

El número de personas a contratar en un evento y la tipología de cada uno de ellos va a depender de la envergadura del evento, y del tipo de evento. Pero hay factores comunes para ellos partiendo de las condiciones de trabajo creadas en la fase de pre-evento.

El coordinador general va a distribuir el trabajo en Comisiones encargadas de cada uno de los aspectos:

comisión de logística necesitaremos:

  1. Transporte. Dentro de este apartado vamos a necesitar:  conductores pero tanto de coches como de autobuses para el traslado de los invitados.
  2. Alojamiento: hoteles para los invitados.
  3. Alimentación: catering, camareros, restaurante, personal, servicio de limpieza.
  4. Secretaría. Servicios generales.

Comisión de relaciones públicas y protocolo.

Se encargará de la atención a autoridades, del protocolo del evento y de la difusión del evento. Para la comisión de relaciones públicas necesitaremos:

  1. azafatas,
  2. encargados de RRHH
  3. jefe/a de protocolo,
  4. encargado de comunicación.

Comisión de entretenimiento.

Fiestas, tours, excursiones, todo en relación al ocio y entretenimiento se hará cargo la comisión de entretenimiento.

Tarea de la comisión académica.

Van a revisar el temario de las ponencias, elaborar las normas para las elaboración de trabajos y metodología de trabajo.

Debemos determinar claramente y estar seguros de las funciones de cada uno de las personas contratadas para el evento. Responsabilidades, ubicación dentro del evento y el horario que van a cumplir. Deben estar capacitados para cualquier imprevisto o situación de emergencia, en especial aquellos que van atender a los invitados.

Organización de los recursos humanos por  perfiles profesionales necesarios 

Aunque como hemos dicho dependerá la contratación del tipo de evento vamos a encontrar perfiles semejantes:

  • Personal de seguridad: se encargarán de vigilar las entradas y salidas de las distintas salas que puede tener el evento. Además si existe alguna autoridad que necesite protección se encargarán de reforzar la que traiga dicha persona. Debemos crear un plan de seguridad y emergencia por si ocurre cualquier cosa saber cómo actuar, que dependerá en todo momento del evento y personal asistente.
  • Auxiliares de sala: Se encargará de acompañar a cada persona a su asiento sepan dónde ubicarse, controlaran la tranquilidad en sala y si necesitan algo nuestros invitados.
  • Camareros imprescindibles si vamos a ofrecer alimentos en nuestro evento. Se encargan de servir comidas y bebidas a los asistentes del evento.
  • Conductores encargados de transportar a nuestros invitados desde el lugar y llevarlos una vez finalizado el evento
  • Bomberos: deberemos contar con un servicio de bomberos o si se produce.
  • Fotógrafos: deben captar los momentos más importantes del evento para posterior envío a la prensa o guardarlas en el archivo post-evento
  • Carpinteros: es bueno contar con el apoyo de algunos por si ocurre algún percance que puedan solucionar.
  • Servicio médico: obligatorio contar con médico, enfermera y servicio de ambulancia para cubrir las posibles emergencias.
  • Electricistas: Imprescindibles en el acto por la cantidad de recursos técnicos con los que vamos a contar que necesitan de la electricidad.
  • Intérpretes: Si invitamos algún personaje relevante de ámbito internacional, necesitará traducción simultánea.
  • Servicio de limpieza: Un buen servicio de limpieza nos garantiza la higiene en cada uno de los espacios.
  • Promotoras: A la hora de promocionar el evento debemos contratar algunas personas encargadas de dicha tarea.
  • Guía de turismo: Si realizamos visitas guiadas como actividad complementaria al evento.
  • Recepcionistas: Importantísimo un buen punto de información con personal de recepción.
  • Técnicos de audio e informáticos: Se debe contar con especialistas de dicha índole para el mantenimiento del material de audio y ordenadores, o la red wifi.
  • Supervisores de cada una de las áreas.
  • Personal para entretenimiento

para los descansos que se realicen en el evento.

Es de vital importancia a la hora de la contratación, fijarse en las experiencias del personaje porque de ella se valdrán para salir adelante sin nuestra ayuda.

Tipo de Contratación para el Personal del evento.

A partir del año 2014 en España se redujeron los contratos a cuatro modalidades:

  1. Indefinidos
  2. Temporales,
  3. Formación y aprendizaje
  4. Prácticas.

El Personal que va a trabaja en nuestro evento debe estar dado de alta en la SS. recordemos que una característica de los eventos es la temporalidad, es decir tiene una duración en el tiempo, por esta razón el contrato a este tipo de personas sería la modalidad temporal.

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Modalidad Temporal

Dentro encontramos:

  • Contratos Eventuales por necesidades de la producción.
  • Por Obra y servicio determinado.
  • Para finalizar con El Contrato de interinidad.

Todo se caracteriza porque tiene un comienzo y fin en el tiempo.

1. Contrato Eventual.

Se produce por circunstancias de la producción para atender las circunstancias del mercado, acumulación de tareas o exceso de pedidos, aun tratándose de la actividad normal de la empresa. En él deben mencionarse la causa que lo justifica, el carácter de la contratación, tiempo de vigencia y trabajo desarrollar. Debe realizarse por escrito para los casos en que la duración vaya ser mayor de cuatro semanas y en los casos que se trabaje a tiempo parcial.

Duración máxima: 6 meses dentro de un periodo de 12 meses, puede modificarse según los convenios colectivos sectoriales, según

  • La duración máxima del contrato
  • El periodo dentro del cual puede celebrarse
  • Ambas cosas.

En cualquier caso no pueden superar los 18 meses.

Pueden prorrogarse el contrato siempre que las dos partes estén de acuerdo, y por una única vez, sin que exceda de la duración máxima. Se extinguirá por la expiración del tiempo convenido. Si se trabaja por tiempo inferior se entenderá prorrogados hasta alcanzar la duración máxima. Una vez finalizado el contrato, el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización correspondiente a la parte proporcional de la cantidad que resulta a abonar nueve días de salario por año. A partir del 1 de enero de 2015 la cuantía se calcula por 12 días de salario.

2. Contrato de Obra y Servicio Determinado,

tiene como finalidad realizar una obra o un servicio con autonomía y sustantividad dentro de la actividad de la empresa. La ejecución de la obra o el servicio es limitada en el tiempo, sin concretar la duración, la cual no puede exceder de los 3 años.

Dependiendo del convenio se podrá aplicar o no este tipo de contrato. Puede aplicarse tanto a tiempo parcial como completo, y el contrato tendrá vigencia mientras dure la obra o el servicio. Si se fijara una fecha de finalización del contrato será meramente orientativa, sin superar los tres años máximos establecidos. Transcurrido este plazo el trabajador pasa a ser fijo en la empresa.

Todo lo anterior debe formalizarse por escrito, especificando: Carácter de contratación, identificar la obra o el servicio determinado, duración del contrato y trabajo a realizar.

La extinción del mismo se produce cuando finalice la obra o el servicio. Si la duración es superior a un año el empresario está obligado a informar de la finalización al empleado con 15 días de antelación. Si no cumple con este tipo de aviso el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización por el plazo incumplido. O bien finaliza la obra y el trabajador sigue prestando sus servicios, el contrato se prorroga por tiempo indefinido.

Al finalizar el contrato el trabajador tiene derecho a recibir una indemnización de 9 días por año de trabajo, 12 a partir del 1 de enero de 2015. Éste tipo de contrato es quizá el más habitual entre el personal contratado para un evento por sus peculiaridades.

3. El contrato de Interinidad

cubre el puesto de trabajo de un trabajador, con derecho a reserva del mismo, de forma temporal durante el proceso que dure la reserva, o por selección de personal.

Se formalizará por escrito especificando con precisión el carácter de la interinidad, identificar al trabajador sustituido y con derecho a reserva del puesto, causa de la sustitución, puesto de trabajo, duración y trabajo a desarrollar.

Duración:

  • Sustitución: mientras dure la misma.
  • Promoción o selección: 3 meses.

Es un contrato de modalidad jornada completa excepto:

  • Si el trabajador que sustituimos está a jornada parcial. – puesto de trabajo que se va a realizar a tiempo parcial.
  • Contrato para completar la jornada reducida de un trabajador.

Cualquiera de estas tres modalidades serviría para contratar al personal de nuestro evento, dependiendo de las características del puesto a cubrir

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